RELATÓRIO PARCIAL ESTAGIO

RELATÓRIO PARCIAL DE ESTÁGIO - OBSERVAÇÃO EMPRESARIAL

SEMESTRE: 2022-02

Aluno (a): Christiane Gloor Assmann

Matrícula: 202104460384

Empresa: Digital Branding Group

Endereço da empresa: Av. Independência, 1299/301 - Moinhos de Vento, Porto Alegre - RS, 90035-077

Telefone da empresa:  (51) 2108-5890

Site/e-mail da empresa: https://cadastra.com/pt/

APRESENTAÇÃO DA EMPRESA

A Digital Branding Group (DBG) é o grupo de comunicação digital que controla as empresas Cadastra, Adtail NewBlue e ACCT. Atualmente, o grupo é responsável por grande parte das atividades administrativas das empresas.

1. PROCESSO DE TRABALHO - DADOS RELATIVOS AO LOCAL DE ESTÁGIO

• Função exercida: Assistente financeiro
• Descrever o processo de trabalho indicando as atividades desempenhadas: Arquivar digitalmente e de forma tempestiva e organizada todos os documentos dos processos em que estiver envolvido (Ex: PI’s, notas fiscais, contratos, etc); Monitorar e-mails dos clientes sob sua responsabilidade para que nenhuma demanda passe despercebida; Acompanhar as informações dos contratos de clientes para o faturamento dos serviços; Conferir e atualizar as planilhas de controle de faturamento (veiculações em mídia, saldos de investimentos de clientes, NFs emitidas, etc); Emitir e alterar pedidos de inserção (PI); Emitir notas fiscais e boletos dos clientes; Lançar notas fiscais de repasse no sistema ERP; Atualização de contas a receber: realizar a cobrança de inadimplentes e atualizar previsão de recebimentos dos clientes;
• Apresentar fluxo ou mapeamento das atividades desenvolvidas:

Cliente contrata os serviços da empresa; É feito um Aceite comercial e um Contrato e enviado para assinatura; Assim que o aceite comercial é assinado, já é possível iniciarem os serviços; Após assinatura do aceite, os valores dos serviços contratados são incluídos na planilha de Expectativas de Receitas para acompanhamento mensal do real x expectativa; Fazemos os cadastros dos novos clientes no ERP com as informações preenchidas por eles no formulário correspondente e criado conta contábil e centro de custos para o cliente; Após é criado uma planilha de investimentos mensal com todas as informações dos serviços contatados; Equipe de CS informa em uma planilha a data de kik off de cada serviço para a primeira cobrança proporcional; Mensalmente é conferido todos os investimentos de mídia e aplicado o % de gestão de mídia e após ter conferido o fechamento do cliente fica liberado para faturar e enviar para o cliente dentro do prazo estipulado. Clientes que possuem repasse de investimentos pagos pela agência, tem os valores de investimentos faturados juntamente com os serviços ou em NF separada. As notas de repasse são lançadas no sistema ERP respeitando os prazos de vencimento e emissão. Após todos os clientes serem faturados, é gerado relatório e comparado com o relatório de Expectativa de Receitas, havendo divergências entre a expectativa e o realizado, verificar o que ocorreu. Veículos que não possuem ferramentas para geração de relatório mensal, é solicitado um PI (pedido de inserção) para veiculação de mídias do cliente.

• Período que desenvolveu ou que desenvolve a atividade: Início das atividades na empresa se deu em 08/11/2021 até o momento.

1. CORRELACIONAR AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS COM OS OBJETIVOS FINAIS DA ORGANIZAÇÃO

• Missão da empresa: Aliar serviços de consultoria em negócios, performance em Marketing, tecnologia para solucionar os desafios dos clientes e transformar resultados.
• Contribuição das atividades desenvolvidas por você para o alcance dos objetivos organizacionais: Analisar documentos e manter as planilhas de controles dos serviços e investimentos de mídias dos clientes atualizados para faturar os serviços contratados, dentro dos prazos estabelecidos e com os valores corretos;

1. RELACIONAR AS ORIENTAÇÕES E TREINAMENTOS RECEBIDOS E APRENDIZAGEM RECORRENTE

• Tipos de treinamentos e orientações: Treinamentos online sobre os procedimentos padrão de faturamento, funcionamento sistema ERP, emissão de PI’s, lançamento de notas fiscais de repasse, emissão de boletos bancários, curso ferramenta ClickUp).

1. RECURSOS UTILIZADOS NAS ATIVIDADES - MANUAIS E EQUIPAMENTOS

Disponibilizado um notebook com sistema ERP, e-mail corporativo e conta no Google Planilhas e uma tela para trabalho remoto e todos os manuais disponíveis na rede da empresa para consulta quando necessário.

1. RESULTADOS ESPERADOS EM RELAÇÃO ÀS SUAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NA EMPRESA:

• O que é esperado pela empresa em relação às atividades que você desempenha? Organização das atividades, compreendendo bem as prioridades, acompanhamento dos e-mails referentes aos meus clientes para que nenhuma demanda passe despercebido, capacidade analítica e técnica, para desempenhar a função de acordo com as boas práticas contábeis e normas vigentes.

1. RESULTADOS ALCANÇADOS

Até o momento, o resultado tem sido satisfatório, com as entregas de resultados dentro dos prazos estabelecidos, planilhas atualizadas e todos os documentos devidamente salvos, e acompanhamento das demandas dos meus clientes em dia.

1. INDICADORES RELACIONADOS AO SEU DESEMPENHO PROFISSIONAL

• Descrever o processo de avaliação formalizado em relação ao desempenho das atividades mais importantes: Acompanhamento semanal com a analista líder do núcleo da Adtail, revisando todos os acontecimentos, dificuldades, fazendo uma revisão geral das rotinas, vendo o que foi entregue e o que está sendo executado. No feedback enviado foi informado que estou atingindo as metas e entregando de forma correta todas as atividades previstas e que possuo um bom relacionamento com os colegas contribuindo para o crescimento e o desenvolvimento da área de faturamento.

1. DIFICULDADES ENCONTRADAS X OPORTUNIDADES

As dificuldades encontradas foram em relação aos serviços prestados e não cobrados, onde por vezes o cliente contratou novos serviços e os mesmos não foram validados pela área de contratos e feitos os devidos aditivos, não chegando a conhecimento da área de faturamento da empresa para a devida cobrança do serviço. Também houveram casos em que o serviço foi descontinuado e a informação não foi repassada para a área de faturamento que continuou efetuando as cobranças até ser notificado pelo próprio cliente sobre a cobrança indevida.