O MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA ATIVIDADE DE RECEPÇÃO
Por: Lucia2211 • 18/11/2017 • Trabalho acadêmico • 1.247 Palavras (5 Páginas) • 5.572 Visualizações
FACULDADE PADRAO
TRABALHO PARA A OBTENÇÃO DE NOTA DA N2 DA DISCIPLINA ORGANIZAÇÃO SISTEMAS E METODOS.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA ATIVIDADE DE RECEPÇÃO
DIANNA COSTA DA SILVA
HUGO GOMES E SILVA
IVONE GERALDINO DA SILVA
LÚCIA MARIA DOS SANTOS
PEDRO HENRIK SILVA
RENATA ALVES DE SOUSA
GOIÂNIA - GO
JUNHO - 2013
Índice
1.0...............................................................
2.1...............................................................
2.2...............................................................
2.3...............................................................
3.0...............................................................
Introdução
O serviço de recepcionista é essencialmente importante, pois é o primeiro contato do cliente com a empresa, este serviço compreende a função de recepcionar, atender ao telefone cuidar da organização e higienização da área de recepção e corredores.
Justificativa
Este manual é de grande importância, na atuação e no conhecimento da atividade exercida de um profissional da área de recepcionista. A atividade da recepcionista é exercida na maioria das empresas, e é de grande valor, pois, atende diagnosticar, designar para o local específico. Traz o conhecimento das funções e obrigações do trabalhador de recepcionista alem de organizar suas funções a necessidade da empresa.
Objetivo Geral
A recepcionista deve gerenciar as necessidades dos clientes de acordo com as possibilidades de disponibilidades dos seus superiores.
Objetivo Especifico
A recepcionista deve filtrar os assuntos e direcionar as necessidades dos clientes aos departamentos compatível para, este ser solucionado.
Manual de Organização características
1.0 A recepcionista é o cartão de visita da empresa. Por isso é muito importante prestar atenção a todos os detalhes do trabalho, pois, é a primeira pessoa a manter contato com o público. A maneira de falar e agir vai contribuir muito para a imagem que irão formar sobre a empresa. Já que a imagem da empresa é tão importante, devendo ficar atento a alguns detalhes que podem passar despercebidos na rotina do seu trabalho:
Sua voz deve ser clara, a mais natural possível. Quando deparada com uma situação conflitante deve permanecer calma e paciente.
2.0 Na sua profissão as vezes é preciso saber de detalhes importantes sobre o assunto que será tratado. Esses detalhes são confidenciais e pertencem somente as pessoas envolvidas.
2.1 Não utilizar o seu local de trabalho para assuntos pessoais, seu equipamento de trabalho como ( computador, telefone, etc.), deve ser mantida em ordem e higiene e utilizado como um único intuito que é o desenvolvimento de seu trabalho.
A recepcionista tem como função, recepcionar, reconhecer e identificar a necessidade do cliente relatando de uma forma resumida todos os dados adquiridos, com o foco em adiantar um processo de informações aos respectivos departamentos, é o elo de ligação do mundo externo com a empresa.
2.2 É de objetivo do recepcionista racionalizar, financeiramente humanas e materiais: encaminhando as necessidades ao profissional adequado, evitando que o mesmo pare suas atividades desnecessariamente, podendo produzir mais financeiramente; no poder de persuasão para fidelizar os clientes; a atualização do material( agenda telefônica e compromisso, relação dos ramais).
2.3 O trabalho de recepcionista tem por base varias opções alem de ações, seu serviço envolve pequenos detalhes, dos quais são necessários para o melhor desempenho, ao chegar em seu local de trabalho deve: ligar as luzes da sala e dos corredores do escritório, ligar os computadores, telefones, PBX, organização do ambiente, consulta da agenda, verificar as correspondências.
3.0 O recepcionista é flexível entre suas ações pois é atento ao telefone e a chegada de um cliente ao seu local de trabalho. Além da rapidez do raciocínio e ações pois as ligações são transferidas com agilidade e os problemas do cliente logo identificado são transferidos para a área especifica. Sua adaptação ao novo é de grande necessidade pois, as mudanças com tecnologia e inovações são constantes e necessárias.
ORGANOGRAMA
DIRETORIA[pic 1] | |||||||
[pic 2][pic 3] | ASSESORIA CONTABIL (PROFISSIONAL)[pic 4] | [pic 5] | [pic 6] | [pic 7] | |||
CORDENACAO CONTABIL[pic 8] | RECURSOS HUMANOS | MARKETING[pic 9] | DIRETOR FINANCEIRO | ||||
ESTAGIARIO | [pic 10] | CAPTACAO DE CLIENTES |
FLUXOGRAMA
SIM | ||||||||
[pic 11][pic 12][pic 13][pic 14] | [pic 15] | CHEGADA DA RECEPCIONISTA | ||||||
[pic 16] | ||||||||
LIGAR LUZ SALA E CORREDORES ESCRITORIO | ||||||||
SIM[pic 17] | ||||||||
LIGAR OS COMPUTADORES, TELEFONES, PBX | ||||||||
SIM[pic 18] | ||||||||
LIMPAR E ORGANIZAR O AMBIENTE DE TRABALHO | NAO | NAO | ||||||
SIM[pic 19] | ||||||||
|
|
| ||||||
VERIFICAR AS CORRESPONDECIAS, CONSULTAR A AGENDA | ||||||||
SIM | ||||||||
| [pic 21] | |||||||
SIM | NAO | |||||||
DESLIGAR APARELHOS, AS LUZES, CHECAR SE TODAS AS JANELAS ESTAO FECHADAS E LIGAR ALARMES. | ||||||||
[pic 22]
| ||||||||
SAIDA DA RECEPCIONISTA | ||||||||
LAYOUT
...