E social

AS ROTINAS DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL PARA IMPLANTAÇÃO DO E-SOCIAL: UM ESTUDO DE CASO EM UM ESCRITÓRIO CONTÁBIL ^[1] 

Rosane da Silva Oliveira²; Cristiano Sausen Soares ³

RESUMO

Empresas e escritório prestadores de serviços de departamento de pessoal precisam se preparar para início da obrigatoriedade do E-Social. Assim, este estudo tem por objetivo identificar os procedimentos adotados em um escritório de contabilidade visando à implementação desta obrigação. A pesquisa foi realizada por meio de um estudo de caso, qualitativo e descritivo, em um escritório contábil localizado na cidade de Santa Maria/RS. Os resultados apontam que os profissionais do departamento de pessoal precisam esclarecer aos seus clientes quanto à complexidade do sistema, tendo em vista uma mudança comportamental do empregador. Conclui-se que o E-Social vai auxiliar o desenvolvimento das atividades, evitando surpresas e retrabalhos, visto que permanecendo a legislação trabalhista inalterada, o que muda é a maior transparência quanto aos aspectos de gestão. Espera-se ainda que o próprio empregado atue com maior efetividade na fiscalização frente ao contratante.

Palavras-chave: Departamento de Pessoal; E-Social; Escritório de Contábil.

1. INTRODUÇÃO

Com o uso frequente de equipamentos eletrônicos de processamento de dados e da internet, os usuários da informação buscam formas de autenticá-la, obtendo maior garantia, além da segurança dos mesmos. Assim, surgi a certificação digital que é um documento eletrônico que contém informações sobre a pessoa ou a empresa que o utiliza para comprovação mutua de autenticidade.

A Receita Federal do Brasil instituiu, inicialmente, às Pessoas Jurídicas, por meio de Instruções Normativas, a obrigatoriedade de entrega de declarações por meio de Certificação Digital. Esta obrigatoriedade foi estendida a outros órgãos, chegando também às informações do Departamento de Pessoal.

O Departamento de Pessoal é a área ligada ao tratamento dos colaboradores de uma empresa. Ele concentra as rotinas de admissão de funcionários, cálculos da folha de pagamento, férias, 13º Salários e rescisão dos funcionários, dentre outros. Além destas, o setor deve prestar obrigações acessórias, como: SEFIP (Sistema Eletrônico do FGTS e Informações à Previdência), que engloba o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) e o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), dentre outras.

Buscando diminuir estas obrigações, o governo federal instituiu o E-Social. Conforme portal do sistema na internet, o E-Social é um projeto que busca unificar o envio das informações pelo empregador em relação aos seus empregados, pois reunirá em uma única plataforma o recebimento de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos empregadores. Com o E-Social, muitos profissionais da área contábil e prestadores de serviços às empresas, ainda se preocupam com o que enfrentarão quando o sistema entrar em vigor.

A previsão da Receita Federal do Brasil era tornar obrigatório às empresas tributadas pelo Lucro Real a partir de abril de 2014, porém foi estipulado o início do recebimento dos dados a partir de julho desse ano. Com isto, há muitas incertezas, inclusive quanto ao início da vigência. Por este motivo se levantou o seguinte problema de pesquisa: Como um escritório de contabilidade está se preparando para a implementação do E-Social aos clientes do Departamento de Pessoal?

Para responder a questão, buscou-se como objetivo geral identificar os procedimentos adotados em um escritório de contabilidade visando a implementação do E-Social. Estando este assunto em evidência, pouco ainda se conhece sobre ele. Assim, pesquisas sobre o E-Social se fazem necessárias para seu entendimento. Por esta razão, justifica-se o presente estudo já que serão diversos eventos que exigem processos bem definido e alinhado às regras legais.

2 REFERENCIAL TEÓRICO

O Departamento de Pessoal (DP) é responsável pelo registro, admissão e desligamento dos funcionários da empresa, respondendo pelos cálculos relativos à folha de pagamento de salários, férias e 13º salários, além de seus encargos, como Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), Contribuições Previdenciárias (INSS), e outras atividades pertinentes à área (ROCHA; MACEDO, 1993).

Quando um candidato é selecionado à vaga é ao departamento de pessoal que deve se dirigir para apresentar os documentos necessários para efetivar a contratação. Para Rocha (2012), os documentos para admissão de empregado são: CTPS; Atestado Médico Admissional; uma foto 3X4; comprovante de residência; CPF; Nº do PIS/PASEP; Certidão de Nascimento dos filhos menores de 14 anos, com cópia do cartão de vacina dos menores de 7 anos e atestado de matrícula e frequência escolar; Informação do grau de escolaridade e atestado de reservista.

Depois da contratação, o DP calcula a folha de pagamento, composta de vencimento básico, benefícios e vantagens, deduzindo os descontos legais. No entanto, o cálculo da folha de pagamento deve observar alguns aspectos:

• Jornada de trabalho e horas extras: A jornada de trabalho é determinada através do contrato de trabalho. Conforme o art. 58 da CLT a jornada diária deve ser de até 8 horas, totalizando 220hs mensais. No entanto, esta jornada pode ser acrescida de horas extras, não excedendo a duas horas diárias (art. 59). Essas horas extras serão acrescidas de no mínimo 50% do valor das horas normais.
• Adicional noturno: Considera-se noturno o trabalho realizado das 22hs às 5hs, onde a cada 52 minutos e 30 segundos equivale a 60 minutos do período diurno, acrescidas de adicional de 20% sobre a hora normal, conforme § 1º do art. 73 da CLT.
• Adicional de periculosidade e Insalubridade: São atividades periculosas aquelas realizadas em risco acentuado, com adicional de 30% sobre o salário base do empregado. Já as atividades insalubres, são aquelas que expõem o funcionário a agentes nocivos, tendo adicional sobre o salário mínimo de 40% (grau máximo), 20% (grau médio) ou 10% (grau mínimo) (ROCHA, 2012).

• 13 Salário e Férias: Instituído pela Lei nº 4090/62, o 13º é o valor a ser pago anualmente, proporcional a 1/12 avos por mês trabalhado, em até duas parcelas, até 20 de dezembro do ano corrente. Ao completar 12 meses de trabalho, o empregado tem direito a período de férias, proporcional a 30 dias, sem prejuízo da remuneração, acrescido de um terço de seu salário (art. 134 da CLT).
• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS): Segundo o Ministério da Previdência Social, o trabalhador contribui sobre seu salário, com alíquotas que variam de 8% a 11%, dependendo do valor recebido, com propósito de garantir a seguridade social. O teto máximo de contribuição no ano de 2014 é de R$ 4.390,24.

• Benefícios Previdenciários (Salário Família, Auxílio Doença e Salário Maternidade): O empregado que possuir filhos menores de 14 anos fará jus ao salário família, enquadrando-se na remuneração para recebimento. Em caso de afastamento por doença ou acidente, o empregado estará segurado pela previdência, recebendo as verbas trabalhistas relativas a tal período. No mesmo entendimento, a funcionária que se torna mãe, faz jus ao salário maternidade de até 120 dias, devido a licença maternidade (art. 391 a 401 da CLT).

• Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF): Conforme o RIR, 1999, toda pessoa física que auferir renda que se enquadrar na tabela de contribuição do imposto de renda, terá o valor retido pelo empregador. Em 2014, o rendimento mínimo para contribuição é R$ 1.787,77 e as alíquotas variam de 7,5% até 27,5%, conforme a faixa de remuneração que o contribuinte se enquadrar (Lei 12.469/2011).
• Fundo de Garantia Por Tempo de Serviço (FGTS): A Caixa Econômica Federal é o órgão gestor do FGTS, criado na década de 1960 para proteger o trabalhador demitido sem justa causa. O valor mensal depositado pelo empregador correspondente a 8% do salário de cada funcionário.

        Tais vantagens e direitos trabalhistas devem ser declarados aos órgãos de controle a partir de obrigações acessórias, tais como:

• Sistema Empresa de Recolhimento ao FGTS e informações a Previdência Social (Sefip): utilizado para declaração e o recolhimento do INSS e FGTS, a SEFIP está disponivel no sitio da Caixa Econômica Federal, onde são informados dados sobre  remuneração do trabalhador, afastamento, dentre outras específicas. O Sefip é entregue por meio de certificação eletrônica de dados.

•  Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED): Declaração mensal da movimentação de empregados. O CAGED foi criado pela lei nº 4.923/65 e serve como base para a elaboração de estudos, pesquisas, projetos e programas ligados ao mercado de trabalho, ao mesmo tempo em que subsidia a tomada de decisões por ações governamentais. Ainda, as informações coletas pelo CAGED também são utilizadas pelo programa de Seguro-Desemprego para conferir os dados dos vínculos trabalhistas, além de outros programas sociais.

• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): Instituída pelo decreto-lei nº 76.900 de 12/12/75, a RAIS tem o objetivo de controlar as atividades trabalhistas no País, elaboração de estatísticas do trabalho e a disponibilização de informações do mercado de trabalho às entidades governamentais. Entre suas funções, é conhecida por identificar o trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP.

Por fim, no departamento de pessoal são realizados os encerramentos de contratos de trabalho, que podem ser tanto por iniciativa do empregador (rescisão com ou sem justa causa) como a pedido do empregado (pedido de demissão).  Ainda, nesse departamento realizar-se-ão as atividades ligadas ao E-Social.