ORÇAMENTO EMPRESARIAL

ORÇAMENTO EMPRESARIAL 2007

Prof. José Roberto

“O processo orçamentário é indispensável para a administração de qualquer empresa, seja qual for seu tamanho ou sua natureza. Basta lembrar que empresa sem orçamento é como navio sem rota definida ou avião sem plano de vôo.” (Lunkes. Manual de Orçamento, prefácio)

Noções Preliminares

Histórico

Em todo instante nos deparamos com a necessidade de fazer orçamento. Na pré-história o homem da caverna fazia previsão de comida. No nosso dia-a-dia fazemos previsão de gastos.

As práticas e procedimentos utilizados na atualidade tiveram sua origem no século XIX.

Na época de Napoleão havia uma preocupação com o melhor (ou maior) controle sobre as despesas, foi quando aconteceram as principais mudanças nesse sentido, sendo melhoradas ao longo dos anos. Foram também utilizadas como política de governo. Consideravam as receitas e despesas durante um determinado período.

Da França, as idéias orçamentárias foram para a Inglaterra e início do século XX nos Estados Unidos onde foram desenvolvidas várias práticas para o planejamento principalmente na administração pública, quando em 1907 foi implantando o primeiro orçamento público em Nova Iorque, mas empresas privadas o orçamento começou em 1919.

O estudo do orçamento no Brasil começou por volta de 1940, mas só a partir de 1970 que as empresas colocaram-no em prática.

Conceitos

No sentido dicionarizado, o termo “orçamento” refere-se a um cálculo prévio entre receita e despesa.

Alguns autores conceituam como um plano administrativo abrangendo todas as operações para um período futuro.

Outros ainda conceituam como um plano geral de ação detalhada das operações e/ou investimentos por determinado período, orientado pelos objetivos e metas propostas pela alta administração.

Temos também como um conjunto de previsões quantitativas apresentadas de forma estruturada.

Podemos entender também como um plano de atividades futuras, de várias formas, financeiras e não financeiras para um período que está por vir, normalmente por um ano.

Orçamento também pode ser definido como uma estrutura sistemática e formal dividida em planejamento, execução e controle.

Orçamento é um plano de ação detalhado como o objetivo principal de atingir a maior eficiência em todos os seguimentos, com base nos recursos aplicados.

Etapas

Foi visto que o orçamento pode ser conceituado como um plano de atividades para um período futuro dividido nas etapas de planejamento, execução e controle, que estruturemos a seguir:

PLANEJAMENTO

Também chamado de planejamento de longo prazo. Avalia e analisa a tendência e a direção a ser tomada pela empresa, que é apresentado em três fases:

Planejamento Estratégico – refere-se ao direcionamento que a empresa deverá tomar nos próximos anos, avaliando desta forma os objetivos que se pretende alcançar.

É elaborado baseando-se por quatro pilares que dão forma e direcionamento, a saber:

O primeiro é a Cultura e os Valores que é a história da empresa e o contexto social em que ela está inserida.

Outro, as Relações de Poder que norteiam a conduta e os relacionamentos na empresa.

As Oportunidades e as Ameaças é aquele que avalia e analisa o ambiente ou mercado e os riscos, estes oriundos de vários ambientes como: governo, economia, fornecedores e mercado.

Por fim, os Recursos que norteiam, muitas vezes, todo o planejamento.

Planejamento Tático – trata-se da preparação quantitativa; montagem dos objetivos financeiros, nesta etapa os gestores identificam os objetivos quantitativos.

Planejamento Operacional – plano que indica como devem ser administradas as operações do dia-a-dia. É aquele em há o detalhamento das operações.

EXECUÇÃO

A execução de uma estratégia não trata apenas em colocá-la em prática, mas também de tomar as decisões em todo o processo de desenvolvimento, que abrange:

• Coordenação e integração das áreas que precisam trabalhar juntas;

• Comprometimento entre indivíduos de um grupo e entre os grupos existentes para a realização dos objetivos;

• Competência técnica e gerencial para equacionar e resolver problemas e coordenadar as soluções.

CONTROLE

Refere-se ao monitoramento dos fatores-chaves para o sucesso do orçamento.

Nesta etapa também temos como função ( alguns chamam de desafio) o monitoramento dos “fatores-chaves” do sucesso, isto é, conseguir colocar em prática os objetivos propostos.

Da mesma forma do planejamento, o controle é dividido em três fases:

Controle Estratégico – Tem a função primeira de manter a empresa na direção estratégica previamente definida.

Trata-se de acompanhamento observando alguns preceitos, ora chamados de sistemas:

i. Estabelecer limites à ação a ser tomada – sistema de fronteiras;

ii. Promover valores – sistema de crenças;

iii. Controle de procedimentos internos da empresa – sistema de controle interativo;

iv. Feedback – sistema de controle de diagnóstico.

Controle Tático – conjunto de indicadores e metas que permite verificar se os objetivos estão sendo atingidos.

Instrumento para a verificação e acompanhamento das medidas mais gerais em relação ao nível de unidade.

Avalia também os gestores por meios de medidas quantitativas e qualitativas.

Controle Operacional – também chamado de controle orçamentário.

Ação necessária para assegurar a realização dos objetivos, planos, políticas e padrões estabelecidos.

Vantagens e Limitações

VANTAGENS

• Análise antecipada das políticas básicas da empresa;

• Reduz o envolvimento da alta administração com as operações diárias;

• Identifica as deficiências e eficiências da empresa contribuindo para melhoria futura.

• Fortalece a empresa por meio do aperfeiçoamento dos registros, análises e relatórios;

• Melhora o direcionamento da aplicação dos recursos da empresa.

LIMITAÇÕES

• Os dados são estimativas;

• O custo do sistema;

• Não existe um orçamento padrão, que deverá sempre ser ajustado de acordo com a empresa.

Tipos ou Métodos

O orçamento, ao longo dos anos foi adaptando-se e acompanhando as tendências das teorias sobre gestão.

Os diferentes tipos de orçamentos também são chamados de métodos. Existem vários deles, dentre os quais alguns estudaremos a seguir:

ORÇAMENTO DE BAZE ZERO – projeta os dados como se as operações estivessem começando da estada zero.

ORÇAMENTO CONTÍNUO – trabalha com a revisão contínua, a partir dos dados do mês recém concluído, acrescentando os dados do mês seguinte.

ORÇAMENTO FLEXÍVEL – em suas projeções são admitidas uma faixa de valor, não determina apenas um número.

ORÇAMENTO EMPRESAIRIAL – projeção dos resultados e posterior controle.

Orçamento de Vendas

Conceito

Todos ou outros orçamentos são preparados a partir do planejamento de vendas, ou ainda, com a determinação do quanto, quando e o que produzir, podemos determinar os demais orçamentos.

Introdução

TIPO DE VENDAS

INTERNA

Venda que acontece no ambiente da empresa.Venda em que o comprador ou cliente em potencial, desejando adquirir certo produto, procura (ele próprio) a empresa.

EXTERNA

Venda em que o cliente é visitado pelos vendedores. A venda acontece fora do ambiente da empresa.

INTERNA E EXTERNA

A empresa pode ter uma força de vendas externa (ou força de vendas de campo) e interna, ou ambas.

Os vendedores externos viajam para visitar seus clientes, e os vendedores internos conduzem seus negócios do escritório via telefone ou recebendo visitas de compradores potenciais.

Para reduzir as demandas de tempo de sua força de vendas externas muitas empresas têm aumentado a força de vendas interna. Os vendedores internos incluem equipe de apoio técnico, assistentes de vendedores e profissionais de telemarketing. A equipe de apoio técnico fornece informações técnicas e reponde às perguntas dos clientes. Os assistentes de vendas fazem serviços de escritório para os vendedores externos – telefonam para confirmar os compromissos, fazem verificações de créditos, acompanham às entregas e respondem a perguntas de clientes quando os vendedores externos não são encontrados. Os profissionais de telemarketing usam o telefone para encontrar novos clientes e qualificar os clientes potenciais para a força de vendas de campo, ou para vender e prestar serviços diretamente ao cliente.

A força de venda interna poupa tempo para os vendedores externos, a fim de que eles vendam para grandes contas e procurem novos clientes potenciais importantes. Dependendo da complexidade do produto e do cliente, o profissional de telemarketing pode fazer mais contatos por dia, em comparação aos contatos de um vendedor externo pode fazer. E para muitos tipos de produtos e situações de vendas o telemarketing pode ser tão eficiente quanto uma visita pessoal, e muito menos onerosa. O telemarketing pode ser usado com sucesso por grandes e pequenas empresas.

ATACADO

Venda em grande quantidade de um determinado produto, geralmente a varejistas.

VAREJO

Venda por unidade ao consumidor diretamente.

LOJISTA

O cliente recebe atendimento direto dos vendedores;

SELF-SERVICE

O cliente escolhe seus produtos desejados. Só há a intervenção do vendedor quando solicitado pelo cliente.

PRACISTA ou REEMBOLSO

Efetuada pelo vendedor itinerante que trabalha com catálogos, amostras ou produtos. Pode atender também diretamente aos consumidores;

DOMICILIAR

Venda feita na própria residência do cliente.

FORMAS DE PAGAMENTO

À VISTA

- Pagamento imediato, através de dinheiro, cheque ou cartão de crédito;

A PRAZO OU CREDIÁRIO

- Com a prévia aprovação da ficha cadastral do cliente, realiza-se a venda com promessa de pagamento por carnê. Efetuada com prazo fixo (30, 60, 90,120 dias, por exemplo), normalmente estabelecido por acordo entre fabricante e revendedor;

POR CONSIGNAÇÃO

- O comerciante não empata capital, o pagamento das mercadorias só se efetiva após a venda ao consumidor;

POR TROCA

- Uma mercadoria usada serve como entrada ou parte do pagamento para a aquisição de uma nova mercadoria.

Restrições

Para preparação do orçamento de vendas são analisadas algumas variáveis como o mercado consumidor, de fornecedor, de trabalho e recursos humanos, desta forma são identificados alguns aspectos que interferem diretamente nos objetivos da empresa.

INTERNAS

Antes de qualquer plano há necessidade da identificação das limitações da empresa, a esses “problemas”, chamamos de restrições internas:

• Capacidade Produtiva Insuficiente;

• Estrutura Administrativa Inadequada;

• Pessoal não Habilitado;

• Recursos Financeiros.

EXTERNAS

Além das restrições internas não se pode esquecer das interferências que devem ser identificadas, mas independem da política da empresa, são chamadas de restrições externas:

• Política do País;

• Política Inflacionária;

• Mercado Fornecedor;

• Mão-de-Obra (recrutamento qualificado);

• Concorrentes.

Políticas de Marketing

Vendas e marketing trabalham juntos, desta forma as políticas do marketing contribuem diretamente na preparação do planejamento de vendas.

PREÇOS – Dimensiona os valores para cada produto. Lançamento, promoção ou liquidação;

PRODUTOS – Refere-se a inclusão, criação, modificação ou até mesmo eliminação do produto.

DISTRIBUIÇÃO – Escolhe os meios para que o produto chegue até o consumidor.

PROPAGANDA – Define os veículos de divulgação.

Métodos de Estimação da Procura Futura