Organizar e Executar Atividades de Apoio aos Processos da Organização

Curso de Assistente Administrativo – SENAC

Projeto Integrador – Etapa 1

UC1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da Organização

Profª: FRANCISCA MARIA M. K. FERREIRA

Aluno: Pedro Leal Ferreira

Data: 09 de Novembro de 2017

Partindo da premissa que gerir conflitos de maneira positiva é uma das maiores virtudes de um profissional que, nesse caso, ocupa o cargo de Assistente Administrativo. Os conflitos precisam ser resolvidos de forma a atender o maior número de envolvidos possível. Não importando, necessariamente, se há culpados.  Identificar os tipos e as causas dos conflitos é essencial para determinar condições de “estratégias” que devem ser adotadas para administrá-los. A estratégia escolhida deve ser utilizada a partir de uma análise ampla e coerente das mais diversas situações. Cada situação deve ser analisada e planejada com cautela. Calma, empatia, e assumir falhas (dentro de uma linguagem específica a cada caso), são de extrema importância para o desenvolvimento e resolução dos problemas enfrentados em qualquer ambiente empresarial.

1. No lugar de Ana Maria começaria atendendo a demanda com urgência declarada, que seria redigir o contrato para o Gerente de Vendas (no caso, seu superior); em seguida, atenderia a do setor de Administração de Condomínios, por se tratar de um tema de cunho financeiro, onde todo atraso prejudica a operação do sistema em escala geral na empresa; por último atenderia o contato via e-mail, tendo em vista que se o assunto fosse urgente o cliente teria recorrido a um telefonema ou visita pessoal.  

1. O impacto gerado foi que Ana Maria não teve clareza de como proceder diante das demandas ocorrentes, em virtude de não ser visível qual é a prioridade entre os setores da empresa (nesse caso, tesouraria, vendas e atendimento).

A existência de um organograma somente na parede da sala do Diretor Geral afeta toda a empresa. Um organograma acessível a todos os funcionários auxiliaria a identificar qual pessoa contatar para resolver determinado problema em cada setor.

Uma ação de melhoria que poderia ser proposta seria o treinamento dos funcionários para entender qual é a hierarquia entre os setores da empresa, ação que com certeza permitiria Ana Maria desenvolver métodos específicos para proceder de forma mais rápida e eficaz perante cada situação, e não no que está mais acessível e fácil no momento.

Um organograma bem estruturado é importante para que os funcionários tenham uma noção da sua posição e do seu papel no esquema global da empresa. Além de deixar claro a quem recorrer, ajuda a identificar falhas estruturais na empresa, tais como duplicidade de funções e o consequente desperdício de tempo e mão de obra.

Com várias demandas e pressão no ambiente de trabalho, há chances das pessoas não assimilarem o que é importante de fato. O resultado, muitas vezes, é que as demandas que teriam maior urgência na rotina do funcionário, ou da empresa em geral, não são solucionadas no tempo previsto. Escolher um método para lidar com prioridades e organizá-las, ajuda a gerenciar os projetos de forma individual ou em equipe. Compartilhar a agenda é ideal para que toda a equipe fique por dentro dos seus compromissos. Assim, os superiores veem quem tem mais ou menos disponibilidade para lidar com pontos específicos de uma demanda de tarefas. 

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