Arquitetura De Um Sistema De Informação Contábil Gerencial

ETAPA 01

ARQUITETURA DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL GERENCIAL

A informação contábil precisa atender primariamente a dois pressupostos básicos, para que tenha validade integral no processo de gestão administrativa: necessidade da informação e planejamento e controle.

Planejamento e Controle

O sistema de informação gerencial exige planejamento para produção dos relatórios, para atender plenamente aos usuários. É necessário saber o conhecimento contábil de todos os usuários, e construir relatórios com enfoques diferentes para os diferentes níveis de usuários.

Dessa forma, será possível efetuar o controle posterior. Só poderá ser controlado aquilo que é aceito e entendido.

Além disso, se o sistema de informações gerenciais SIG não for atualizado periodicamente, poderá ficar numa situação de descrédito perante seus usuários.

O sistema de Informação Contábil deve produzir informações que possam atender aos seguintes aspectos:

I - Níveis empresariais

a) estratégico;

b) tático;

c) operacional.

II - Ciclo administrativo

a) planejamento;

b) execução;

c) controle.

III - Nível de estruturação da informação

a) estruturada;

b) semi-estruturada;

c) não estruturada.

O sistema de informação contábil tende a dar primazia ao atendimento de aspectos operacionais e táticos, primordialmente com informações estruturadas e algumas informações semi-estruturadas.

FUNDAMENTOS DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL

Três pontos são fundamentais para que um sistema de informação contábil tenha validade perene dentro de uma entidade. São os seguintes: operacionalidade, integração e custo da informação.

Operacionalidade

O fundamento da operacionalidade significa que todos os que trabalham com a informação contábil devem saber e sentir que estão operando com dados reais, significativos, práticos e objetivos; conseguidos, armazenados e processados de forma prática e objetiva. Com isso, tem-se uma utilização gerencial, ou seja, uma utilização prática e objetiva, que significa utilização dentro das operações. São sinais de operacionalidade informativa: relatórios práticos e objetivos; ou seja, relatórios necessários para quem os utiliza e entendidos por quem os utiliza.

São características básicas de operacionalidade:

a) relatórios concisos;

b) elaborados de acordo com as necessidades do usuário;

c) coletados de informações objetivas e de imediato entendimento pelo usuário;

d) que não permitam uma única dúvida sequer, ou possibilitem pergunta indicando falta de alguma informação do objeto do relatório;

e) apresentação visual e manipulação adequada.

Integração e Navegabilidade dos Dados

Consideramos um sistema de informação contábil como integrado quando todas as áreas necessárias para o gerenciamento da informação contábil estejam abrangidas por um único sistema de informação contábil. Todos devem utilizar-se de um mesmo e único sistema de informação.

O que caracteriza um sistema de informação contábil integrado é a "navegabilidade" dos dados. A partir do momento em que um dado é coletado, e ele só será coletado pelo sistema se for um dado operacional, este deverá ser utilizado em todos os segmentos do sistema de informação contábil.

Exemplificando, quando do pagamento de determinada despesa, a mesma classificação dada pela contabilidade financeira deverá ser dada pela contabilidade e formação de custos, que será identicamente entendida e classificada pelo setor de orçamentos, assim como pela tesouraria e fluxo de caixa etc.

Explicitando ainda mais, tomemos como exemplo os gastos com transporte de funcionários e vejamos algumas classificações possíveis:

Área contábil

Contabilidade financeira

Custo do produto

Planejamento financeiro

Área contábil Tratamento possível

Contabilidade financeira Despesas de salários

Custo do produto Despesas gerais absorvidas

Planejamento financeiro Despesas de transporte

Num sistema de informação contábil integrado só haverá um dado e só uma classificação.

Se a empresa se definir pelo tratamento das despesas com transporte de empregados como um adicional dos gastos com pessoal - como encargos sociais - então todos os utilizadores dessa informação deverão buscar esse dado na contabilidade financeira e transferi-lo para seus eventuais subsistemas, assim como todos deverão dar o mesmo tratamento em termos de classificação por tipo de despesa.

As informações e os relatórios utilizados pelas áreas de custo do produto e planejamento financeiro fazem parte do sistema de informação contábil, como segmentos desse sistema ou subsistema, como é chamado normalmente.

Diante disso, o dado navega por todos os segmentos do sistema de informação contábil.

Originário de um lançamento contábil no segmento da contabilidade financeira (em sistemas integrados, nada impede, e é até desejável, que os lançamentos sejam feitos fora