Normas Gerais

1. ADMINISTRAÇÃO

1.1. FINANCEIRO

CONTAS A PAGAR

OBJETIVO

Estabelecer procedimentos relativos aos pagamentos das obrigações contraídas pela empresa, junto a funcionários, fornecedores, órgãos governamentais e outros.

PROCEDIMENTOS

 Caberá a todos os colaboradores o cumprimento das normas relativas às rotinas de pagamento, que visam salvaguardar os interesses da empresa no que se refere aos aspectos financeiros, contábeis, legais e fiscais das despesas pagas.

 O encarregado financeiro será responsável pelo estabelecimento e supervisão dos procedimentos de controle que garantem a segurança das operações.

 Todo o pagamento realizado pela Empresa somente poderá ser efetivado em favor de fornecedores cadastrados.

 Será da responsabilidade das Áreas Usuárias gerar os compromissos de pagamento no sistema e, providenciar a respectiva liberação, obedecendo aos critérios das normas

PRAZO E DOCUMENTAÇÃO SUPORTE DE PAGAMENTO

Caberá ao usuário que gerou no sistema o compromisso de pagamento:

 O envio de toda a documentação pertinente para a área de Contas a Pagar, ou

 Para a Coordenação de Contabilidade - CON (no caso de guias de recolhimento de tributos), sempre respeitando os aspectos contábeis, fiscais e legais em vigor, e o prazo mínimo de 5(cinco) dias úteis antes da data do vencimento;

 A busca de soluções para qualquer pendência financeira, física ou documental junto ao fornecedor;

 A responsabilidade pelo não pagamento ou o pagamento incorreto de um compromisso, por erros nos dados cadastrais,

 A ciência de que o pagamento não poderá ser efetuado com base em documentação não original e/ ou incompleta.

Quando existirem razões para o não pagamento do título ao fornecedor, a área responsável deverá encaminhar o processo à Diretoria Jurídica da Empresa antes do vencimento, para que as medidas preventivas de amparo legal possam ser tomadas.

Quando não houver expediente, a área de Contas a Pagar deverá informar aos outros setores, com pelo menos 48 horas de antecedência, os procedimentos a adotar para que se mantenham em dia os compromissos de pagamento por elas assumidos.

O cancelamento manual do documento deverá ocorrer, impreterivelmente, mediante o carimbo “PAGO”. Deverá ser inutilizada toda a documentação suporte a pagamentos, de forma a evitar pagamentos em duplicidade.

APROVAÇÃO DE PAGAMENTO

A aprovação de pagamentos pela área de Contas a Pagar, provenientes de caixa podem se autorizadas pelo Encarregado do setor financeiro, caso o pagamento seja feito através de banco somente proverá o pagamento mediante assinatura dos sócios administrativos, e certificará a conferência através do registro pelo carimbo “CONFERIDO”.

Em hipótese alguma despesas pessoais poderão ser aprovadas pelo próprio beneficiário, cabendo ao seu Superior Imediato a aprovação.

A aprovação do Pedido de Compras ou da Solicitação de Pagamento, deverá ocorrer no período compreendido entre 24 (vinte e quatro) horas após a emissão do documento pela área solicitante.

Serão responsabilidades financeiras inerentes ao Coordenador do Contas a pagar:

 Verificar a documentação suporte do(s) cheque(s) que está(ão) assinando;

 Nunca assinar um cheque em branco;

 Dar “visto” em todos os documentos que suportam os cheques, com a finalidade de evitar o reaproveitamento da documentação;

 Em caso de ausência prolongada, assegurar que não decorrerá prejuízo ao prazo de aprovação estipulado.

FORMAS DE PAGAMENTO

Os pagamentos através de bancos deverão ser efetuados por meio de teleprocessamento, Intranet, fitas ou relações. A emissão de cheques ficará restrita às despesas para as quais não existirem alternativas de meios de pagamento, a saber:

 Rescisão de contrato de trabalho em Sindicato (cheque administrativo);

 DARJ em geral (impostos estaduais como ICMS e ICMS substituto). Não confundir com DARF e GPS, pagos on-line via Intranet bancária;

 Reposição de Fundo Fixo de Caixa;

 FGTS (mensal e rescisão contratual).

Os cheques da Empresa deverão ser sempre assinados por 2 (dois) Sócios Administrativos credenciados, nominativos e cruzados. Quando nominativo ao banco, deverá ser especificado no verso o objetivo do pagamento.

No caso de cancelamento de cheque, o documento de estorno deverá ser assinado por 2 (dois) Sócios Administrativos (de preferência os mesmos que assinaram o cheque), anexando-se a cópia deste documento ao processo original.

Em hipótese alguma serão admitidas alterações ou rasuras (manuais ou mecânicas) na documentação de pagamentos (borderôs, relações etc). Qualquer acerto bancário deverá ser efetuado através de carta específica relatando o fato, assinada por 2 (dois) Sócios Administrativos.

O pagamento de prestação de serviços a pessoas físicas autônomas deverá ser sempre preparado pela Área de RH e avaliado pela Coordenação de RH, de forma a se assegurar o cumprimento de todas as determinações previstas na legislação trabalhista. Desta forma, a Solicitação de Pagamento somente poderá ser emitida por esta Coordenação.

Todos os processos de protesto de títulos, e respectiva retirada do título em protesto junto aos fornecedores e/ou bancos, deverão ser informados à Área de Suprimentos pela Área de Contas a Pagar, de forma a instruir as negociações futuras.

Ao participar de uma mudança de forma de pagamento de cobrança bancária para crédito em conta corrente, a área de Contas a Pagar deverá informar o fato ao fornecedor, para que dê baixa dos títulos colocados em cobrança junto aos bancos.

QUITAÇÃO DE PAGAMENTOS A FORNECEDORES / PROTESTO DE TÍTULOS

A quitação de pagamentos efetuados a fornecedores deverá ser