Orçamento Empresarial

Abrangência: conceito, fluxograma, plano de operações, plano anual, plano de resultados a curto, médio e longo prazo, plano de produção, plano administrativo, plano de investimento, plano de gastos pré operacionais, plano financeiro, projeção das demonstrações financeiras.

Conceito

O Orçamento surgiu da necessidade do mercado, levando as empresas em busca da perfeição e da concorrência. Devido à globalização, constantes mudanças vêm ocorrendo no ambiente dos negócios, fazendo com que as empresas aprimorem seus processos de planejamento, avaliação, e controle, tanto do seu fluxo de caixa, quanto das operações de receitas, despesas e investimentos.

O orçamento empresarial funciona como um diferencial, para a coordenação das receitas e despesas do setor administrativo, gerando melhoria dos resultados. O orçamento é uma ferramenta muito importante para o sucesso de qualquer organização, em especial as indústrias. Ele tem seu início nos objetivos que a organização almeja alcançar, passando pela análise dos pontos fortes e das limitações deste tipo de empresa, sempre buscando alocar da maneira mais eficiente os recursos para aproveitar as oportunidades identificadas no meio ambiente, trazendo um retorno satisfatório para os recursos empregados pela empresa.

Fluxograma

Plano de Operações

Tanto para uma empresa fabricante de produtos como para uma fornecedora de serviços, é necessário efetuar um plano de operações. Não é suficiente saber qual o produto ou serviço finais que se pretende propor aos clientes, é também preciso haver, na empresa, uma série de procedimentos definidos. Evita-se, desta forma, uma série de descoordenações e mesmo de incoerências no funcionamento da empresa, e evita-se, por essa razão, uma série de custos desnecessários

Saber o que deve conter

Um plano de operações é um documento que deve descrever com bastante pormenor todas as tarefas necessárias à fabricação de um produto ou à prestação de um serviço. E isto desde o início até ao fim, tipicamente desde a recepção dos diversos materiais até à armazenagem do produto, se estivermos a falar de produção de um bem físico. Graças a esta listagem será possível prever, por um lado o tempo que vai demorar a realizar a operação e, por outro, quantas pessoas serão necessárias para efetuar a tarefa. As listas dos elementos essenciais que devem constar para cada tarefa são:

• A descrição

• O tempo necessário

• Os recursos humanos necessários

• Todos os materiais que serão incorporados

• O equipamento que é preciso para as várias fases do processo

• Como devem ser quantificados os resultados

• Como deve ser feito o controlo

Saber quais as questões fundamentais

Mas um plano de operações não se deve limitar a uma descrição. Deve ir mais longe e analisar cinco questões fundamentais:

• Quais as várias tarefas do processo: são essenciais ou importantes? Podem ser eliminadas ou simplificadas?

• Como é executada cada tarefa: os equipamentos, processos e métodos são os mais eficazes? Existe margem para alterar a forma como é realizada a tarefa, de modo a reduzir custos?

• Quem executa as tarefas? Devem ser pessoas especializadas ou não? Podem elas também fazer outras tarefas simultaneamente?

• Quando é feita cada tarefa: Existem tempos de espera desnecessários? Quanto tempo leva a executar cada tarefa? Existe coordenação no tempo entre as várias fases do processo?

• Onde é realizada cada tarefa? Os equipamentos estão no melhor sítio? Perde-se tempo na deslocação de materiais e pessoas? O layout é o melhor possível?

Calcular o ciclo de produção

O tempo que demora a executar cada fase da operação é uma variável extremamente importante e é freqüentemente um elemento que pode ser melhorado de forma a reduzir substancialmente os custos de produção. O ciclo de produção indica o total do tempo necessário - normalmente medido em número de dias - para completar a fabricação de um produto ou a prestação de um serviço desde o momento zero, ou seja desde que se encomendam as matérias-primas necessárias. A idéia é avaliar quanto tempo demora cada uma das fases e qual a ordem pela qual elas devem ser feitas. Este cálculo, baseado na separação das várias tarefas, permite também planear, podendo começar uma tarefa posterior antes de uma anterior, se a primeira demorar mais tempo.

Uma análise dos tempos improdutivos é essencial para melhorar a produtividade da empresa.

Este documento é essencial para uma efetiva gestão de estoques, tanto de matérias-primas como de produtos acabados. Quanto mais estoques, menos capacidade instalada deverá ter a empresa. Mas isto também depende do prazo de entrega que se dá aos clientes. Se este for muito elevado e o tempo de fabricação curto, a necessidade de armazenamento é mínima. No limite, a técnica do just-in-time permite zero estoque, mas obriga a uma coordenação perfeita entre a empresa e os seus fornecedores.

Obviamente que este problema não se coloca para uma empresa prestadora de serviços. No entanto o estudo da duração de cada tarefa é igualmente essencial.

Identificar os custos mais importantes

Para construir um plano de operações com rigor é necessária uma série de informações, tais como qual o volume das encomendas de clientes em carteira e qual a previsão das vendas de forma a ter estoques para satisfazê-las.

Além disso, um plano de operações é um documento essencial para conseguir diminuir os custos de fabricação ou de produção. Para isso, é útil efetuar a decomposição de custos como, por exemplo, a seguinte:

• Custos devidos ao aumento do ritmo da produção:

o Custos do pagamento das horas extraordinárias ou dos turnos de produção adicionais.

o Custos de subcontratação de mão-de-obra adicional.

• Custos decorrentes da alteração do número de trabalhadores: