A importância do controle contábil e extra- contábil dos bens permanentes adquiridos pela administração pública federal

A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE CONTÁBIL E EXTRA- CONTÁBIL DOS BENS PERMANENTES ADQUIRIDOS PELA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL

Revista de Contabilidade do Mestrado em Ciências Contábeis da UERJ – v.8, n.2, 2003, p.11

Fabiano Torres Junior Mestre em Ciências Contábeis FAF/UER J, Profº Universitário da Faculdade Plínio Leite e UNIVERSIDADE, e contador

Prof. L. D. Lino Martins da Silva Controlador do Município do Rio de Janeiro, Professor do Programa de Mestrado em Ciências Contábeis da UERJ

RESUMO

Esta pesquisa tem o propósito de mostrar a importância do correto controle contábil e extra-contábil dos bens permanentes nas diversas Unidades Gestoras pertencentes a Administração Pública federal direta, aplicando procedimentos padronizados, de tal forma que o patrimônio público reflita, corretamente, a real situação patrimonial. Demonstra o tratamento mais correto a ser dispensado aos bens permanentes adquiridos pelos Órgãos Federais da Administração Direta, com base na Lei 4.320/64 e suas alterações, assim como as legislações complementares ainda em vigor, no que se referem ao controle patrimonial.

Palavras-chave: controle contábil – bens permanentes, patrimônio público, administração pública, SIAFI (Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal).

ABSTRACT

This research hás the purpose of showing the importance of the correct accounting and extra- accounting control of the permanent goods in the various managers units belonging to the federal public direct administration, applying standartize procedures, in such a way that the public patrimony reflects, correctly, the real patrimonial situation. It demonstrates the most correct treatment to be released to the acquired permanent goods by the federal organs of the direct administration, with base in the Law 4.320/64 and its alterations, as well as the complememental legislations still in validity, in what they refer to the patrimonial control.

Keywords: control information patrimony, SIAFI, administration, expensive of capital.

Fabiano Torres Junior e Lino Martins da Silva

Revista de Contabilidade do Mestrado em Ciências Contábeis da UERJ – v.8, n.2, 2003, p.12

1 ASPECTOS INTRODUTÓRIOS

Antes da implantação do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI), a União enfrentava diversos problemas de natureza administrativa com relação a gestão dos seus recursos. No que se refere ao controle patrimonial, a falta de tempestividade no registro do fato contábil da aquisição de um bem permanente comprometia, sobremaneira, a escrituração extra-contábil desses bens nos registros paralelos, que são mantidos, até os dias de hoje, para fins de apuração de responsabilidade pela guarda e uso do material, além do retardo em registrar as principais informações técnicas dos bens no banco de dados da Unidade Gestora (UG). O tempo transcorrido entre a ocorrência de um fato e o levantamento dos demonstrativos orçamentário, financeiro e patrimonial era de aproximadamente 45 dias tornando-se inviável a utilização das informações contábeis para fins gerenciais. A evidenciação da situação patrimonial, devido às dificuldades na conciliação e unificação dos dados, não refletia a realidade. O SIAFI foi criado com a finalidade precípua de suprir a Administração Pública federal de informações on-line , em tempo real, de todos os registros efetuados pelas Unidades Gestoras. Os lançamentos são registrados de forma automática e todos os relatórios e demonstrações contábeis, emitidos pelo próprio sistema, são atualizados no mesmo instante em que a transação é efetuada (on-line). Entretanto, o SIAFI não discrimina os bens permanentes que estão classificados dentro das contas contábeis, instituídas de acordo com o Plano de Contas Único da União. A Administração Pública federal não trabalha com um sistema integrado de contabilidade, não utilizando, assim, os dados da contabilidade para fins de controle, subsídio e auxílio à alta administração. Somente são acumulados os saldos, nas respectivas contas contábeis, de acordo com as classificações feitas pela UG. Para controle dos bens

permanentes, há a necessidade de se manter um controle paralelo ao contábil. Cada Órgão ou Ministério, através do seu Órgão de Controle Interno, emana orientações de como proceder para executar o controle extra-contábil dos bens permanentes , além de determinar a periodicidade da conciliação entre a existência física e o que está registrado na contabilidade (SIAFI).

2 SIAFI

O SIAFI é um sistema informatizado que processa e controla a execução orçamentária, financeira, patrimonial e contábil de uma esfera de governo, pelo uso de terminais instalados em todos os órgãos da Administração Pública. Com a modernização do sistema, hoje, o acesso ao SIAFI pode ser via INTERNET, com autorização do Serviço Federal de Processamento de Dados (SERPRO), através de uma senha especial, ou utilizando programas emuladores, aproveitando a rede interna dos órgãos e/ou ministérios (INTRANET).

3 DESPESAS PÚBLICAS

Todos os gastos executados pelo Estado, com fins de manter os serviços oferecidos em pleno funcionamento, bem como outras melhorias à população, chama-se de Despesas. Pires (2002, p. 139) define Despesas Públicas como “o conjunto de dispêndios do Estado ou de outra pessoa de direito público para o funcionamento dos serviços públicos”. Silva (2000, p. 113) caracteriza as Despesas Públicas como aquelas que “constituem todos os desembolsos efetuados pelo Estado no atendimento dos serviços e encargos assumidos no interesse geral da comunidade, nos termos da Constituição, das leis, ou em decorrência de contratos ou outros instrumentos”. Angélico (1991, p. 68) define Despesa Pública como “todo o pagamento efetuado a qualquer título pelos agentes pagadores”. As despesas públicas representam a retribuição que o Estado realiza, no cumprimento de suas

A Importância do controle contábil e extra-contábil dos bens permanentes adquiridos pela administração pública federal

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