E-social

Não é preciso ir muito longe para perceber que o eSocial, mesmo antes de se tornar realidade nas empresas, tem gerado preocupações a todos os profissionais e setores que vão ter que se adequar a eles – e não são poucos. A regra, que entra em vigor em 2015, atinge desde pessoas físicas que empregam trabalhadores domésticos a empresas de todas as modalidades e enquadramentos, passando por consultores, auditores, contadores, advogados e analistas de sistemas, pode-se concluir que a abrangência das novas regras é irrestrita. Mais do que isso: esse alcance se estende a milhares de empregados e também a profissionais autônomos.

Diante desse cenário, a apreensão logo se justifica, embora o cumprimento das exigências trabalhistas e contábeis, de fato, não tenha mudado. Mas, se não mudou, qual é o foco das preocupações? Os empregadores serão responsáveis por gerar e entregar as mesmas informações com as quais já estão habituados, mas as rotinas que envolvem esses processos, inevitavelmente, sofrerão mudanças, que para muitas organizações podem ser drásticas.

A adesão ao novo sistema trará como consequência um departamento de Recursos Humanos mais dinâmico, graças à necessidade de repassar dados em tempo real, e integrado com outras áreas, diante da necessidade em obter informações que comumente estão relegadas aos setores financeiros e de serviços das empresas. São mudanças relevantes que exigirão mais do que conhecimento, obrigando as organizações a rever processos e, mais do que isso, implementar uma mudança significativa de comportamento.

Passando a fase da adequação, no entanto, a perspectiva é de que a medida facilite processos, eliminando o reenvio de uma mesma informação a mais de um órgão e fazendo com que os envios ocorram de forma automática, sem que seja necessário levantar e apurar documentos físicos mensal ou anualmente.

Obrigações acessórias substituídas pelo eSocial

Livro de registro de empregado

Folha de pagamento

Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)

Perfil profissiográfico previdenciário

Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (Manad)

Termo de rescisão e formulários do seguro desemprego

Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Gfip)

Relação Anual de Informações Sociais (Rais)

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged)

Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf)

Fonte: Assessoria Tributária – Fecomércio-RS

Layouts engessam organizações

Trabalhar manualmente as informações, gerando arquivos de acordo com a disponibilidade da organização, garante a possibilidade de ajustar algumas exigências previstas na lei. Com o eSocial, cujos layouts são parametrizados de acordo com as disposições legais, muitas práticas, possíveis até agora, deixam de ser viáveis. As empresas perdem parte da flexibilidade que garante, entre outras coisas, a possibilidade de conceder férias fracionadas.

“Digamos que está se usando o conceito da lei, na íntegra da legislação. O que tem sido sinalizado é que não por isso não se possa flexibilizar alguma coisa, mas a grosso modo, não”, sacramenta a gerente de produtos da ADP, Angela Rachid.

No atual cenário, em relação às férias, as empresas só terão a possibilidade de conceder 20 dias de férias mais 10 dias ressarcidos em dinheiro ou 30 dias fechados. “Até antecipar as férias vai ser aceito, mas as fracionadas não estão sendo consideradas. O máximo que a empresa conseguiria, no contexto atual, é antecipar as férias, mas isso não quer dizer que não possam surgir novas flexibilizações”.

Angela sinaliza para a possibilidade de que surjam mudanças que assegurem autonomia da empresa diante de alguns procedimentos. “Há um contexto muito favorável a isso, o governo não está sendo rígido – algumas, sim, já foram fechadas as questões e posicionadas que não será possível. Mas as férias ainda estão sendo estudadas”, comenta.

Outro ponto que tem gerado polêmica ocorre com as chamadas “rescisões complementares”, que para o governo não existem. A lógica é de que a partir do momento em que o funcionário deixa de fazer parte do quadro da empresa, todos os seus direitos devem ser garantidos tão logo ele esteja dispensado. Para fazer acertos pendentes, que podem ser decorrentes de dissídios ou acordos coletivos, será necessário reabrir a rescisão para efetuar o ajuste.

Ainda em estruturação, os layouts ainda estão sendo estudados, e o governo deve apresentar um layouts definitivo até o fim deste mês. Angela lembra que nos dois últimos meses do ano, entre novembro e dezembro, empresas de desenvolvimento de softwares realizarão testes dos sistemas junto com os órgãos que estão definindo os parâmetros. Dos testes podem surgir novas alterações ou mesmo cronogramas. De qualquer forma, a mudança nos processos internos é certa e irrevogável. Revisá-los o quanto antes é o melhor caminho para adequação.

O primeiro passo

A adequação ao sistema do eSocial vai provocar mudanças não só nos sistemas de envio de documentação, mas na rotina das empresas, por isso consultores orientam para importância de encaminhar mudanças de processos nos setores responsáveis pela gestão de pessoas desde já. De acordo com o contador Joélcio Jacobsen, diretor da consultoria de RH do Grupo Villela, uma iniciativa que facilita o processo de mudança é a contratação de uma consultoria para apontar quais são as alterações que precisam ser promovidas.

A gerente de produtos da ADP, Ângela Rachid, ressalta alguns pontos que requerem atenção das empresas e que vão facilitar o processo de adesão à nova sistemática:

Revisar processos internos

Definir um cronograma

Adaptar seus processos aos SLAs definidos pela CLT e aos novos dados exigidos pelo eSocial

Revisar liminares

Revisar verbas e incidências

Sistema é considerado o braço trabalhista do Sped

Vinculado ao Sistema Público de Escrituração