ORGANIZAÇAO DE EVENTOS EMPRESARIAIS

ORGANIZAÇAO DE EVENTOS EMPRESARIAIS

ANA C RISTINA

Dependendo da extensão e objetivo da comunicação, o evento é uma ferramenta de divulgação muito importante e deve fazer parte do planejamento. No mundo corporativo, realizar um evento para o lançamento de um produto, anúncio da expansão de uma empresa, entre outros motivos de negócios pode ser um passo fundamental, um "start up" único, que fará toda a diferença para o fortalecimento da sua marca, seu novo produto ou seu novo serviço no mercado.

Fazendo um Check List Completo

Organizar um evento parece ser uma tarefa simples. Mas, seja qual for o porte do evento (pequeno, médio ou grande) que você está organizando, ele merece a mesma atenção aos detalhes. Para que nenhum deles passe despercebido, recomendo que você elabore um "Check List" prévio e completo de todas as tarefas. Lembre-se de organizar tudo isso muito bem e com antecedência. Neste blog, posto um exemplo detalhado de um "Check List" (clique nas imagens para ampliar), com ações que incluem desde a escolha de um local apropriado até outras atividades de comunicação que reforçam o evento como um todo.

Quantas Pessoas e Quem Devo Convidar?

Antes de mais nada, é preciso definir muito bem qual será o perfil do público que você deseja reunir em seu evento e qual o número de participantes que você quer receber. Para isso, trabalhar com uma lista de convidados, com contatos atualizados e confiáveis, já representa um passo essencial para o sucesso de qualquer evento. Pense ainda, o quanto você está disposto e poderá pagar por isso.

Contratando Fornecedores

Reuna no mínimo três orçamentos para cada atividade e negocie entre os fornecedores. Certificar que o fornecedor é comprometido com a entrega do serviço contratado também deve ser considerado. Já pensou, pagar pelo serviço e no dia do evento ele não for entregue? Seus convidados não podem ficar em pé em um jantar, por exemplo, caso o fornecedor do Buffet não forneça as mesas e cadeiras que você contratou. Firme um contrato individual com cada fornecedor, para que ele se comprometa a entregar exatamente aquilo que você contratou. Liste o nome de contato e o telefone de todos eles. Assim, no dia do seu evento, você terá a quem recorrer se houver algum contratempo.

Pensando na Mensagem que Você Deseja Passar aos Convidados

Com toda a infraestrutura organizada é preciso definir muito bem a mensagem que você deseja passar aos participantes do evento. Esteja atento em inseri-la em todos os meios de divulgação, apresentações, materiais promocionais que serão entregues antes, durante e após o evento. Além de oferecer toda a infraestrutura, o sucesso no evento está em fixar a mensagem na mente dos participantes. Porque é esta mensagem que cada um dos presentes irá lembrar e divulgar após o evento, para todos os seus contatos.

COMO ELABORAR

CAMPANHAS PROMOCIONAIS

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Central de Relacionamento

0800 570 0800

www.sebraemg.com.br

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2008 Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de Minas Gerais

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qualquer forma ou por qualquer meio, desde que divulgadas as fontes.

S5861c SILVA FILHO, MAURO VENÍCIO

Como elaborar campanhas promocionais. / Mauro

Venício Silva Filho; organização, Marli Aparecida Menezes

Simões Queiroz, Renata Duarte Foscarini, Vera Helena

Lopes. - Belo Horizonte : SEBRAE/MG, 2008.

134 p. (Manuais Como Elaborar)

1. Campanhas promocionais. I. Queiroz, Marli Aparecida

Menezes Simões. II. Foscarini, Renata Duarte III. Lopes,

Vera Helena. IV. Serviço de Apoio às Micro e Pequenas

Empresas de Minas Gerais. V. FATEC/CDL-BH

CDU: 659.11.31

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SEBRAE-MG

Presidente do Conselho Deliberativo

Roberto Simões

Diretor Superintendente

Afonso Maria Rocha

Diretor Técnico

Luiz Márcio Haddad Pereira Santos

Diretor de Operações

Matheus Cotta De Carvalho

EQUIPE TÉCNICA

Unidade de Atendimento Coletivo Comércio, Serviços e Artesanato Sebrae/ MG

Gerente

Agmar Abdon Campos

Coordenação e Organização

Marli Ap. Menezes Simões Queiroz

Vera Helena Lopes

Unidade de Atendimento Individual ao Empreendedor Sebrae/MG

Gerente

Mara Regina Veit

Organização e Revisão

Renata Duarte Foscarini

Revisão

Denise Monteiro Sapper

Assessoria de Comunicação