Termo de Abertura do Projeto Viagem a Paris

Termo de Abertura do Projeto Viagem a Paris

Justificativa do projeto
Um grupo de amigos deseja realizar uma viagem à Paris, foi definido que o número de integrantes mínimo seria de 100 pessoas, tendo em vista possíveis descontos em hotéis, passeios e passagens aéreas para não exceder o limite de R$25000,00 por pessoa.
Objetivos com metas SMART e critérios de sucesso
Planejar e promover uma viagem a Paris com duração de 20 dias, que deverá ocorrer no mês de julho de 2019 definindo previamente os passeios que serão realizados que devem incluir, e não se limitar há, museus, monumentos históricos, igrejas e lojas. Após o retorno da viagem, também fica definido uma confraternização com todos do grupo, para que seja possível a troca de experiências, fotos e vídeos. O projeto será considerado bem-sucedido uma vez que for realizado dentro do prazo, orçamento e escopo previsto, também deve ser realizada a confraternização com todos os participantes da viagem.
Descrição do projeto
O projeto em questão definirá todo planejamento e execução das ações necessárias para realizar uma viagem em grupo a Paris. Neste termo de abertura serão definidos os serviços que serão contratados, como hotéis, passeios, locomoção em Paris e passagens aéreas assim como o que for necessário para uma confraternização após o retorno da viagem, onde os participantes da viagem irão compartilhar fotos, vídeos e experiências.
Tempo estimado / Cronograma de Marcos
Marcos	Previsão
Divulgação da viagem	3 de agosto de 2018
Formação do grupo	3 de dezembro de 2018
Definir e aprovar roteiro	2 de janeiro de 2019
Aprovar lista de fornecedores	1 de fevereiro de 2019
Contratar agência de viagens	1 de fevereiro de 2019
Confirmar serviços contratados	4 de março de 2019
Saída do Brasil	1 de julho de 2019
Retorno ao Brasil	20 de julho de 2019
Confraternização do grupo	10 de agosto de 2019
Encerramento	20 de agosto de 2019
Custo estimado
O custo estimado do projeto é de R$ 2.500.000,00, sendo divido em R$ 25.000,00 por pessoa. O valor por pessoa será divido da seguinte maneira: Passagem aérea, acomodações, café da manhã e translado: R$ 15.000,00; Passeios: R$ 5.000,00; Refeições: R$ 3.000,00; Compras: R$ 2.000,00.
Premissas
Supõe-se que todas as pessoas falam pelo menos inglês, para que os passeios possam ocorrer com o mínimo de dificuldades possíveis; Supõe-se que todos os participantes já possuem documentos necessários para uma viagem internacional à França; Parte-se do princípio que nem todos os participantes foram à Paris, passeios serão definidos de acordo; Parte-se do principio que todos os participantes irão comprar seguros de saúde à parte, assim como um seguro de viagem; Supõe-se que todas as datas e cronogramas estabelecidos serão respeitados; Supõe-se que não haverá nenhuma guerra ou evento de força maior que irá impedir a entrada de pessoas no país ou então a realização dos passeios;
Riscos (identificação preliminar)
Descrição do risco	Impacto	Ação	Descrição da ação
Intempéries climáticas	Impossibilidade de realizar passeios	Prevenir	Balancear os passeios realizados para que não seja necessário depender inteiramente do clima ou então para que seja possível mudar os dias de realização do passeio.
Perder algum voo de conexão devido ao fuso horário	Atraso para inicio dos passeios e transtornos ao realocar passagem	Prevenir	Instruir a todos os participantes em como funciona o fuso horário do local e garantir que todos sempre andem em grupo a fim de se ajudarem entre as conexões.
Problemas com cartão de crédito	Impossibilidade de realizar passeios e compras	Prevenir	Instruir a todos os participantes à levarem a moeda local para garantirem que poderão realizar compras e passeios mesmo que surjam problemas com seus cartões.
Participantes não estarem prontos na hora da viagem	Impossibilidade de alguns participantes viajarem	Prevenir	Enviar uma van para buscar todos os participantes no dia da viagem.
Participantes com documentos faltando para o embarque	Impossibilidade de alguns participantes viajarem	Prevenir	Enviar a todos um checklist prévio para conferência de documentos importantes para a viagem.
Extravio de bagagens	Atraso no desembarque ou em conexões	Prevenir	Confeccionar uma identificação única para o grupo da viagem, facilitando identificação das malas para todos.
Mal-estar ou adoecimento de pessoas durante a viagem	Interrupção de atividades ou impossibilidade de realizar alguns passeios	Mitigar	Mapear todos os hospitais mais próximos de cada passeio e do hotel para encaminhamento de quem não se sentir bem.
Comunicação do país	Impossibilidade de realizar alguns passeios ou fazer compras	Prevenir	Garantir que um tradutor esteja presente durante os passeios para sanar eventuais dificuldades.
Roubo ou furto de itens pessoais	Interrupção de atividades de mal-estar entre participantes	Prevenir	Garantir que todos os passeios sendo realizados são em lugares seguros e que as rotas sendo tomadas são as mais adequadas e movimentadas.
Falta de organização do grupo	Atraso para passeios e perca de tempo	Prevenir	Definir um cronograma para que as pessoas sigam, para que todos os passeios sejam realizados e todos possam visitar todos os lugares definidos.
Número de participantes abaixo do estabelecido	Impossibilidade de se atingir os descontos necessários	Prevenir	Divulgar a viagem o mais cedo possível e realizar um pequeno programa de marketing a fim de chamar a atenção de possíveis participantes.
Restrições
Investimento não deve exceder R$ 25.000,00 por participante; O grupo deve ser composto por no mínimo de 100 participantes; O tempo mínimo de viagem será de 20 dias; O encontro de confraternização do grupo deve ser realizado em no máximo 2 meses após a viagem finalizada; A variação cambial não deve afetar o custo total da viagem em mais de 5% acima do orçado. Todos os participantes do grupo devem estar bem de saúde, ou sem doenças graves antes da viagem. Todos os contratos com fornecedores devem estar confirmados na data estipulada, antes da viagem
Gerente de projeto designado / Principais Stakeholders
Gerente de Projeto: Gerenciar Projeto, tomar decisões quanto ao uso de recursos, delegar atividades à equipe de projeto, cobrar entregas e realizar feedbacks; Patrocinador: Representante do grupo de amigos viajantes perante ao Gerente de Projeto; Clientes:  Viajantes: Realizarão os pagamentos; Equipe de Compras: Equipe Jurídica: Fornecedores: Fornecedoras de carros em Paris: Alamo e Sixt: Responsáveis por disponibilizar todos os carros necessários para o translado e passeios dentro de Paris; Companhia aérea: Air France: Responsável por realizar o transporte dos participantes até Paris; Hotel: Maison Nabis by Happyculture: Responsável por acomodar os participantes durante os vinte dias de estadia em Paris; Intérpretes: Paris Feliz: Responsável por fornecer os intérpretes que acompanharão o grupo durante a viagem;
Aprovações
Participante	Assinatura	Data
		28 de julho de 2018
		29 de julho de 2018

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