Fichamento - Processo, Que Processo? De José Ernesto

Fichamento – Processo, que processo?

O modelo administrativo focado nos processos permite um maior foco na definição daquilo que o cliente quer e na organização dos recursos da empresa para atingir tal objetivo, sendo sua boa implementação proporcionalmente importante, e difícil, aos níveis tecnológicos e informativos nos quais a empresa se encontra. Consequentemente, empresas que dão maior foco a tarefas e que queiram fazer a transição para este modelo devem estar dispostas a enfrentar mudanças, por vezes radicais, tanto em sua estrutura interna quanto o seu relacionamento com o cliente. Este modelo possibilita, e, em via de regra, exige, uma maior ênfase no cliente e em suas necessidades, oferecendo-lhe um produto/serviço com mais valor, em menos tempo e com menor custo, sendo o valor não apenas mensurado pelo preço, mas pela facilidade de aquisição do produto.

Tal reestruturação mostrasse por muitas vezes difícil e/ou, sob certas óticas, pouco atraente, visto que é impossível aplicar o modelo em questão sobre uma estrutura tradicional. O conhecimento teórico dos principais modelos administrativos se mostra necessário para fazê-lo: “estruturas convencionais dão prioridade a funções em detrimento dos processos, levando à hiper-especialização e à diminuição da comunicação intersetorial”. “Estruturas hierárquicas, por sua vez, são rígidas, apresentando muitos níveis hierárquicos, desacelerando processos, limitando a tomada de decisão e criando gargalos”. “Em contrapartida, organizações orientadas para processos pressupõe que as pessoas trabalhem em conjunto, cooperando em prol de objetivos claramente definidos e integrando os funcionários aos processos entre si.”

Para implementar este modelo, deve-se primeiramente identificar os principais processos da empresa, chamados processos de negócios, analisando suas variáveis: fluxo, sequência de atividades, esperas e duração do ciclo, dados e informações, pessoas envolvidas e relações de dependência entre as partes; e organizá-los hierarquicamente, reunindo-os em macroprocessos e subsequentemente dividindo-os em subprocessos, com a complexidade hierárquica variando dependendo da atividade exercida pela empresa. Estes processos caracterizam a empresa, visto que variam dependendo da área de atuação e da atividade exercida.

Para auxiliar tal transição, há uma escala que mensura o estágio atual em que cada empresa se encontra, dividida em 5 etapas, nas quais constam o “nome” da situação, as principais características da mesma e as possibilidades de melhorias e ganhos. Ela permite que a empresa se localize em seu processo de transição e adote as medidas exatas para avançar no mesmo. Suas 5 etapas são:

- Etapa A: Empresas que não iniciaram a transição ou apenas o fizeram recentemente. Não estão cientes do seu potencial de ganho e são capazes apenas de tomar atitudes relacionados a seu processo de produção;

- Etapa B: Empresas que já identificaram seus processos mas ainda priorizam as funções. Limitam-se ao tratamento de gargalos e obtenção de eficiência operacional;

- Etapa C: Já identificaram e melhoraram seus processos essenciais, mas ainda tem uma mentalidade voltada para funções. O poder ainda reside em estruturas verticais e buscam melhorias na racionalização