O MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA ATIVIDADE DE RECEPÇÃO

FACULDADE PADRAO

TRABALHO PARA A OBTENÇÃO DE NOTA DA N2 DA DISCIPLINA ORGANIZAÇÃO SISTEMAS E METODOS.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA ATIVIDADE DE RECEPÇÃO

DIANNA COSTA DA SILVA

HUGO GOMES E SILVA

IVONE GERALDINO DA SILVA

LÚCIA MARIA DOS SANTOS

PEDRO HENRIK SILVA

RENATA ALVES DE SOUSA

GOIÂNIA - GO

JUNHO - 2013

Índice

1.0...............................................................

2.1...............................................................

2.2...............................................................

2.3...............................................................

3.0...............................................................

Introdução

          O serviço de recepcionista é essencialmente importante, pois é o primeiro contato do cliente com a empresa, este serviço compreende a função de recepcionar, atender ao telefone cuidar da organização e higienização da área de recepção e corredores.

Justificativa

Este manual é de grande importância, na atuação e no conhecimento da atividade exercida de um profissional da área de recepcionista. A atividade da recepcionista é exercida na maioria das empresas, e é de grande valor, pois, atende diagnosticar, designar para o local específico. Traz o conhecimento das funções e obrigações do trabalhador de recepcionista alem de organizar suas funções a necessidade da empresa.

Objetivo Geral

A recepcionista deve gerenciar as necessidades dos clientes de acordo com as possibilidades de disponibilidades dos seus superiores.

Objetivo Especifico

A recepcionista deve filtrar os assuntos e direcionar as necessidades dos clientes aos departamentos compatível para, este ser solucionado.

Manual de Organização características

1.0          A recepcionista é o cartão de visita da empresa. Por isso é muito importante prestar atenção a todos os detalhes do trabalho, pois, é a primeira pessoa a manter contato com o público. A maneira de falar e agir vai contribuir muito para a imagem que irão formar sobre a empresa. Já que a imagem da empresa é tão importante, devendo ficar atento a alguns detalhes que podem passar despercebidos na rotina do seu trabalho:

Sua voz deve ser clara, a mais natural possível. Quando deparada com uma situação conflitante deve permanecer calma e paciente.

2.0          Na sua profissão as vezes é preciso saber de detalhes importantes sobre o assunto que será tratado. Esses detalhes são confidenciais e pertencem somente as pessoas envolvidas.

2.1          Não utilizar o seu local de trabalho para assuntos pessoais, seu equipamento de trabalho como ( computador, telefone, etc.), deve ser mantida em ordem e higiene e utilizado como um único intuito que é o desenvolvimento de seu trabalho.

A recepcionista tem como função, recepcionar, reconhecer e identificar a necessidade do cliente relatando de uma forma resumida todos os dados adquiridos, com o foco em adiantar um processo de informações aos respectivos departamentos, é o elo de ligação do mundo externo com a empresa.

2.2          É de objetivo do recepcionista racionalizar, financeiramente humanas e materiais: encaminhando as necessidades ao profissional adequado, evitando que o mesmo pare suas atividades desnecessariamente, podendo produzir mais financeiramente; no poder de persuasão para fidelizar os clientes; a atualização do material( agenda telefônica e compromisso, relação dos ramais).

2.3             O trabalho de recepcionista tem por base varias opções alem de ações, seu serviço envolve pequenos detalhes, dos quais são necessários para o melhor desempenho, ao chegar em seu local de trabalho deve: ligar as luzes da sala e dos corredores do escritório, ligar os computadores, telefones, PBX, organização do ambiente, consulta da agenda, verificar as correspondências.

3.0          O recepcionista é flexível entre suas ações pois é atento ao telefone e a chegada de um cliente ao seu local de trabalho. Além da rapidez do raciocínio e ações pois as ligações são transferidas com agilidade e os problemas do cliente logo identificado são transferidos para a área especifica. Sua adaptação ao novo é de grande necessidade pois, as mudanças com tecnologia e inovações são constantes e necessárias.

                             

                                 ORGANOGRAMA

		DIRETORIA[pic 1]
[pic 2][pic 3]		ASSESORIA CONTABIL (PROFISSIONAL)[pic 4]	[pic 5]	[pic 6]		[pic 7]
CORDENACAO CONTABIL[pic 8]		RECURSOS HUMANOS		MARKETING[pic 9]		DIRETOR FINANCEIRO
ESTAGIARIO	[pic 10]			CAPTACAO DE CLIENTES

                 

                                       FLUXOGRAMA

	SIM
[pic 11][pic 12][pic 13][pic 14]	[pic 15]	CHEGADA DA RECEPCIONISTA
		[pic 16]
	LIGAR LUZ SALA E CORREDORES ESCRITORIO
	SIM[pic 17]
	LIGAR OS COMPUTADORES, TELEFONES, PBX
	SIM[pic 18]
	LIMPAR E ORGANIZAR O AMBIENTE DE TRABALHO	NAO		NAO
	SIM[pic 19]
			VERIFICAR AS CORRESPONDECIAS, CONSULTAR A AGENDA
	SIM
	RECEPCIONAR CLIENTES, ATENDER TELEFONEMAS EFETUAR CHAMADAS TELEFONICAS, ETC.[pic 20]	[pic 21]
	SIM		NAO
	DESLIGAR APARELHOS, AS LUZES, CHECAR SE TODAS AS JANELAS ESTAO FECHADAS E LIGAR ALARMES.
	[pic 22] SIM
		SAIDA DA RECEPCIONISTA

LAYOUT