Termo de Abertura do Projeto Viagem a Paris

Termo de Abertura do Projeto Viagem a Paris

Justificativa do projeto
O projeto motiva-se na ideia de redução dos custos para uma viagem a Paris. Priorizando os bons preços e tarifas reduzidas nas passagens aéreas, locadoras de automóveis e hotéis e tornar esse um momento único de conhecimento, troca de experiências e descobertas de cada cantinho da cidade da luz.
Objetivos com Metas SMART e critérios de sucesso
O grupo deve ser composto, no mínimo, por 100 pessoas. O tempo da viagem deve ser de 20 dias contados a partir do primeiro dia do mês de jul/2019. O gasto por pessoa deve ser de, no máximo, R$ 25.000,00. O projeto deverá ter uma reunião de confraternização, na qual todos poderão trocar fotografias, vídeos. Na reunião de confraternização deve ser realizada uma avaliação de satisfação dos participantes. A nota máxima desse projeto será 5 e a meta a ser alcançada é 4.
Descrição do projeto
O projeto refere-se a viagem dos sonhos de 100 pessoas na cidade da Luz. Contando com desde a elaboração do roteiro da viagem até a definição dos fornecedores e o monitoramento da viagem. A missão dessa viagem é ser inesquecível e proporcionar momentos únicos para todos os participantes. Cada detalhe deve ser definido com carinho, atenção e bom gosto frisando sempre o conforto e a experiência de cada participante. Ao final da viagem o sponsor deve ter o sentimento que todo o gasto foi irrisório diante dos dias maravilhosos vivenciados por cada viajante. O escopo inicial e as fases do projeto devem ser: Planejamento: Compreende todo o planejamento e a preparação da viagem, incluindo formação da equipe, definição do roteiro, seleção e contratação dos fornecedores, e qualquer entrega que o gerente de projeto entenda como necessária. Execução: Compreende todo o período da viagem. Encerramento: Compreende o encerramento do projeto, prestação de contas, medição e avaliação da qualidade do projeto.
Tempo estimado / Cronograma de Marcos
Marcos	Previsão
Fase: Planejamento
Convocação da equipe do projeto.  Essa atividade deve ser realizada com todos os participantes do projeto e em uma reunião deve ser definido os membros da equipe.	Maio/2018
Elaboração dos orçamentos de passagens aéreas, hospedagem e passeios. Essa atividade deve abranger o levantamento de todas as possibilidades necessárias e a partir dela será definido o roteiro e os fornecedores.	Jun a set/2018
Elaboração de dois ou mais roteiros de viagem dependendo dos orçamentos recebidos, ou seja, um roteiro organizado de visando cada nicho do grupo (mais jovens, idosos, etc.).	Set a fev/2019
Reunião de apresentação e aprovação do roteiro e dos fornecedores. A aprovação será realizada com a equipe do projeto.	23/02/2019
Refazer orçamento e fechamento dos contratos com os fornecedores.	01/03/2019 a 30/04/2019
Reserva de risco	01/05/2019 a 15/05/2019
Envio por e-mail do roteiro para os viajantes.	16/05/2019
Ajuste no roteiro caso haja sugestões dos viajantes.	16/05/2019 a 31/05/2019
Reunião final para repasse das atividades de cada membro da equipe durante a viagem.	31/05/2019
Fase: Execução
Confirmação com todos os fornecedores a data.	01/06/2019 a 30/06/2019
Reunião inicial no aeroporto para esclarecer algumas dúvidas do grupo e desejar boa viagem.	01/07/2017
Reunião final no aeroporto para um levantamento inicial da viagem.	20/07/2017
Fase: Encerramento
Elaborar a pesquisa de satisfação	21/07/2019 a 02/08/2019
Reunião de encerramento (confraternização) do projeto para compartilhamento das experiências e fotos. Nessa atividade deve ser entregue também a pesquisa de satisfação.	03/08/2019
Analisar as pesquisas de satisfação. Elaborar os gráficos e tratar as informações.	05/08/2018 a 30/08/2018
Levantamento de novos destinos para outra viagem em 2020.	05/08/2018 a 30/08/2018
Reunião com a equipe do projeto para analisar os pontos que foram levantados na pesquisa.	02/09/2018
Elaboração do material com os resultados da pesquisa de satisfação e novos destinos em 2020 para enviar aos viajantes.	03/09/2018 a 05/09/2018
Envio do material para os participantes do projeto.	05/09/2018
Análise das respostas dadas para o novo destino em 2020.	30/09/1019 a 11/10/2019
Elaboração do relatório final com as lições aprendidas, pontos de melhoria e acertos. Além da indicação do novo destino.	14/10/2019 a 31/10/2019
Custo estimado
O gasto por pessoa deve ser de, no máximo, R$ 25.000,00, sendo: R$ 15.000,00 passagem aérea, acomodações, café da manhã e traslados. R$ 5.000,00 passeios. As atividades externas devem ser: Visitas a alguns museus, monumentos históricos, igrejas e lojas, ou quaisquer outros passeios de consenso do grupo. R$ 3.000,00 refeições. R$ 2.000,00 compras. Obs¹: para esses gastos foram estimados considerando o dólar no valor de 3,24 (média de 2018 nos meses de jan a mar) e o euro no valor de 4,00 24 (média de 2018 nos meses de jan a mar). Obs²: A equipe do projeto será remunerada considerando a sua participação gratuita (com acompanhante) ao destino definido para a viagem de 2020. Obs³: Os gastos para executar as reuniões, encontros, confraternização e materiais gráficos serão realizados considerando um investimento de R$ 15.000,00.
Premissas[1]
Os preços são garantidos para um grupo de 100 pessoas e com os valores de dólar e euro estabelecidos no planejamento dos custos. Alterações no roteiro da viagem durante a execução pode ocorrer desde que haja consenso entre o grupo.   Fica na responsabilidade de cada participante arcar com os custos de seguro viagem. Fica na responsabilidade de cada participante  providenciar os documentos necessários e também a aceitação no processo de entrada no país. Fica na responsabilidade de cada viajante prezar e zelar pela sua segurança e dos seus pertences. Fica na responsabilidade de cada viajante problemas que podem ocorrer quando o mesmo optar em não realizar o roteiro organizado, definido e aceito.
Riscos (identificação preliminar)
Descrição do risco	Impacto	Ação	Descrição da ação
Desistência da viagem	Aumento de custo	Identificar novo viajante	Desistente deverá buscar novo viajante ou arcar com custo.
Variação brusca cambial	Aumento de custo	Reduzir o tempo da viagem.	A redução deve ser criteriosa, mas prezar na perda de tempo, mas não de qualidade da viagem.
Redução de custo	Presentear cada viajante.	Preparar um cesta ou presente para cada viajante. Esse presente pode ser também vales compra. É importante que todos os viajantes ganhem, ou seja, não deve haver sorteio de brindes.
Atrasos ou cancelamentos aéreos	Redução tempo da viagem	Readequação plano de viagem	Criação de roteiros considerando atrasos (menos dias).
Fornecedor não cumprir o estabelecido em contrato.	Financeiro	Negociar com o fornecedor ou contatar e contratar um novo fornecedor.	Definir um (ou mais fornecedores reserva para cada atividade. Tomar as medidas cabíveis ao primeiro fornecedor por descumprir o contrato.
Desistência de 50% ou mais de viajantes.	Financeiro	Venda de pacotes da viagem para viajantes externos.	Custear o difícil do projeto a partir da venda de pacotes para viajantes que não sejam custeados pelo Sponsor.
Indisponibilidade de passeio por força maior	Alteração no plano de viagem	Readequação do plano de viagem	Responsável pelo grupo alterará programação do dia.

...