CONTROLADORIA PROPOSTA PARA IMPLANTAÇÃO DA CONTROLADORIA NA EMPRESA MONTEPLAN ENGENHARIA

CONTROLADORIA

PROPOSTA PARA IMPLANTAÇÃO DA CONTROLADORIA

NA EMPRESA MONTEPLAN ENGENHARIA

Djaniele de Oliveira Chaves

Ezequiel Mendes de Lima

Francisco André da Silva Martins

Joselito Ponciano de Almeida

Magno dos Santos Lira

FORTALEZA

2016

APRESENTAÇÃO

        O presente trabalho apresenta a proposta de implementação da controladoria como forma de apoio a gestão, especificamente no departamento financeiro de uma empresa do segmento imobiliário. A proposta direcionada a empresa Monteplan Engenharia Ltda., que opera no seguimento de incorporação e construção civil na cidade de Fortaleza/CE. Foram analisadas as informações geradas e utilizadas pela empresa, focando a necessidade de uma maior acurácia e eficácia da diretoria em relação a setor financeiro. Prezando a confiabilidade e transparência nos dados, em virtude do relacionamento da empresa com investidores e o ambiente externo, buscou-se formas de melhorar a qualidade das informações internas e facilitar a obtenção das mesmas com uma reestruturação do Sistema de Informação da empresa. Implantadas essas melhorias, a controladoria poderá beneficiar a empresa na confiabilidade das informações, gerando relatórios em tempo reduzido, análises mais precisas e consequentemente uma maior competitividade no mercado em que a entidade está inserida.

1. INTRODUÇÃO

No Brasil, as pequenas empresas deste segmento ainda estão caminhando para uma definição de controles internos eficazes. Tais informações são vitais para o adequado registro de transações e para a geração de informações financeiras fidedignas e úteis. Visando a melhoria dessas informações em uma pequena empresa de construção e incorporação, situada em Fortaleza/CE foi desenvolvida uma proposta para implantação de uma controladoria como ferramenta de apoio às decisões da diretoria.

O trabalho aborda inicialmente a visão geral da empresa e o ambiente no qual a mesma está inserida. Em seguida, é apresentada uma revisão da literatura, de forma a expor os conceitos relacionados à controladoria e as funções desenvolvidas pelo principal responsável desta área, o controller. O desenvolvimento do projeto foi focado no departamento financeiro da empresa, e foi considerado o procedimento interno de avaliação financeira de projetos como a base para a demonstração da proposta. Na etapa final são apresentadas as propostas que a empresa deve transpor para implantar a controladoria e, assim, estar apta a oferecer informações financeiras confiáveis, tempestivas e úteis para seus clientes internos e externos.

Contexto da empresa

        Em 2016, diante da recessão econômica que atinge o país desde o terceiro semestre de 2014, o PIB (Produto Interno Bruto) recuou 8,6% e o produto da construção civil 9%, portanto a construção civil foi uma das áreas mais atingidas pela crise político-econômica vigente. Este cenário implica em uma postura mais cuidadosa e analítica dos empresários do segmento. O crescimento da concorrência no setor é responsável pela busca da diferenciação dos produtos, e, é fator determinante para crescimento, sobrevivência ou falência do negócio. A questão do gerenciamento financeiro dos projetos, e principalmente da empresa, assume maior importância em empreendimentos que buscam recursos externos e prestam conta aos investidores, e o relacionamento com as instituições financeiras e investidores tornou-se uma das maiores preocupações das empresas do ramo. Como decorrência, o mercado está mais competitivo, exigindo informações e operações assertivas rápidas.

        Para empresas de pequeno e médio porte, como é a xxxx, a saída foi certificar seus procedimentos e informações através de auditorias internas e/ou externas. Porém uma solução anterior a isso é a controladoria. A controladoria é definida por um conjunto de procedimentos e ações que permeiam toda a organização, buscando eficácia em suas atividades e informações gerenciais pertinentes ao processo decisório da alta administração da entidade.

        É clara a necessidade de uma análise ampliada de seus processos em busca de maior agilidade, segurança e transparência em suas informações financeiras e processos internos. A empresa atende a todos os preceitos legais e faz uso de um ERP (Enterprise Resource Plannig) específico da área de atuação, mas a quantidade de documentos e informações requeridas pelas instituições financeiras e/ou outros agentes externos apresentam uma dificuldade para a empresa em questão. A empresa possui dez funcionários, a as respostas urgentes referentes ao relacionamento com as instituições financeiras, são efetuadas por um auxiliar de escritório e repassadas à confirmação pelo diretor financeiro. Atualmente a empresa está investindo em processo de expansão e as atividades relacionadas principalmente a área financeira, que anteriormente era de responsabilidade do diretor da empresa e, hoje estão sendo assumidas por um colaborador.

Justificativa da implantação da controladoria

        Para a solução dos problemas de gestão de processos informação anteriormente citados, a empresa poderia optar por um treinamento, ou até a contratação de novos profissionais, que são medidas primárias adotadas quando há aumento de atividades. Esta decisão implicaria em aumento de despesas, um fator que a empresa não tem condições de arcar em curto prazo. Todavia, estas atividades não se enquadram nas especificações de funções dos colaboradores atuais, os quais deixariam de atender questões rotineiras acumulando atividades.

        A implantação de um processo de controladoria seria uma alternativa para suprir as necessidades de informações necessárias, com qualidade e rapidez. A controladoria é definida por um conjunto de procedimentos e ações que se interpõem em toda a organização, buscando eficácia em suas atividades e informações gerenciais pertinentes aos processos estratégicos da alta administração. A controladoria deve exercer um papel preponderante na empresa, apoiando os gestores no planejamento e controle de gestão, através da manutenção de um sistema de informações que permita integrar as várias funções e especialidades. Em relação ao ambiente em que a empresa está inserida, exigente e extremamente competitivo, a introdução da figura de um controller na organização reforça a tendência de facilitar as respostas aos agentes internos e externos e eliminar possíveis incoerências nos dados. A controladoria terá como responsabilidade definir os processos definir os processos e organizar a empresa da forma mais favorável a responder informações requeridas pela gerência.