Gestão Administrativa

O artigo As Empresas são grandes coleções de processos, de José Ernesto Lima Gonçalves, nos mostra que a gestão por processos está sendo aos poucos implantada nas empresas, porém com uma má interpretação. Sabe-se que os processos não podem ser confundidos com funcionalismo, pois as tarefas e funções fazem parte de um determinado processo. Dá-se então a definição de processo que é todo conjunto de tarefas que recebem um input e que o transformam em um resultado final output, seja ele um produto tangível ou intangível, para clientes internos ou externos. Portanto para focar numa gestão por processos é necessário entender que eles são as principais formas de se obter resultados na empresa, e que devem ser investidos e reestruturados para se atingir melhores resultados.

O fluxo dos processos fica melhor perceptível no setor Fabril, onde são mais visíveis e também os resultados são tangíveis, por isso há uma melhor aplicabilidade da gestão por processos nesse setor, já, nos escritórios fica mais difícil a percepção desse fluxo, pois as informações são repassadas muito rápidas e não há uma visibilidade do andamento do processo. A Gestão pela Qualidade Total, já vêm injetando esse foco nos processos, trazendo a idéia de gestão horizontal, onde as informações não precisam passar pelo processo hierárquico e nem um fluxo programado de tarefas, assim agilizando as tomadas decisão.

Ao observarmos a estrutura de uma empresa, veremos toda sua departamentalização, e em cada departamento há processos vitais para que essa empresa funcione. Então cada processo é interrelacionado com o outro, não se pode deixar de investir na reavaliação ou na melhoria continua desses processos, porque se um processo não é eficaz, fica perceptível ao cliente e assim a empresa vai perdendo sua competitividade. Contudo os processos são importantes numa empresa porque ele liga desde a relação com o cliente, ao funcionamento interno da empresa e ao produto final.

A gestão por processos, torna evidente que a relação e a negociação da empresa com os clientes se torna mais vantajosa para ambos os lados, pois um processo bem estruturado e ágil favorece essa relação. O aumento de competitividade é mais uma das vantagens que uma empresa adiquire adotando essa gestão. Como sabemos a maioria das empresas são estruturadas num modelo hierárquico, que apenas consiste em demonstrar a divisão de poder numa empresa. E o que mais atrapalha numa gestão ágil é esse filtro de informações que são repassadas de nível em nível e cargo a cargo devido ao total respeito ao organograma.

A estrutura por processos está surgindo no século XXI para acabar com esse modelo que predomina nas empresas do século XX. Adotando um modelo hierárquico por processos, subdividindo-os em subprocessos e agrupados a macroprocessos. Deve-se dar a importância devida aos processos que geram mais valores econômicos à empresa, ou os que a empresa acha mais convenientes e vitais. Assim temos pelo menos 4 razões para a melhoria contínua dos processos, capacidade de se ajustar às mudanças, preparo para mudanças radicais, dinamicidade às atividades da empresa, redução dos custos de coordenação.

As empresas ultimamente estão tentando se adequar à gestão por processos, mas infelizmente não estão obtendo uma visão completa sobre processos, porque só assim a gestão garante resultados