Trabalho Final Processo Administrativo

INTRODUÇÃO

O presente trabalho faz parte das exigências da disciplina ADM 100 – Teoria geral da Administração, e consiste em uma abordagem mais prática dos conhecimentos ensinados em sala de aula. Para a sua realização, foi aplicado um questionário ao proprietário de uma empresa, com perguntas referentes ao processo administrativo e às funções administrativas da mesma. Alguns dados da empresa estão listados a seguir:

• Nome da empresa: Ótica da Fábrica
• Razão Social: Maciel e Maciel Artigos de Ótica Ltda
• Endereço: R. Dr. Milton Bandeira, 160, Lj. 1, Centro, Viçosa/MG
• Ramo de atividade: Comércio varejista
• Nome do proprietário: Vanderlei Maciel
• Número de funcionários: 1

Ao final, estão apresentadas algumas conclusões e sugestões elaborados a partir da resposta do proprietário.

O PROCESSO ADMINISTRATIVO

As teorias relacionadas ao campo de estudo da administração são relativamente recentes, sendo quase todas desenvolvidas a partir de 1900. O mais influente teórico dessa época, Fayol, foi o responsável por separar a habilidade administrativa do conhecimento tecnológico e por definir as funções administrativas entre as funções de previsão, organização, comando, coordenação e controle. Com o passar do tempo, essas funções foram redefinidas entre planejamento, organização, direção e controle. (DA SILVA, 2008).

Maximiano (2000) define o processo de planejamento como a ferramenta que as pessoas e organizações usam para administrar suas relações com o futuro, sendo uma aplicação específica do processo decisório. Sendo assim, as decisões que procuram, de alguma forma, influenciar o futuro, ou que serão colocadas em prática no futuro, são decisões de planejamento. O autor ainda define o processo de planejamento como:

• Definir objetivos ou resultados a serem alcançados
• Definir meios para possibilitar a realização de resultados
• Interferir na realidade, para passar de uma situação conhecida a outra situação desejada, dentro de um intervalo de tempo
• Tomar no presente decisões que afetem o futuro, para reduzir sua incerteza

Chiavenato (2004) define organização como o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer suas atribuições e as relações entre eles. Segundo o autor, a organização sucede o planejamento, e ainda pode ser expressa por:

• Dividir o trabalho
• Agrupar as atividades em uma estrutura lógica
• Designar as pessoas para a sua execução        
• Alocar os recursos
• Coordenar os esforços

Segundo Chiavenato (2004), a direção vem logo após o planejamento e a organização, sendo a responsável por acionar e dinamizar a empresa. Ela está diretamente relacionada com a atuação sobre os recursos humanos da empresa e se refere às relações interpessoais dos administradores em todos os níveis da organização e os seus respectivos subordinados. Da Silva (2008) ainda define direção como:

• Conduzir e motivar os empregados na realização das metas organizacionais
• Estabelecer comunicação com os trabalhadores
• Apresentar solução dos conflitos
• Gerenciar mudanças

Maximiano (2000) define o controle como manter um sistema dentro de um padrão de comportamento, com base em informações contínuas sobre o próprio sistema e o padrão de comportamento, sendo o padrão o critério de avaliação do desempenho do sistema. Da Silva (2008) ainda define o processo de controle como:

• Medir o desempenho
• Estabelecer comparação do desempenho com os padrões
• Tomar as ações necessárias para a melhoria do desempenho

De acordo com Chiavenato (2004), a sequência das funções do administrador forma o ciclo administrativo, representado pelo seguinte diagrama:

[pic 1]

Na medida em que se repete o ciclo administrativo, ocorre uma contínua correção e ajustamento por meio da retroação. Assim o desenvolvimento de um ciclo permite definir quais as correções que deverão ser introduzidas no ciclo seguinte, e assim por diante.

Segundo o mesmo autor, além de cíclico, o processo administrativo também pode ser entendido como dinâmico e interativo, uma vez que as funções do administrador estão intimamente relacionadas em uma interação dinâmica. Essa interpretação está representada no diagrama a seguir:

[pic 2]

QUESTIONÁRIO

1. Como foi o processo de planejamento da empresa antes da sua fundação? Quanto tempo durou?

R: Eu sou técnico em óptica e trabalho no ramo há 27 anos. Decidi abrir a empresa para me estabelecer em um lugar, na cidade, e porque as perspectivas de mercado eram boas. Não houve muito bem um processo de planejamento.

1. Houve uma pesquisa de mercado antes da criação da empresa? O que motivou a criação da mesma?

R: Não houve uma pesquisa de mercado, mas por ter trabalhado muitos anos na área sabia que seria um investimento com lucro garantido.

1. Como se deu o processo de instalação da empresa? Como foi a escolha do local para a sua implantação? Houve um grande investimento inicial?

R: Escolhi esse local devido ao bom fluxo de pessoas e por estar rodeado por três clinicas odontológicas. Pesou também o fato de o aluguel aqui ser baixo comparado ao Calçadão, por exemplo. O investimento inicial foi baixo, tive ajuda de moveleiros para a instalação da óptica. O investimento para manter que é mais alto.

1. Como as funções e cargos estão divididos? As responsabilidades são fixas ou variam entre os funcionários? Eles devem cumprir metas?

R: Como só tenho uma funcionária, ela fica responsável somente pela venda. No entanto, quando eu estou fora, ela é minha funcionária de confiança, fica responsável por tudo na loja.

1. Quem é o responsável pela parte financeira e contábil da empresa? Como é feito esse controle?

R: A parte financeira sou eu mesmo que administro. A parte contábil é externa. Temos um sistema de óticas que controla tudo, cadastro de clientes, receita, etc.

1. É estabelecida alguma meta a ser alcançada?

R: A minha meta aqui é atingir um lucro bruto de 20 a 30 mil.

1. Existe alguma variação significativa dos ganhos entre os dias do mês ou entre os meses do ano? Se sim, é exercida alguma medida para que não ocorram prejuízos nos períodos de menor arrecadação?

R: Sim. O fluxo é bem afetado pelos recessos dos médicos, pelas férias dos estudantes, pelo andamento da produção de leite e de café na região, etc. A única medida para evitar prejuízos é minimizar as perdas nas montagens, que são quase inexistentes.