VISÃO GERAL DAS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS

o contexto empresarial

Trabalho apresentado ao Curso (Bacharelado em Ciências Contábeis) da UNOPAR - Universidade Norte do Paraná, para a disciplina [Seminário I].

Palmas -TO

2013

O contexto empresarial

1 INTRODUÇÃO

As organizações, sejam em suas formas mais antigas até as mais modernas, permearam toda a história de nossa civilização e graças a elas, o homem conseguiu concretizar idéias que sozinho não seria capaz de realizar. Ao longo da evolução de sua história, o homem foi-se tornando cada vez mais dependente dos caminhos que o uniam às organizações e entendê-las, como melhor disponibilizar os recursos disponíveis para o alcance das necessidades individuais e do coletivo como um todo, tornando-se fundamental. Mas somente no início do século XX que estudos voltados para essa temática foram desenvolvidos, o francês Henri Fayol que criou a teoria acerca das funções administrativas onde toda organização desenvolveria quatro áreas voltas para a sua funcionalidade operacional: planejamento, direção, controle e organização. Os primeiros estudos que viriam a iniciar a Teoria Geral da Administração (TGA), com o intuito de propor uma sistematização sobre os estudos das organizações, surgiram no início do século XX com as obras Princípios de Administração Científica de Frederick Winslow Taylor (1856-1915) e Administração Industrial e Geral de Henry Fayol (1841-1925). Este último, engenheiro de minas francês, é um dos teóricos clássicos da Ciência da Administração, sendo o fundador da Teoria Clássica da Administração. Fayol foi o primeiro a desenvolver uma abordagem que visualizava a organização como um todo, ao contrário da visão microscópica de Taylor cuja teoria está centrada no nível individual de cada operário com relação às tarefas. Para Fayol, a organização teria de ser visualizada de cima para baixo (da direção para a execução) e do todo para as partes.

Fayol propôs em seus estudos quatro funções administrativas que envolveriam a organização com a finalidade de alcançar a eficiência e eficácia por meio da administração constituindo o processo administrativo. São elas: planejamento, controle, organização e direção. Apesar de algumas críticas a sua teoria, como a abordagem simplificada da organização formal (sem considerar o conteúdo psicológico e social) e uma abordagem de sistema fechado não levando em consideração os fatores ambientais externos à qualquer organização, é inegável que seus princípios são perfeitamente aplicáveis na administração contemporânea de recursos materiais e humanos. Diante disso, este artigo apresenta um estudo de caso realizado em uma empresa exportadora do estado do Rio Grande do Norte de forma a apresentar a aplicabilidade dos princípios da teoria de Fayol na realidade empresarial, ou seja, em que proporção estão sendo aplicados e utilizados, como forma de provar a contemporaneidade dos pensamentos de Henri Fayol.

2 VISÃO GERAL DAS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS

2.1 A função administrativa de planejamento

O planejamento consiste em um processo administrativo onde se estabelecem os objetivos ou metas organizacionais e os melhores meios de como alcançá-los por meio da organização dos recursos disponíveis. É tida como a primeira função administrativa devido a sua tamanha importância de envolver a solução de problemas e a tomada de decisões não só quanto às alternativas futuras, mas também às alternativas do presente (CHIAVENATO, 2004). É o planejamento que norteia a organização durante todo seu ciclo operacional utilizando-se da aquisição de informações provenientes do meio que a envolve (ameaças e oportunidades de mercado, por exemplo), da análise e interpretação dessas informações, e da tomada de decisões (elaboração de planos).

Para Maximiano (2005), o planejamento pode ser classificado em três tipos de acordo com a abrangência sobre a organização. A saber:

• Planejamento estratégico: elaborado a nível institucional envolvendo toda a organização, definindo o por quê de sua existência, o que ela faz e como faz. Para Maximiano é “a relação pretendida da organização com seu ambiente”. Essa relação pode ser melhor definida por meio de uma série de análises, não isoladas entre si, estudadas na administração por muitos autores. Entre eles destaca-se o estudo das vantagens competitivas realizada por Porter (1989) em que assinala como as organizações podem desenvolver e manter vantagens competitivas em um mercado globalizado e altamente competitivo por meio da análise do ambiente externo que a envolve, gerando um melhor desempenho e conseqüentemente um melhor posicionamento no mercado;

• Planejamento tático ou funcional: traduz os planos estratégicos em ações especializadas para as unidades organizacionais (departamentos), sendo, então, elaborado a nível intermediário. Define as responsabilidades, cursos de ação e objetivos para cada unidade funcional, todos em consonância com o que foi estabelecido a nível institucional;

• Planejamento operacional: coordena por meio de cronogramas, decisões, orçamentos e até mesmo outros planos (subplanos) as atividades individuais realizadas. É um planejamento focado no curto prazo e na rotina assegurando que todos executem as tarefas e operações de acordo com os procedimentos estabelecidos pela organização, focado na eficiência, melhor alocação dos recursos disponíveis, e na eficácia dos resultados.

Ainda conforme Maximiano, o planejamento é uma dimensão de competências, técnicas, informações e decisões. Portanto, para que o planejamento obtenha êxito é necessário que seja bem definido em suas metas, objetivos, métodos e que esteja em um contínuo relacionamento com ambiente externo à organização para que se obtenha um feedback dos resultados alcançados e então se preparar para começar novamente todo o processo.

2.2 A função administrativa de controle

Função administrativa na qual a organização avalia suas realizações contidas no planejamento com o objetivo de mensurar, monitorar e acompanhar o sucesso ou fracasso de suas atividades. Por esta definição, percebe-se que o planejamento e o controle estão intimamente ligados. Enquanto o primeiro estabelece o que fazer e como fazer, o segundo cria os meios pelo qual será feita a avaliação de como estão sendo feitas as atividades para a realização dos objetivos e metas organizacionais.Assim como o planejamento, o controle também pode ser distribuído a níveis organizacionais ou hierárquicos.

Desse modo, Chiavenato (2004) e Maximiano (2005) dividem o processo de controle organizacional em três níveis, a saber:

• Controle estratégico: implementado a nível institucional abordando a organização como um todo. Esse controle tem duas finalidades: acompanhar e avaliar o desempenho da organização na realização de sua missão e acompanhar os fatores externos que influenciam suas tomadas de decisão. Para Maximiano, o controle estratégico define a missão e o desempenho desejado com base na análise interna do ambiente (a própria organização) e na análise externa (o meio que a circunda);

• Controle administrativo ou tático: focado nas áreas funcionais da organização, ou seja, nos departamentos. É aplicado, assim, a nível intermediário ou departamental, possibilitando a tomada de decisão e um melhor acompanhamento e avaliação em cada um dos setores. É menos genérico e mais detalhado do que o controle estratégico;

• Controle operacional: voltado às atividades em qualquer área funcional e aos recursos utilizados em sua realização. É direcionado a curto prazo e cada operação em separado.

Apesar de ser elaborado e aplicado em todos os níveis administrativos, Montana e Charnov (2000) mostram que processo de controle é cíclico e praticamente o mesmo em todos os níveis, realizado da seguinte forma:

• Estabelecimento dos padrões de desempenho: é a busca pela referência do melhor padrão de desempenho, a melhor maneira de se fazer as atividades de modo a alcançar o que está contido no planejamento atendendo o esperado por seus organizadores;

• Mensuração do desempenho: controle é avaliar e mensurar como a organização realiza suas atividades. Mensurar o desempenho envolve medidas quantitativas e qualitativas. A forma de como será medido é crucial para se obterem as informações necessárias;

• Avaliação (feedback): fase na qual o desempenho é medido e comparado com o padrão. Daí resultará dois resultados: o desempenho satisfará os padrões ou não. No segundo caso aplica-se a ação corretiva necessária.

O uso eficiente da função controle é uma ferramenta poderosa para assegurar que o que foi planejado será alcançado.

2.3 A função administrativa de organizar

A organização como função administrativa consiste em desenvolver métodos apropriados de melhor dispor recursos, não só matérias como também recursos humanos, necessários ao alcance dos objetivos e metas da organização de acordo com o plano estratégico. Sendo assim, a função administrativa de organizar está relacionada ao ato de planejar. Nas palavras de Montana e Charnov (2000): “se não soubermos para onde estamos indo, não saberemos como nos organizar para chegar lá”.

O processo de organização passa por cinco fases apresentadas a seguir:

• Análise de objetivos: definir qual o principal objetivo da organização, o que se pretender fazer, ou seja, qual a sua missão em termos organizacionais;

• Divisão do trabalho: processo por meio do qual uma tarefa é fracionada em partes ou unidades, cada uma delas atribuída a uma pessoa ou grupo de pessoas;

• Definição de responsabilidades: obrigações ou deveres das pessoas na realização de tarefas ou atividades;

• Definição dos níveis de autoridade: depois de dividir o trabalho, é preciso atribuir a autoridade a pessoas ou a unidades funcionais, seguindo a hierarquia e amplitude de controle;

• Desenho da estrutura organizacional: todas as decisões sobre divisão do trabalho, responsabilidades e autoridade resumem-se na estrutura organizacional. O desenho da estrutura organizacional mostra a autoridade e as responsabilidades das pessoas, como indivíduos e como integrantes de grupos. A estrutura organizacional é representada por um gráfico denominado organograma.

Um conjunto organizado seguindo algum tipo de critério possui uma estrutura. Cada qual a sua maneira, as organizações se estruturam e se organizam conforme suas necessidades, não existindo a melhor forma de se estruturar.

2.4 A função administrativa de direção

Para que as funções administrativas de planejar, controlar e organizar se efetuem, é necessário que outra função lhes dê o suporte para sua realização. Assim surge o papel da direção como função que guia as atividades dos membros da organização nos rumos adequados para o alcance dos objetivos organizacionais e pessoais de seus membros (CHIAVENATO, 2004).

A direção não é uma função exclusivamente centralizada no topo da hierarquia. Assim como as demais funções esta também se distribui nos três níveis organizacionais cada qual com suas competências recebendo nomes específicos:

• Direção: aplicada a nível institucional, genérica, direcionada a longo prazo e aborda a organização como um todo;

• Gerência: aplicada a nível intermediário, menos genérica do que o anterior abordando cada unidade organizacional em separado;

• Supervisão: aplicada a nível operacional. É detalhada e analítica, direcionada a curto prazo e aborda cada operação em separado.

A direção nos três níveis organizacionais ou hierárquicos é dotada de grande complexidade, pois está muito relacionada aos recursos humanos que precisam ser aplicados em cargos e funções. Estudiosos como McGregor (1999) voltaram suas pesquisas na tentativa de estudar as variáveis humanas comportamentais que influenciam o papel de direção, desenvolvendo métodos que contribuíssem para uma direção eficaz. A ênfase nos estudos de direção voltados para o lado humano da empresa, como diz McGregor, possui uma justificativa lógica: O que faz uma empresa funcionar, na realidade, são as pessoas. A empresa pode ter máquinas, prédios, tecnologia, mas nada disso, sem o fator humano, consegue ser suficiente para atingir os objetivos de uma empresa. São as pessoas que reúnem, operam e proporcionam resultados manipulando os recursos físicos e financeiros.

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4 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Apesar das limitações apresentadas, é perfeitamente observável a aplicação da teoria de Fayol sobre as quatro funções administrativas: planejamento, controle, organização e direção na administração contemporânea. Cabe aqui ressaltar que numa empresa atual, a teoria de Fayol deva ser tratada de forma rígida e absoluta, pois o próprio Fayol no desenvolver de seu estudo chamou a atenção para este fato, sendo necessário que em cada caso deva conter adaptações de acordo com o ambiente e segmento que a organização esteja contida.

Por último, pretende-se deixar aqui uma proposta de continuidade deste estudo em outras organizações e segmentos para que futuros gestores possam melhor aplicar as estratégias da teoria de Fayol na prática de sua administração buscando a contínua eficiência e eficácia que permita um melhor posicionamento no mercado empresarial.

RESUMO

5 Á contabilidade como ferramenta administração e seu objeto de estudo,”O PATRIMÔNIO”.

Patrimônio

Conceito - é o conjunto de bens pertentencentes a uma pessoa física ou júrídica.

Valores a receber, direitos á receber – direitos

Contas aá pagar,dívidas – obrigações

Patrimônio Líquido- PL

Bens + Direitos – Obrigações = PL

Ex:

Bens – 210.803,00

Direitos – 57.680,00

Obrigações -82.858,00

PL=185.625,00

Os béns se dividem em:

Bens Intangíveis

Marcas e patentes, e software.

Bens Móveis

Máquinas e Equipamentos,Computadores,Estoque de Mercadorias e Móveis e Utensílios.

b) Usuários Internos e Externos da contabilidade.

Externos

Instituições financeiras,acionistas, e Proprietários de Quotas.

Essas pessoas,interessadas primeiramente na rentabilidade e segurança dos seus investimentos,necessitam de informações que dêem respostas claras e concisas a suas perguntas,esclarecidas através de dados fornecidos pela contabilidade por meio de relatórios contábeis.

Esses relatórios podem prestar esclarecimento de toda a situação do sistema maior,podendo assim,o administrador analisar e elaborar qual a melhor decisão a ser tomada,juntamente com os acionistas e quotistas.

Internos

Administradores,Diretores e Executivos dos mais Variados Escalões

O interesse dos dados contábeis dessas pessoas atinge um grau de profundidade e análise,bem como de freqüência,muito maior do que para os demais grupos.De fato,são eles os responsáveis pelas tomadas de decisões dentro de cada entidade a quem pertencem,por isso,elas podem solicitar os relatórios específicos.

Tais decisões visam principalmente o futuro,mas,para se preparar para agir no futuro,é necessário não apenas conhecer detalhadamente o passado,como também o que está acontecendo no presente.Por isso a contabilidade fornece aos administradores um fluxo contínuo de informações sobre os mais variados aspectos da gestão financeira e econômica das empresas.

Importância do Contador Dentro de um Sistema Maior

A contabilidade na qualidade de ciência aplicada,com metodologia especialmente para captar,registrar,acumular,resumir e interpretar os fenômenos que afetam as situações patrimoniais,financeiras e econômicas de qualquer ente,seja este,pessoa física,entidade de finalidades sem fins lucrativos,empresa,seja mesmo pessoa de Direito Público,tais como Estado,Município,União,Autarquia etc.,tem um campo de atuação circunscrito às entidades supramencionadas,o que equivale a dizer muito amplo.Fica assim,bem evidente a necessidade de contratação de um profissional da contabilidade dentro da nossa empresa,para que possamos usufruir de dados mais precisos para conseguirmos cada vez mais uma boa gestão.

4 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Apesar das limitações apresentadas, é perfeitamente observável a aplicação da teoria de Fayol sobre as quatro funções administrativas: planejamento, controle, organização e direção na administração contemporânea. Cabe aqui ressaltar que numa empresa atual, a teoria de Fayol deva ser tratada de forma rígida e absoluta, pois o próprio Fayol no desenvolver de seu estudo chamou a atenção para este fato, sendo necessário que em cada caso deva conter adaptações de acordo com o ambiente e segmento que a organização esteja contida.

Por último, pretende-se deixar aqui uma proposta de continuidade deste estudo em outras organizações e segmentos para que futuros gestores possam melhor aplicar as estratégias da teoria de Fayol na prática de sua administração buscando a contínua eficiência e eficácia que permita um melhor posicionamento no mercado empresarial.

REFERÊNCIAS

CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos novos tempos. 2. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004.

CHIAVENATO, Idalberto. Teoria geral da administração.

MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Teoria geral da administração: da revolução urbana à revolução digital. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2005.

MCGREGOR, Douglas. O lado humano da empresa. 3. ed. São Paulo: Martins Fontes, 1999.

MONTANA, Patrick J. CHARNOV, Bruce H. Administração. São Paulo: Saraiva, 2000.

PORTER, Michael E. Vantagem competitiva: criando e sustentando um desempenho superior. Rio de Janeiro: Campus, 1989.

SILVEIRA, Alexandre Di Miceli da. Governança corporativa, desempenho e valor da empresa no Brasil. 2002. 165 f. Dissertação (mestrado em administração) – Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade, Universidade de São Paulo, São Paulo, 2002.

MOTTA,Fernando Carlos Prestes;

VASCONCELOS,Isabella Francisca Gouveia

De.TEORIA GERAL DA ADMINISTRAÇÃO.São Paulo:Pioneira Thomson Learning,2002. FAYOL,Henri,Administração Industrial e Geral.São Paulo:Atlas,1994.

ROSA,Faça seu plano.São Paulo:Saraiva,2002.

CRAIG,James C.;GRANT,Robert M.Gerenciamento estratégico.São Paulo:Littera Mundi,1999.

BRAGA,Roberto.Fundamentos e técnicas de administração financeira.São Paulo;Atlas,1995.

IUDÍCIBUS,Sérgio.MARION,José Carlos.Contabilidade comercial.6.ed.São Paulo:Atlas 2004.