Um procedimento unificado para a manutenção de registros contábeis usando livros de conta que devem ser registrados no Registro Estadual de Empresas de Mercadorias

2 CONCEITO DE ESCRITURAÇÃO

Escrituração é uma técnica contábil que registra nos livros próprios todos os acontecimentos que ocorrem na empresa e que possam vir a modificar a situação patrimonial da mesma.

Segundo o artigo 1.179 da Lei nº 10.406/2002, todas as empresas estão obrigadas a seguir uma ordem uniforme de contabilidade, utilizando-se de livros de registros, os quais devem ser registrados no Registro Público de Empresas Mercantis.

Ficam dispensados da escrituração contábil os empresários rurais e os pequenos empresários (empresário individual que aufira receita bruta anual de até R$ 36.000,00).

Conforme Ribeiro (2009, p.66) “as empresas utilizam, ainda, livros exigidos pelas legislações societária, fiscal, trabalhista e previdenciária. São livros obrigatórios em decorrência da forma jurídica, do ramo da atividade ou por outro motivo definido em Lei.”

3 LIVROS DE ESCRITURAÇÃO

Conforme o artigo 1.180 do Código Civil o único livro obrigatório por lei é o Diário. Segundo Crepaldi (2010), livros obrigatórios são aqueles exigidos pelo poder público e servem como objeto de fiscalização das empresas por parte dos órgãos do governo. Dividem-se em dois grupos: os que são exigidos pelo Código Civil e os que são exigidos por leis especiais.

Os livros obrigatórios de escrituração devem seguir certas formalidades para que tenham validade jurídica e fiscal:

- as extrínsecas: encadernação, numeração mecânica, termos de abertura e encerramento, registro na repartição competente do Registro do Comércio;

- as intrínsecas: maneira de preenchê-los, sem rasuras, emendas, respeitar ordem cronológica rigorosa, continuidade e exatidão.

Já os livros auxiliares ou facultativos, como o próprio nome diz, não são obrigatórios por lei, porém são necessários para o bom funcionamento da contabilidade para as empresas. Os principais livros auxiliares são: Razão, Caixa, Contas Correntes.

Conforme Crepaldi (2010), os livros podem ser classificados em cronológicos ou sistemáticos. Cronológicos seguem ordem cronológica em função dos lançamentos neles contidos, são exemplos livros Diários e Caixa, já os sistemáticos agrupam os lançamentos de acordo com a natureza e finalidade, exemplos Razão e Contas-correntes.

A seguir veremos Livro Diário, Razão e Caixa.

3.1 LIVRO DIÁRIO

O livro Diário é obrigatório e deve seguir as formalidades extrínsecas (que dizem respeito a sua apresentação material) e intrínsecas (relacionadas à escrituração propriamente dita). Tem como finalidade registrar todas as operações comerciais. Conforme Ribeiro (2009, p. 72), “o lançamento, no livro Diário, é feito em ordem cronológica de dia, mês e ano, e os elementos que o compõem obedecem a uma determinada disposição técnica”.

Esses lançamentos são feitos a partir do método das partidas dobradas, no qual para todo débito deve haver um crédito de igual valor.

O autor Iudícibus (2010) ainda alerta que a expressão partidas dobradas não indica duplicidade ou repetição de um mesmo registro, indica que sempre que ocorre um fato, dois ou mais elementos do patrimônio são alterados equivalentemente.

Ribeiro ainda observa que todo lançamento deve ter cinco elementos essenciais. São eles: local e data da ocorrência do fato; conta a ser debitada; conta a ser creditada; histórico e valor.

O lançamento no livro Diário denomina-se partida de Diário, e nele uma conta é a contrapartida da outra.

Esse livro passou por três estágios de escrituração, primeiro o processamento manual, que está em desuso, porém é de grande utilidade para o ensino, depois o processamento mecânico, até chegar ao processamento eletrônico de dados.

Segue um exemplo de escrituração manual e abaixo a legenda dos códigos de 1 a 8.

1 – Código das contas segundo o plano de contas;

2 – Número da folha do livro Razão em que foi lançada a conta;

3 – Coluna reservada para a preposição ‘a’ da conta credora;

4 – Coluna reservada para os títulos das contas e para o histórico;

5 – Coluna reservada para o dia em que ocorreu