Ferramentas de gerenciamento de processos

No artigo “Relatos diferentes, uma narrativa” (Roberto Rockermann), a empresa BRASKEM possui uma interação estreita e constante entre os seus variados setores uma vez que, se reúnem para discutir e avaliar o que deve ser reforçado e quais as possíveis vulnerabilidades e o que pode ser feito para melhorar e responder a possíveis questionamentos no âmbito financeiro, investimentos e relações humanas internas e externas. Após a análise dos dados é feito o anúncio dos resultados. São gerados boletins para os colaboradores e bimestralmente são publicadas revistas com notícias sobre a empresa e sobre a família Braskem. Realiza-se a divulgação dos resultados anuais e é publicado o relatório de Administração contendo o balanço anual e estratégias de curto e médio prazo. Mais uma vez as equipes envolvidas analisam os dados e fazem as observações necessárias. Analisando o passo a passo que essa empresa utiliza pode-se concluir que houve entrosamento entre os diferentes setores. Portanto, o gerenciamento eficiente de processos internos e externos aperfeiçoa a capacidade de uma organização de se antecipar, gerenciar e responder às alterações de mercado, concretizar as oportunidades de negócios e redução de ineficiências e erros causados por uma repetição de informações e ações. Nesse ponto, são adotadas por elas ferramentas contidas no gerenciamento de processos que auxiliam na identificação de um ou mais problemas, bem como na busca por soluções simples, mas eficazes.

Segundo JURAN (1997), a Gerência de processo como ferramenta do desempenho organizacional se dá por sistemas de ações voltadas à concretização de uma meta. Com essa definição o autor ainda relata a inclusão dos colaboradores e das instalações físicas da organização, bem como orientação para as metas, sistematização, capacidade e legitimidade. O principio básico do gerenciamento de processos é que toda organização deve ser vista como um sistema aberto, com o propósito de atender às necessidades de seus clientes por meio de seus serviços.

PINTO (1993) afirma que a metodologia de gerência de processos é empregada para definir, analisar e gerenciar a melhoria no desempenho da organização, quanto aos seus processos críticos, e assim atingir as condições de excelência para atender às exigências dos clientes. Sendo que, o gerenciamento de processos está dividido em três fases: A primeira fase consiste na definição do processo: Organização, análise e entendimento dos processos que estão sendo executados na empresa. Definição de uma hierarquia de processo e suas relações (HARRINGTON, 1993). A segunda fase consiste na Análise do Processo. A terceira e última fase consiste na Melhoria do Processo.

Uma ferramenta crucial para o gerenciamento de processos é a padronização. JURAN (1997) afirma que sem padronização não há o devido controle. FALCONI (1992) defende que toda organização precisa entender que a padronização vem complementá-la, pois traz melhorias no que se diz respeito à qualidade, aos custos, ao cumprimento de cronogramas, segurança, saúde e recursos humanos. Complementa que a padronização só chega ao seu ciclo final quando houver segurança no padrão da atividade executada. Cita ainda que o ato de padronizar é reunir as pessoas envolvidas num determinado processo e discutir seu trajeto, até que se possa encontrar o melhor caminho, assegurando que todos os participantes irão seguir o caminho que foi acordado, e então capacitá-los para as novas mudanças.

Outro aspecto importante numa organização é a forma de comunicar-se internamente e externamente já que a comunicação é um processo constante em nossa vida. O domínio desse recurso permite que líderes e colaboradores interajam, executem projetos juntos obtendo assim melhores resultados no desempenho organizacional. Isso influencia positivamente no clima organizacional uma vez que, quanto mais diálogo houver entre os indivíduos do grupo melhor será o desempenho destes, o que gerará maior produtividade e consequentemente lucros. Tendo uma visão mais ampla de uma organização podemos dizer que, se internamente seus colaboradores (incluindo líderes) possuem a mesma linguagem, postura e comportamento baseados na visão e nos princípios que esta organização pratica tais como: confiança, atenção ás necessidades dos clientes e colaboradores, estéticos (logotipo, apresentação dos colaboradores), pontualidade em cumprir com compromissos (entregas), forma de agir e relacionar-se com os clientes, etc., transmite aos clientes e usuários dos serviços prestados por essa empresa, confiança e a ideia de que se trata de uma empresa organizada e competitiva.