SOFTWARES E APLICATIVOS QUE AUXILIAM O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO NO HOME OFFICE

2.1 HISTÓRICO DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

De acordo com estudiosos em linguística e etimologia, a palavra secretária tem origem do Latim onde encontramos, a princípio, as palavras “secretarium”, que significa: lugar retirado, conselho privado – e “secretum” onde seu significado é secreta particular, segredo e mistério. Se tornando no latim medieval a quem se pode confiar uma informação confidencial.

Para Liana Natalense (1995), o surgimento da profissão de secretária(o) ainda é um mistério e não temos sua origem clara, alguns afirmam que a primeira secretária foi Eva, que assessorou Adão, já outros que a primeira secretaria assessorou o líder militar francês Napoleão Bonaparte. Entretanto, através de pesquisas, a primeira profissão que mais se assemelha ao papel de um secretário(a) e que podemos considerar como seu “antepassado” são os escri-bas, uma profissão que teve grande atuação na idade antiga, época dos faraós.

Esses assessores necessitavam ter uma formação especial, que envolvia diversas ciên-cias e também era necessário vasto conhecimento em processos administrativos, mecânica e desenhos arquitetônicos, agrimensura e matemática, eles eram reconhecidos por realizar tarefas de grande intelecto para tal época, tais como: redigir os documentos administrativos do Antigo Egito, controlar as taxas cobradas, registrar fatos da sociedade e da vida do faraó, o que se assemelha bastante a função do(a) secretário(a) atualmente.

Após a Revolução Industrial, no século XVIII, as mulheres entraram no mercado de trabalho, principalmente com a era iniciada pelas máquinas de escrever, criada pelo pai da Lilian Schoe, que se tornou símbolo das Secretárias, e também, pelo Telégrafo, pelo Telefone, e etc.

No início do século XX, por conta das duas grandes Guerras Mundiais, as mulheres ganharam muito espaço nas empresas, em virtude do envio de grande quantidade de homens, para os campos de batalha. Com o passar dos anos, a profissão de secretariado que passou a ser exercida por mulheres, na maioria das organizações, exigiu uma forte evolução de conhe-cimentos e também, do uso da tecnologia que teve um grande salto, registrado pela criação de máquinas, primeiramente elétricas, e depois automatizadas, como os computadores, que pos-sibilitaram o lançamento dos aplicativos informatizados, que foram responsáveis por grande parte do progresso na área de secretariado.

O fenômeno da ocupação do cargo de Secretária, só chegou ao Brasil nos anos 50, jun-to com empresas multinacionais. Inicialmente as principais funções eram datilografia, organi-zação de arquivos, atendimento telefônico e anotações de recados, e a exigência de conheci-mento em línguas estrangeiras, até a década de 60/70.

A época de maior mudança na profissão foi nos anos 70/80, quando surgiram as Asso-ciações de Classe dos profissionais de secretariado, que passaram a ter formação superior, leis que regulamentaram a profissão, e o fortalecimento da categoria com a criação da FENASSEC (Federação Nacional de Secretários e Secretárias) e dos sindicatos estaduais.

A partir dos anos 90/2000, a(o) Secretária(o) passa a ser considerado um profissional de múltiplas funções e com grande importância em seu âmbito de trabalho, exercendo a função de assessora, gestora e consultora.

Com o passar do tempo, a área foi se atualizando e se modificando e atualmente é exi-gido formações técnicas ou ensino superior em Secretariado, línguas estrangeiras, conheci-mentos em informática e cursos complementares sobre a área. As funções do secretariado se modificaram com o tempo, e hoje em dia, pode-se afirmar que se tornou um profissional mul-titarefas, exercendo funções como: controle de agenda, realização de atas, gerenciamento de documentos e arquivos, participação ativa no auxílio departamental e decisões da empresa, que exigem muitos conhecimentos na área administrativa/financeira, e de informática.

2.2 DEFINIÇÃO DO TEMA

De acordo com Barros et al., 2012, o profissional que antes realizava atividades como atender telefonemas, redigir e arquivar documentações, passou a desempenhar outras tarefas exigidas no mercado de trabalho, gerenciando todos os processos e pessoas envolvidas. Com isso, aponta-se a evolução do papel do profissional de secretariado, deixando de exercer atividades rotineiras para atender outras necessidades organizacionais de nível estratégico.

Em virtude disto, vários softwares e aplicativos, foram sendo utilizados, como agendas online, planilhas de acompanhamento, software para arquivar documentos digitais, ferramentas de comunicação rápidas, tudo armazenado em servidores de internet e podendo ser acessados de qualquer lugar, precisando apenas de acesso à internet, assim ajudando a agilizar processos de obtenção de informações. Tudo isso faz com que a organização tenha resultados mais efetivos por conta da utilização de métodos tecnológicos pelo profissional, e que refletirá na redução de tempo no atendimento, em uma melhora na imagem da empresa, bem como na possibilidade de fornecer informações rápidas ao cliente, criando um relacionamento mais estreito e confiável com o seu público-alvo, e também possibilitando o desenvolvimento de metodologias modernas para suprir as necessidades das organizações.

A resiliência, no acompanhamento das transformações dos modelos organizacionais, exige dos indivíduos capacidade para enfrentar as adversidades por meio de uma habilidade adaptativa, onde a pessoa se (re) adapta ao cenário diferenciado em que foi inserido, reconhecendo as reais dificuldades e problemas para fomentar a reflexão dos sujeitos na construção de ambientes organizacionais mais autônomos e criativos (GOLDSTEIN, 2012).

Lisiane Bleyer, em 1999, comentou sobre os novos modelos organizacionais, e apontou o home-office como uma nova tendência no meio empresarial, o qual “favorece a iniciativa, a criatividade, a autonomia e a realização profissional, surgindo como uma forma de trabalho flexível”.

O que o profissional de secretariado precisa conhecer na área de informática?

Para atuar como profissional de secretariado é necessário manter-se atualizado, tanto sobre as tendências do mercado quanto sobre as novas ferramentas tecnológicas, mas antes disso, é essencial ter conhecimento das funções básicas de informática.

A digitação básica pode parecer algo de pouca importância, mas ajudará muito quando o profissional precisar