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A nota ou o cupom fiscal, emitidos para formalizar a aquisição de um bem ou prestação de serviço, somente se constituirá em documento fiscal hábil, capaz de assegurar efeitos jurídicos, fiscais e acobertar a circulação de mercadorias e prestações de serviços, se observadas as exigências quanto aos prazos de validade fixados pelo Regulamento do ICMS, a série correta para a operação em que estiver sendo utilizada, autorização para impressão, confecção e utilização emitida pela autoridade fiscal competente, entre outras obrigações.

Para fins de lançamento do imposto, os contribuintes do ICMS são obrigados a utilizar os documentos fiscais instituídos pela legislação tributária vigente, quando da ocorrência dos fatos geradores do imposto.

Apesar da obrigatoriedade da emissão do documento fiscal ser do vendedor da mercadoria, os clientes, ou seja, aqueles a quem as mercadorias estão destinadas, também são co-responsáveis pela sua emissão, pois de acordo com o Art. 148 do Regulamento do ICMS, sempre que for obrigatória a emissão de documentos fiscais, aqueles a quem se destinarem essas mercadorias são obrigados a exigir tais documentos dos que devam emiti-los, contendo todos os requisitos legais.

Nota: É importante enfatizar que a correta emissão da nota fiscal ou cupom fiscal assegura:

1 – Que o ICMS, imposto embutido no preço da mercadoria e pago pelo adquirente, seja recolhido aos cofres públicos;

2 – A certeza, para o adquirente do bem (cidadão, empresa, ou poder público), de que a sua compra está corretamente formalizada em um documento que lhe assegura todos os direitos.