A Importância do Sistema de Informação na Gestão de Suprimentos

A Importância do Sistema de Informação na Gestão de Suprimentos[pic 2]

Renata da Silva Antunes1, Alissa Peres Penteado2

1. Graduada em Farmácia, Mestre em Ensino na Saúde, Especialista em Gestão da Saúde e Administração Hospitalar, Rio de Janeiro (RJ), Brasil.
2. Graduada em Informática Biomédica, Mestre em Gestão e Informática, Coordenadora de tutoria do Curso de Especialização em informática em Saúde da Universidade Aberta do Brasil, Universidade Federal de São Paulo - UNIFESP, São Paulo (SP), Brasil

Resumo
Nos últimos 25 anos, a evolução trouxe mudanças na informática. A informação obtida anteriormente isolada e simples passou a ser parte integrante de um sistema e de uma instituição. Os antigos modelos de controle foram substituídos pelos Sistemas de Gestão. Nas instituições hospitalares, onde cerca de 25% dos custos provêm de suprimentos, o sistema de informação pode ser uma ferramenta que contribui na administração deste estoque? Sob esta ótica, o objetivo deste trabalho foi verificar a importância do sistema de informação em saúde para a gestão do estoque de suprimentos e sua contribuição na tomada de decisão. A estratégia da pesquisa foi uma revisão bibliográfica da literatura, de caráter exploratório. Foram selecionados seis estudos. Suportado por estes estudos, conclui-se que o sistema de informação é peça fundamental na engrenagem de uma instituição hospitalar e o seu uso correto faz parte do processo decisório e contribui para uma gestão eficaz.

Descritores: Gestão de Suprimentos. Sistema de Informação. Hospital. Tecnologia

Introdução

O desenvolvimento do processo de logística que aconteceu no século XVII com dois importantes imperadores, Júlio César e Napoleão Bonaparte, foi o início de um caminho para a construção do conceito de cadeia de suprimentos. Neste tempo, a logística não se limitava apenas a missão de compra de suprimentos e manutenção da tropa, mas também ao suporte, aos preparativos administrativos, aos reconhecimentos e à inteligência envolvidos na movimentação e sustentação das forças militares1.

No Brasil, até os anos 70, a logística era exercida de forma individualizada, sem metas definidas e com a ausência de uma coordenação entre a distribuição de um produto e o seu transporte. Nos anos 90, a logística ganhou um impulso e a necessidade de se integralizar o processo. Os empresários perceberam que era necessário ter o produto certo, no momento certo, com qualidade e para o atendimento ao consumidor a um preço justo. Surge então, a gestão da cadeia de suprimentos, que passa a abranger e controlar todo o armazenamento da matéria prima (para a fabricação do produto) ou do produto final, seu estoque, seu transporte até o local de venda ou ao consumidor final. Atualmente, a gestão da cadeia de suprimentos é definida pelo Dicionário da Sociedade Americana de Controle de Inventário e Produção (em inglês, American Production And Inventory Control Society - APICS) como "design, planejamento, execução, controle, e monitoramento das atividades da cadeia de suprimentos com o objetivo de criar valor líquido, construção de uma infraestrutura competitiva, alavancagem logística mundial, sincronizar a oferta e a procura e avaliação do desempenho global"2.

No cenário hospitalar, a gestão da cadeia de suprimentos representa o elo entre as expectativas de todos os setores da organização e a atenção e a recuperação do usuário. Certamente, a instituição de saúde, seja ela classificada de atenção geral ou especializada, de administração governamental ou particular, de pequeno, médio ou grande porte, lucrativa ou não, compreende a mais complexa organização humana que nos propomos a administrar. Sua complexidade inicia-se pela natureza de sua missão. Tecnicamente, uma instituição de saúde é um prestador de serviços, com uma responsabilidade de salvar vidas; o que o diferencia de outras atividades do setor de serviços. Por conseguinte, a gestão da cadeia de suprimentos tem que ser desenvolvida para agregar valores acima da média em relação às outras modalidades de prestação de serviço3.

Sabe-se que a armazenagem de itens exige investimento por parte da organização. A criticidade da maioria dos medicamentos e materiais médicos hospitalares geralmente é alta, não sendo permitida a demora na entrega ou mesmo a falta de qualquer item imprescindível para um tratamento a se realizar. O ideal seria uma perfeita sincronia na dicotomia oferta-demanda, de modo a tornar a manutenção do estoque desnecessária. Mas, como a previsibilidade nem sempre é possível e nem sempre os itens estão disponíveis para a aquisição imediata, eles precisam ser armazenados para garantir a sua pronta disponibilidade. Não podemos esquecer que as instituições de saúde lidam com vidas4,5.

Portanto, em razão da necessidade de se prever a aquisição do estoque e se garantir que os itens estejam disponíveis quando necessários para a utilização, o presente trabalho teve como objetivo verificar a importância de um sistema de informação em saúde para a gestão do estoque de medicamento e material médico hospitalar e no processo de apoio à tomada de decisão.

Método

A estratégia da pesquisa deste estudo foi delimitada pela Universidade Federal de São Paulo (UNIFESP) na modalidade de revisão bibliográfica da literatura. Para alcançar o objetivo proposto, a pesquisa realizada foi de caráter exploratório.

Foram selecionados para a busca da produção científica, quatro bases de dados que abrangem conteúdo das áreas de informação em ciências da saúde: LILACS, MEDLINE, PUBMED e SciELO.

Foram incluídos no estudo apenas as produções científicas em texto completo, dentro do período 2006-2016, nos idiomas inglês, português ou espanhol e que continham, no mínimo, duas ou mais palavras chaves: sistema(s) de informação, tecnologia, gestão de suprimentos, hospital(ais) e impactos. Foram excluídos artigos editoriais, de opinião ou carta ao editor.

Como estratégias de busca nas bases de dados citadas, utilizou-se o vocabulário disponível no MeSH ou no DeSC e as chaves de busca abaixo:

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Resultados

O resultado inicial desse estudo recuperou 13 referências, mas quatro apresentavam somente o resumo e três não obedeciam completamente aos critérios de inclusão e por isso estes estudos foram excluídos.

Os seis estudos escolhidos para análise foram listados na Tabela 1.

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Tabela 1 – Artigos localizados nas bases de dados sobre a importância do sistema de informação em saúde na gestão de suprimentos.