Inificiência Na Gestão De Projeto

1. Questões e Estratégias de Pesquisa

Cada integrante do grupo pesquisou conceitos da Administração de Projetos, Fase de um projeto, Cronogramas e plano de ações de um projeto, nível estratégico e organizacional da Administração de projetos.

O grupo inicialmente definiu o problema como sendo: "Ineficiência na Administração e Gestão do Projeto".

2. Conceitos Relevantes

Para que um projeto seja iniciado e bem sucedido, segundo Heldman (2009), ele precisa ter seus objetivos alcançados e que atenda ou exceda as expectativas das partes interessadas. Partes interessadas são as pessoas e/ou organizações que tenham algum direito sobre seu projeto e que estão ativamente envolvidas com o trabalho do projeto. As principais partes interessadas são responsáveis tanto pelo sucesso quanto pelo fracasso de um projeto, mesmo que tudo dê certo, se as principais partes interessadas não ficarem satisfeitas, ninguém estará satisfeito.

Para Young (2008),a definição do projeto é decisiva para o sucesso:grande número de projetos (mais de 75%) acaba fracassando em consequência de uma definição insuficiente ou confusa.

Segundo Young (2008),para se definir um projeto precisa ter claro algumas especificações,tais elas como,área comercial envolvida,declarações de exigências,a lista de interessados,resumo das informações do projeto,declaração do escopo do trabalho e avaliação de riscos.

O patrocinador do projeto, geralmente um executivo com autoridade para delegar recursos e impor decisões, é uma parte interessada. O patrocinador atua como um tomador de decisões em situações de impasse e é uma das pessoas no caminho do alto escalão. O cliente, os contratados e os fornecedores são partes interessadas. Se você não incluir uma parte interessada importante no projeto, este pode acarretar em erros, pois faltará força para dar continuidade ao projeto. O gerente do projeto é o responsável por identificar conflitos e tentar solucioná-los.

Ainda segundo Heldman (2009), o gerente também é o responsável por gerenciar as expectativas e também identificar, reconhecer todas as necessidades e limitações das partes interessadas ou envolvidas. Na dúvida sempre deve resolver os conflitos entre as partes interessadas a favor do cliente.

As exigências para um gerente de projetos são de identificar e avaliar os riscos potenciais,criar uma estratégia de reação de planos de ação para conter os riscos,implementar as ações e monitorar os resultados e resolver imediatamente todos os problemas que surgiram com a precipitação dos riscos(Young,2008).

Segundo Maximiano (2009), projeto é uma sequência de atividades temporárias que tem o objetivo de fornecer um produto. Podemos, através dos conceitos fornecidos por Maximiano (2009), perceber que um projeto deve seguir um cronograma, isto é, cada coisa ao seu tempo. É importante salientar que um projeto deve ser 90% de planejamento e 10% de execução para que este seja bem sucedido, fornecendo um produto singular e dentro das restrições orçamentárias e ás vezes, uma dificuldade, sugestão ou lembrança é suficiente para produzir uma ideia. A ideia corresponde a fase da inspiração, que corresponde a 1% do projeto. Depois da inspiração e de muita transpiração, o produto é desenvolvido e o projeto é concluído.

Para que possamos avaliar de imediato o sucesso de um projeto, podemos analisar as atividades temporárias, produto singular e o orçamento. Citando Maximiano (2009) “atividade temporária de um projeto é sequência de atividades finitas, com começo, meio e fim programados. Atividade repetitiva é o que tem duração contínua, porém, não é um projeto. É atividade “funcional ou programada”, ou seja, estas atividades finitas significam que quando se lança um produto no mercado, este teria uma introdução e tem uma data estipulada para o seu fim, isso dependendo do produto. Ainda dentro desta etapa, temos o produto singular, que consiste em produtos físicos, conceitos (ou informação), eventos e serviços, isto é, todo projeto consiste na mescla destas ultimas 3 abordagens.

Temos uma parte muito importante e que irá definir o andamento do projeto, que é a parte do orçamento, onde segundo Maximiano (2009), o princípio de um projeto é a boa elaboração de um plano de orçamento, onde este deve, como meta, seguir dentro do cronograma financeiro estipulado, porém, podemos ter uma flexibilidade nos valores, pois nenhum projeto tem o seu orçamento exato, mas com estimativas de custo.

Para todo projeto existe um fator chamado de incerteza, onde segundo Maximiano (2009), consiste no desconhecimento do caminho para chegar até o final do projeto. Quanto maior a incerteza, maior serão os riscos. Apesar do fator incerteza ser um componente que pode retardar a conclusão de um projeto, temos mais um fator que pode dificultar isso, sendo o fator complexidade, onde este se mede pela quantidade de variáveis que o projeto possui. A incerteza e a complexidade andam juntas, e se dividem em quatro categorias, sendo: Menor complexidade e menor incerteza; Menor complexidade e maior incerteza; Maior complexidade e menor incerteza; Maior complexidade e maior incerteza.

Com a intenção de diminuir os riscos de um projeto podemos fazer a avaliação de risco para prever o que pode dar errado e tomar providências para evitar o problema. A lista de riscos de todo o projeto é uma fonte de dados de aprendizado valiosa para projetos futuros e é uma fonte de dados útil para desenvolver listas de verificação.Os dados de projetos antigos de conteúdos de trabalho semelhante são fontes úteis de informação para controle de riscos(YOUNG,2008).

A importância de um evento ou atividade, ou sua diferença em relação às atividades de rotina, é, portanto, um critério que permite caracterizar uma atividade como projeto. Alguns critérios são: Atividade que deve fornecer um produto novo; Data especifica ou prazo para entregar o produto; Atividade diferente das atividades de rotina; Problema com solução que envolve muitas variáveis, como especialidades profissionais e áreas funcionas diferentes; Solução de problema para clientes importante da organização.

Ainda complementando os conceitos de Maximiano (2009), temos a abordagem de projeto, que significa: atividade que se decide administrar como projeto. Designar um gerente de projeto e uma equipe de projeto para cuidar dessa atividade. Existem termos para designar empreendimentos semelhantes, programa, subprojeto e sistema, refletem a hierarquia no tamanho dos projetos.

Para que o projeto siga um cronograma eficiente, este precisa ter um ciclo de vida bem