Levitas Do Senhor

Apresentando o plano de ação 5W2H

O 5W2H é basicamente um formulário para execução e controle de tarefas onde são atribuídas as responsabilidades e determinado como o trabalho deverá ser realizado, assim como o departamento, motivo e prazo para conclusão com os custos envolvidos. É mais uma sigla, ou melhor, um mnemograma, que se popularizou na linguagem empresarial. É um micro-ckeck-list – para nos ajudar a lembrar dos sete pontos principais de um Plano de Ação.

Recebeu esse nome devido a primeira letra das palavras em inglês:

• 1 – What (o que será feito),

• 2 – Who (quem fará),

• 3 – When (quando será feito),

• 4 – Where (onde será feito),

• 5 – Why (por que será feito)

• 1 – How (como será feito)

• 2 – How Much (quanto custará)

Existe também uma variação do plano de ação que nada mais é do que o 5W2H, mas sem o How Much (quanto custará) formando a sigla 5W1H.

O que é um Plano de Ação

É o planejamento de todas as ações necessárias para atingir um resultado desejado. O principal, sem dúvida, é saber o que fazer – identificar e relacionar as atividades.

Para “problemas simples”, uma regra prática: relacione tudo, do fim para o começo.

Exemplo: aumentar 50% a venda de pizzas até 10/07 < fazer e distribuir novo panfleto < adquirir um diferencial de qualidade < otimizar preços < otimizar o cardápio < fazer um relatório < mapear situação atual.

Para “problemas complexos” existem várias técnicas e métodos. O Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe ou Causa Efeito) é um dos mais usados.

Um bom Plano de Ação deve deixar claro tudo o que deverá ser feito (“What”?) e quando (“When”?). Se a sua execução envolve mais de uma pessoa, deve esclarecer quem será o responsável por cada ação (“Who”?). Quando necessário, para evitar possíveis dúvidas, deve ainda esclarecer, os porquês (“Why”?) da realização de cada ação, como (“How”?) deverão ser feitas, onde (“Where”?) serão feitas e os custos ou investimentos (“How” Much?) necessários para tal finalidade.

Porque fazer Planos de Ação

O plano de ação é acima de tudo um conceito. Um plano de ação ajuda na tomada de decisões rápidas e eficazes. Há ocasiões em que um plano de ação muito simples é viável, porém em outros casos é necessária a criação de um documento para fins de arquivamento, reflexão e principalmente comunicação eficiente e visual com outras pessoas envolvidas.

Para atingir um objetivo, uma meta, precisamos fazer alguma coisa, precisamos agir - realizar uma ou geralmente várias ações. Até “não fazer nada” pode ser uma ação necessária para atingir um objetivo. E, exceto nos casos de urgência máxima, precisamos definir uma data para concluir – um prazo. Como para ir a qualquer lugar desconhecido precisamos saber qual o caminho ou ter um mapa, para chegar a um objetivo também precisamos de uma orientação, ou de um plano – o Plano de Ação.

Este documento também servirá para você coordenar, manter e controlar as ações que deverão ser tomadas dentro de um prazo, em direção ao objetivo estipulado para o plano de ação. O plano de ação favorece o planejamento para a solução de determinado problema ou meta que se