Controle de gastos

CONTROLE DOS GASTOS

Pode se dizer que uma empresa adota um sistema de controle de gastos quando ela dispõe de  padrões, de bases de comparação, que lhe possibilitem detectar a magnitude do desvio entre  os seus gastos reais e o nível de gastos considerado normal efetuar a análise desses desvios para adotar ações corretivas sempre que tais desvios forem negativos. Isso é o elemento fundamental do controle de gastos.

Existem dois tipos de padrões usados com a finalidade de controle: custo padrão e orçamentos empresariais.

Os dois tipos podem ser usados em conjunto para proveito da empresa.

O CONTROLE DOS GASTOS E OS CUSTOS PADRÃO

Como acontece com a maioria dos termos contábeis, também o conceito de custo padrão tem diversas acepções. Entre essas diversas acepções selecionadas três que nos parecem importantes.

* padrão estimado

*padrão ideal

*padrão corrente

Esses conceitos diferem entre si devido graus de rigor administrativo ou de expectativa gerencial.

Quando na determinação de um custo padrão, essa expectativa gerencial é modesta e conservadora. Padrões determinados dessa maneira são, atingíveis sem qualquer esforço especial por parte do pessoal envolvido nas operações monitoradas. Nesse caso, tudo o que esse pessoal tera de fazer para evitar variações negativas contra os padrões predeterminados é deixar o barco correr.

Não há nenhum desafio a ser cumprido, nenhum incentivo á melhoria do desempenho ou á redução dos seus gastos.

Inversamente, quando a expectativa gerencial é excessiva e os padrões de gastos são desenvolvidos em bases estritamente teóricas, sem qualquer consideração quanto ás reais possibilidades de a empresa vir a concretizar as melhorias de desempenho pressuposto nos padrões fixados, temos custos padrão ideais.

Já o padrão corrente reflete expectativas gerenciais realistas e, ao mesmo tempo desafiadoras no sentido de que inclui expectativas de melhoria sobre o nível de eficiência atual da empresa. Na elaboração desse padrão, os custos históricos são tomados como base,sendo ajustados, porém, para refletirem apenas as melhorias teoricamente possíveis e desejáveis, normalmente consideradas na composição do custo padrão ideal. Sendo realista, este tipo de custo padrão constitui-se em adequado suporte das funções gerenciais da empresa, sendo factível, motiva o pessoal envolvido mediante o desafio que representa.

Assim, na elaboração de padrões de custo, caberá á contabilidade de custos converter em valores monetários a grandezas físicas que venham a ser definidas pela engenharia da fábrica, com a assistência do pessoal diretamente envolvido no atendimento dos padrões determinados.

Convém lembrar que o sistema de custo padrão não implica a obrigatoriedade de seu registro contábil. Isto é os custos podem não ser utilizados pela organização para fins contábeis, efetuando-se neste caso extra contabilmente, todas as comparações entre os custos reais e os padrões pré estabelecidos.

Devido a sua complexidade os custos padrões devem sempre ser revisados e corrigidos quando houver erros ou alterações significantes. Esse controle deve ser feito de acordo com a necessidade do mesmo.

O custo padrão é um custo planejado  que permite, por meio da comparação com o custo real, a determinação das variações de custo para mais ou para menos, permitindo a análise dessas variações, avaliar  e melhorar a eficiência da empresa. Por tanto ele serve para administrar a empresa por meio do controle dos custos reais pela sua comparação com os custos planejados, podendo o desvio indicar eficiência ou ineficiência.

A implantação desse sistema demanda um esforço apreciável, mas o aumento de eficiência compensa ampla e comprovadamente o esforço necessário. Esse custo representa uma estimativa dos custos, tais como deveriam ser dentro de certas condições de mercado e de operação.

Essa estimativa fornece um ponto de referência como medida da eficiência das operações, quando incorporada aos registros contábeis, serve como expediente para avaliação do estoque, desempenho da mão de obra direta e dos custos indiretos de fabricação, em adição pode também ser empregada ainda para estimativas de preços, custos, orçamentos e outros.

Vale ressaltar que os custo padrão não são custos de produção ou distribuição.

ESTIMATIVAS DE CUSTO E CUSTO PADRÃO

A diferença entre custo estimado e custo padrão é a profundidade de análise e a qualidade técnica dos esforços postos em prática para o desenvolvimento das respectivas informações.

Os custos padrão são baseados em especificações de engenharia, estudos de tempo e métodos, análise da capacidade de produção e do comportamento dos fatores determinantes dos preços de bens e serviços.

Já os custos estimados são derivados de projeções baseadas na expectativa histórica dos custos reais e geralmente envolvem médias de desempenhos passados.

Estudos profundos comprovam que custo padrão oferece medidas mais seguras para a valorização dos produtos e para controle da organização.

Algumas condições tornam necessário o emprego de estimativas de custos, tais como:

* determinar preço de venda do produto antes da fabricação

* determinar preços de produtos feitos sob encomenda, com a utilização das especificações do próprio cliente

* avaliar alterações de modelo do produto

* determinar o custo de produto fabricado em conformidade com fórmulas definidas

Para evitar consequências indesejáveis a empresa precisa ter o mínimo de entendimento sobre os custos prováveis.

É necessário informações adequadas para que antes de qualquer coisa sejam criados padrões temporários, e em seguida padrões formais, mas tudo depende das informações levados pois caso haja falha nessa parte será necessário refazer todo o processo.

O custo padrão formal deve ser efetivado e nesta efetivação deverão ser providenciados os necessários ajustes nos registros financeiros dos estoques e, consequentemente nas respectivas contas de variações   para a necessária correção dos fatores afetados durante o período em que o custo padrão temporário esteve em uso. Esse custo deve ser utilizado o mínimo possível em virtude das distorções de informações que poderá causar, além das despesas adicionais que o seu controle acarreta.