TGA II Partner Consultoria Logísticas

UNIVERSIDADE DO VALE DO RIO DOS SINOS - UNISINOS

CENTRO DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS

TEORIA GERAL DA ADMINISTRAÇÃO II

PROF. RODRIGO SOARES

Trabalho de TGA II

Partner Consultoria Logísticas

LILIANE

LISIANE

RAFAEL

VITOR

RODRIGO

São Leopoldo, Junho de 1999

Sumário

1. Introdução.................................................................................................................... 03

2. A Empresa.................................................................................................................... 04

3. Os Produtos.................................................................................................................. 05

4. Planejamento................................................................................................................ 11

4.1. Missão............................................................................................................. 11

4.2. Objetivos......................................................................................................... 11

4.3. Análise do Ambiente....................................................................................... 11

4.3.1. Mercado................................................................................................... 11

4.3.2. Localização............................................................................................. 13

4.3.3. Fornecedores........................................................................................... 13

4.3.4. Concorrência e Bens Substitutos............................................................. 14

4.4. Análise Oportunidades e Ameaças.................................................................. 15

4.5. Determinação das Ações Estratégicas Necessárias......................................... 16

5. Organização.................................................................................................................. 17

5.1. Organograma................................................................................................... 18

6. Direção......................................................................................................................... 20

7. Controle........................................................................................................................ 23

8. Conclusão..................................................................................................................... 28

9. Bibliografia.................................................................................................................. 29

1 . Introdução

A teoria geral da administração procura estabelecer os principais componentes de um organização, independente da área em que esta atuar. Estes componentes constituem a principal forma de estruturação administrativa, permitindo um melhor ordenamento e estruturação das organizações.

O presente trabalho tem por objetivo demonstrar os aspectos relativos ao conteúdo programático incluído na disciplina de Teoria Geral da Administração II, procurando estabelecer uma abordagem prática sobre estes conceitos de planejamento, organização, direção e controle.

A partir de uma empresa criada pelo grupo de trabalho, estes aspectos serão devidamente analisados e aplicados à mesma de forma a que se possam conseguir estabelecer relações entre teoria e prática.

A área de atuação definida para este estudo é uma empresa prestadora de serviços de consultoria, que diferentemente das empresas mais convencionais possui focos e abordagens diferentes para estes componentes da Administração. Isto, no entanto, não implica dizer que estes componentes não possuem, para a empresa a mesma importância que possui para as outras.

2. A Empresa

A empresa criada para este trabalho a “Partner Consultoria Logística”. A empresa é uma prestadora de serviços de consultoria nos setores que envolvem logística, em especial estoques, armazenagem e movimentação interna de cargas.

A empresa surgiu em 1988 criada a partir da união de seus cinco sócios fundadores, presentes até hoje na empresa, que resolveram somar suas experiências de mais de duas décadas atuando em diferentes setores logísticos, como empresas de movimentação de materiais, empresas de fabricação de embalagens e centros de distribuição, procurando preencher um vazio até então existente nestas área de consultoria. Após a associação a empresa constitui sede na cidade de Porto Alegre, onde se encontra seu principal foco de atuação. Com o crescimento dos número de clientes a empresa foi criando uma estrutura mais ampla e buscou adaptar-se da melhor forma ao atendimento das necessidades que foram surgindo nas empresas , procurando sempre a inovação e a qualidade de seus serviços.

Atualmente a Partner Consultoria conta com 26 funcionários organizados nos diferentes setores da empresa, procurando a melhor maneira de se atingir aos objetivos traçados e buscando resultados cada vez melhores a partir da otimização de seus serviços.

Basicamente constitui atividade da Partner Consultoria , a coleta de informações para a conseqüente elaboração de um diagnóstico da empresa contratante, a formulação de estratégia e sugestões de melhoria visando a adequação e otimização dos processos e custos, o acompanhamento da implementação das estratégias e o controle e monitoramento dos resultados obtidos após as mudanças sugeridas. Maiores informações quanto a estes elementos, bem com a análise mais aprofundada dos fatores envolvidos na disciplina poderão ser acompanhados no decorrer do trabalho.

3. Os Produtos

Quando uma empresa procura a Partner Consultoria , ela pode estar precisando de soluções para um ou vários problemas.

Nossa firma presta serviços de organização de estoques, distribuição dos produtos de clientes, otimização da organização operacional e também prestamos o serviço de consultoria completa, que engloba todos os itens anteriores.

Organização de Estoques

Excetuando-se o serviço de consultoria completa, a organização do estoque passa a ser o serviço mais demorado.

Depois que somos contratados, alguns de nossos consultores, geralmente dois ou três, conforme for o tamanho da empresa e seu estoque, vão para o cliente e ficam coletando dados por um certo período. A coleta de dados é feita da seguinte forma:

- Planejamento do estoque;

• Análise do consumo: o quanto que é consumido do estoque desta empresa (através de vendas a clientes);

• Programa de reposição: é preciso haver um estoque mínimo e máximo, para que não falte nem sobre produtos, porque assim o capital investido ali não gira. É preciso saber quanto tempo leva para a reposição dos produtos, e durante esse tempo de espera, qual o estoque mínimo que deve ficar lá para não faltar aos clientes;

• First in – first out (PEPS) e shelf life: isso significa dizer que é preciso controlar o tempo de vida útil das peças do estoque, principalmente se forem perecíveis, e através disso, fazer com que as primeiras que são postas no estoque sejam as primeiras a sair do mesmo e que as que já estejam com o prazo vencido sejam retiradas do estoque;

- Controle de estoque:

• Identificação de prateleiras: para que os empregados do almoxarifado consigam otimizar mais o tempo de procura de um produto, é recomendável colocar na nota fiscal um número que indique aonde encontrar certo produto e identificar as prateleiras para que o funcionário não perca tempo;

• Segregação de itens críticos: trata-se de itens menores, que correm um certo risco de alguém que não faça parte do almoxarifado entre lá e pegue esse produto. Para isso, devem ser guardados em armários e outros compartimentos fechados, para diminuir este risco;

• Inventário rotativo: é necessário fazer sempre (em média uma vez por semana) uma conferência de todo o estoque a fim de conferir se o que há no mesmo é o que está dito no sistema, para que assim possamos sempre informar corretamente os clientes a respeitos dos produtos disponíveis;

• Conferência de quantidade da nota fiscal: é mais um controle de estoque; precisamos saber se o que foi vendido, o que está escrito na nota, é realmente o que vai ser entregue ao cliente, para não haver divergências do sistema com o estoque;

• Ajuste de itens divergentes e baixa por obsolescência: é preciso haver uma abertura no programa de controle de estoque que permita efetuar esses ajustes quando identificados após os inventários;

- Recursos humanos:

• Análise do perfil dos operadores: isso pode ser feito através de anotações de divergências que os mesmos cometem. Fazendo um controle de quantos erros eles cometem, podemos saber se aquela pessoa encaixa-se ou não àquele serviço. Caso ela não seja adequada àquele serviço, ela deve ser excluída desta operação;

• Polivalência dos operadores: é sempre recomendado que, para cada operação, haja mais de uma pessoa que saiba como fazê-la, para caso o operador principal se afaste por doença ou férias, tenha sempre alguém para substituí-lo, sem prejuízo da qualidade e produtividade da produção;

• Responsabilidades definidas: devem ser claramente definidas e especificadas as tarefas de cada operador de forma que todo o ciclo de atividade seja completado dentro dos planos traçados pela administração;

- Operacional:

Algumas particularidades devem ser observadas a fim de manter a acuracidade do estoque, como:

• Separação de itens fisicamente semelhantes: é necessário manter esses itens à distância um do outro a fim de que os operadores não se confundam na hora da distribuição dos produtos;

• Separação de itens com códigos ou números semelhantes: como no parágrafo acima também devemos manter esses itens separados fisicamente;

• Facilitar acesso de itens com maior rotatividade: é recomendável que se mantenham os produtos que possuem uma maior rotatividade com um melhor acesso, a fim de que a operação seja a mais produtiva possível;

• Salientar unidade de atendimento: deve-se identificar nas prateleiras com que unidade o produto será vendido para auxiliar o operador na hora da distribuição ao cliente;

Exemplos: frasco, caixa, dúzia, unidade, resma etc.

- Facilities (instalações e equipamentos):

• Equipamentos de movimentação: para haver uma melhor movimentação dos produtos em sua chegada e saída é necessário utilizar equipamentos adequados com carrinhos para transporte, empilhadeiras comuns e especiais, como a trilateral, etc;

• Iluminação: esta deve ser muito bem planejada de forma a facilitar a visualização dos produtos;

• Otimização do espaço vertical: a fim de diminuir os gastos com espaços grandes em extensão, pode-se aproveitar a altura e construir prateleiras que ocupem todo o espaço vertical;

• Sistema de telefonia: é importante que os chefes das operações tenham sempre rádios comunicadores a fim de que sejam encontrados a qualquer hora e lugar para prestar auxílio;

• Sistema de bar-code: é muito necessário que haja códigos de barras em todos os produtos para um melhor controle do estoque, facilita na hora da conferência dos itens e na hora de emitir as notas fiscais, por exemplo;

• Lay out mais adequado: isso se torna importante num estoque maior, pois trata-se da disposição das prateleiras ,dos armários, a fim de que os equipamentos consigam ser manuseados com facilidade e sem riscos;

Distribuição dos Produtos (transporte)

É preciso observar alguns itens a fim de que a distribuição dos produtos ao cliente ou revendedor seja da forma mais produtiva, tais como:

• Roteirização: quando há mais de um endereço para as entregas, é necessário que se faça um estudo das rotas para se chegar àquela que seja mais rápida e com menos gastos. Também pode-se decidir com que meio de transporte a carga será entregue, dentre os quais eis alguns: motos, caminhonetes, caminhões etc;

• Consolidação de cargas: quando há produtos que serão despachados para outra cidade, se faz um certo acúmulo de cargas para aquele local, a fim de que não haja muito desperdício no envio de apenas uma encomenda;

• Plataformas hidráulicas: na hora da colocação e retirada dos produtos do veículo (como o caminhão), devem ser utilizadas plataformas hidráulicas para o manuseio das cargas, e não a utilização de força braçal, a fim de que as mesmas não corram o risco de caírem e serem perdidas;

• Rampas de acesso: outra forma de se colocar os produtos no veículos são as rampas ou docas, como muitos as conhecem. São certas entradas que são construídas no mesmo nível da entrada do veículo para que assim os produtos possam ser até mesmo transportados por carrinhos ao interior dos veículos;

Otimização da Organização Operacional

Compreende todos os tópicos citados no item Facilities (Instalações e Equipamentos), assim como uma empresa pode nos contratar para organizar todo seu estoque, ela pode ter seu estoque bem organizado mas necessita de melhores equipamentos, que serão oferecidos por nós, de acordo com as necessidades de nossos clientes.

A Consultoria Completa

O serviço de consultoria completo inclui tudo o que foi citado anteriormente mais dois tópicos, que seriam:

• Programa de manutenção;

• veículos: trata-se de toda a parte mecânica e visual do veículo;

• Equipamentos;

• Instalações;

• Impressoras de notas fiscais;

• Arquivos fiscal e legal;

• Arquivo de todas as notas fiscais;

• Arquivo de pedidos;

• Arquivo de canhotos da nota fiscais;

4. Planejamento

4.1 - Missão da empresa

A missão da Partner Consultoria é:

“A Partner Consultoria esta comprometida em atingir, com qualidade, criatividade e ética, todos os resultados pactuados com nossos parceiros externos e internos, proporcionando uma maneira durável satisfação de sua necessidades.”

4.2 - Objetivos

Basicamente os principais objetivos da Partner Consultoria são:

• Compreender as necessidades dos clientes, identificando oportunidades que desenvolvam e incrementem sua eficiência;

• Agilidade e competência para mobilizar tecnologia e recursos humanos, buscando atender a todos os objetivos de nossos clientes;

• Manter os mesmos valores éticos e de competência profissional que sempre a marcaram neste seu período de existência;

• Buscar a melhoria contínua de seus processos e serviços permitindo melhores resultados aos seus clientes e maior satisfação de seu pessoal;

• Resposta ágil e qualificada a todos os desejos de nossos clientes;

4.3 - Análise do Ambiente

4.3.1 - Mercado

Uma das razões para se ter uma consultoria em logística trabalhando para as empresas está na estabilização da economia. Quando havia inflação, as lojas e empresas preferiam possuir um grande estoque de mercadorias. Hoje, ao contrário, os empresários preferem ficar com o mínimo de estoque possível.

Mas, mesmo havendo esta necessidade da logística, ainda assim há outra, que é a de ter uma empresa (de consultoria) terceirizada trabalhando para a sua, pois muitas empresas não precisam do serviço de logística durante todo o tempo, todos os dias, dentro da empresa pelas razões de que muitas não possuem pessoal treinado para isso e manter esses profissionais para exercer especificamente esta função não seria muito viável para a grande maioria das firmas.

É preciso concentração de esforços nas empresas, terceirizando atividades secundárias ou fora do seu domínio.

Partindo disso, muitas empresas procuram a nossa consultoria para resolver seus problemas de estoque almejando um aumento de produtividade nas mesmas.

No decorrer dos últimos anos, especialmente após o período de abertura econômica brasileira, as empresas nacionais tiveram que passar por profundas mudanças, buscando atingir os padrões de qualidade e competitividade mundiais. A esta necessidade foram agregados processos de melhoria da qualidade e redução de despesas nas mais diversas áreas esta presente a logística.

A logística ainda é um setor relativamente pouco lembrado pelas empresas em geral. Apesar de, a cada dia, mais e mais empresas procurando estudar seus recursos logísticos, pode-se perceber que este setor está sendo um dos últimos a serem reestruturados . Desta forma percebe-se que embora exista uma tendência de crescimento desta área, o mercado potencial ainda é bastante grande.

4.3.2 - Localização

A empresa está instalada na Região Sul do Brasil, mais especificamente na cidade de Porto Alegre. A escolha desta área deve-se a diversos motivos. A grande concentração de empresas que constituem um mercado potencial bastante considerável, a existência de uma necessidades deste tipo de serviço junto a estas empresas, ao relativamente baixo número de empresas que atuavam nesta área no momento da criação foram fatores bastante considerados na escolha desta localização.

Além disso, o fato dos sócios-fundadores já atuarem nesta região, em portanto já terem uma relativa experiência junto as condições do mercado, fornecedores existentes, legislação e outros aspectos, como por exemplo questões culturais da região também pesaram na escolha desta sede.

4.3.3 - Fornecedores

Por se tratar de um serviço, em que o produto não é tangível, as empresas de consultoria, em geral possuem uma gama de fornecedores pouco diversificada. Basicamente os fornecedores de uma empresa de consultoria em logística estão ligados as atividades de levantamento e processamento das informações obtidas junto a empresa , à implementação dos modelos sugeridos e a aos materiais e ferramentas de suporte da mesma.

Considerando-se que junto as consultorias, na fase de levantamento dos dados da situação da empresa, conforme a necessidade, a empresa pode dispor-se a pagar por serviços especializados. Esta situação ocorre em casos em que seja preciso uma manipulação mais aprofundada dos dados levantados bem como das estimativas de resultados que poderiam ser obtidos seguindo-se as recomendações da consultoria. Um exemplo disso seria a contratação de um instituto de pesquisa para avaliação junto ao público da utilização de um novo tipo de embalagem recomendado pela consultoria.

Além disso, na fase de diagnóstico e pesquisa da situação atual, a empresa precisa dispor necessariamente de ferramentas que permitam um rápido processamento dos dados levantados. São exemplos desta situação os softwares empresariais existentes, como os editores de texto e planilhas eletrônicas. Neste seguimento também pode ser incluído o material de apoio como o material de escritório e o mobiliário da empresa.

Por fim, também podem ser utilizados fornecedores na fase de implementação das ações recomendados para os casos em que a consultoria fica responsável por esta fase. Assim, fornecedores que produzam materiais relacionados ao ramo de logística, como empilhadeiras, embalagens , armários “porta-pallets” e sistemas de gerenciamento de almoxarifados tornam-se fornecedores potenciais da consultoria.

Com relação ao poder de barganha dos fornecedores é relativo pois depende das ocasiões em que a consultoria irá depender de seu serviços, do tipo de empresa cliente da consultoria e da própria concorrência existente no setor.

4.3.4 - Concorrência e Bens Substitutos

Com o crescimento do setor onde atua, a Partner Consultoria vem sentindo as mudanças ao qual o mesmo vem passando. Ocorreu um relativo aumento do número de entidades prestadoras de serviços que passaram a atuar neste setor. Grandes grupos internacionais, sentindo o aumento das necessidades do setor logístico começaram a olhar para o Brasil “com melhores olhos”, e já começam e se instalar em peso no Brasil. Além disso pequenas empresas de consultoria, em geral criadas por profissionais experientes neste setor , também têm crescido.

Além disso, as empresas podem optar por serviços substitutos aos serviços de consultoria. Dentre disso, pode-se incluir o treinamento interno dos funcionários da empresa, a terceirização dos serviços logísticos, a utilização de centros de distribuição logísticos e as próprias empresas realizadoras de congressos e seminários logístico que promovem a qualificação dos conhecimentos logísticos por parte da empresa cliente que podem tornar os serviços de consultoria desnecessárias.

4.4 - Análise das Oportunidades e Ameaças

A Partner Consultoria é uma empresa relativamente experiente em sua área de atuação, o que pode ser considerado uma vantagem quando se compara as novas empresas entrantes nestes últimos anos. Esta experiência adquirida pela empresa permite um conhecimento mais abrangente dos problemas mais comuns envolvendo os setores logísticos de determinadas empresas com características de atuação semelhantes. Assim o cliente pode obter vantagens como uma maior qualidade dos serviços prestados e uma resposta mais rápida às suas necessidades.

Da mesma forma a própria estrutura apresentada pela consultoria, com a relativa segmentação das áreas de atuação conforme as diferentes abrangências logísticas (como será visto no capítulo organização), permite um serviço mais especializado e de qualidade superior. Isto ocorre, no entanto, sem que o caráter global da consultoria seja abandonado. Ou seja, um cliente que necessite de um processo de estocagem mais complexo pode contar com assessoria mais especializada de especialista em estocagem e ao mesmo tempo estar recebendo auxílio em outras áreas de atuação logística.

Entre as possíveis ameaças enfrentadas pela consultoria pode citar as que se referem ao fato das novas tecnologias de informação empregadas por empresas concorrentes de maior estrutura. Estas, devido ao seu maior porte podem oferecer um serviço bastante qualificado, em razão principalmente das tecnologias mais avançadas que as mesmas detém e ao suporte internacional das matrizes nos casos das consultorias multinacionais.

As empresas que oferecem a terceirização dos serviços logísticos, bem como as empresas de transporte e consolidação de cargas e os grandes centros de distribuição existentes na região também constituem uma provável ameaça a consultoria. As vantagens destes serviços estão no fato de que estes acabam retirando do cliente a maior parte da responsabilidade referente aos aspectos logísticos da empresa – cliente. O número de empresas atuando nesta área também vem crescendo e conquistando um fatia maior do mercados potencial onde atua a Partner Consultoria.

4.5 - Determinação das Ações estratégicas Necessárias

Após analisadas as situações dos seus recursos e seus ambientes a Partner Consultoria pode prever os resultados do prosseguimento de suas atuais estratégias. No intuito do atendimento dos seus objetivos torna-se claramente necessária a empresa uma completa e permanente estruturação e qualificação de sua mão-de-obra e de seus serviços, o que permite serviços de melhor qualidade e clientes mais satisfeitas.

Esta situações resultarão para a empresa bons resultados, desde que a mesma mostre-se também bem gerenciada e altamente ligada nas novas tecnologias emergentes, permitindo resposta rápida, eficiente e eficaz as expectativas de seus clientes.

5. Organização

A Partner Consultoria possui uma estrutura Matricial, ou seja ela é mista (funcional e produto/projeto). Nossa empresa se enquadra em um perfil semiformal. O responsável pela logística é então designado para coordenar projetos que são de sua especialidade e que envolvem diversas áreas funcionais.

Numa organização Matricial, o gerente de logística é responsável pela totalidade do sistema de movimentação e armazenagem, embora não tenha autoridade direta sobre as atividades componentes da logística. A estrutura organizacional da empresa permanece intacta. Entretanto, o gerente de logística divide a autoridade e o centro de custos com o gerente de linha de cada área. As despesas incorridas devem ser justificadas por cada departamento funcional, assim como os problemas logísticos, formando a base para a cooperação e a coordenação.

Um arranjo organizacional deste tipo promove a eficiência no suprimento e na distribuição de bens e serviços, pois clarifica as compensações de custos freqüentemente encontradas no planejamento e operação de sistemas logísticos.

Existe o lado negativo desta estrutura Matricial, no qual as linhas de responsabilidade e de autoridade podem ficar ambíguas, podem surgir conflitos de dificíl resolução. Porém, é uma solução de compromisso muito boa, evitando a estrutura completamente informal ou muito rígida.

Quanto ao seu posicionamento organizacional, a Partner consultoria é uma organização com um posicionamento descentralizado, pois coloca a responsabilidade em nível de projetos e departamentos.

5.1 Organograma

Como se pode ver no organograma acima a empresa esta organizada de forma a que cada um dos seus sócios-gerentes esteja mais direcionado a uma das áreas específicas da empresa. Desta forma a diretoria, na pessoa de seus sócios–gerentes dirige as áreas necessárias ao correto funcionamento das atividades da empresa e controlam as atividades dos projetos em andamento.

Convém também salientar que a área de consultoria conta com uma diversificação das áreas de especialização de seus consultores, contemplando características e especializações para cada um dos principais enfoques de atuação da área, como por exemplos, armazenamento, movimentação interna de cargas, embalagem e sistemas de gerenciamento e controle de estoques .

Os projetos são compostos da formação de uma equipe multifuncional que envolve empregados de áreas distintas permitindo uma maior abrangência de atuação e solucionamento dos problemas.

6. Direção

A Partner preocupa-se muito com a motivação de seus funcionários. Nós Sócios-Fundadores acreditamos que ter satisfação no trabalho é sem dúvida a melhor maneira de gerar bons resultados.

Em relação a motivação, a empresa atua em três partes:

• A motivação de cada Indivíduo

• A motivação de cada Departamento

• A motivação da Empresa

Como a empresa tem um contingente pequeno de funcionários, tentamos atuar individualmente com cada um. Para que isto ocorra foi contratada uma equipe de psicólogos. Quinzenalmente ocorrem reuniões de grupos por departamento, mensalmente, se houver necessidade, fazemos reuniões individuais, e semestralmente, ocorre uma reunião com toda a empresa. Nesta reunião total da empresa é discutido quais as metas que foram atingidas e quais serão abrangidas no próximo semestre.

Depois de descoberta a causa com o qual cada funcionário se motiva ou se desmotiva, imediatamente se procura a solução inerente.

Toda a filosofia da empresa é bem explicitada aos funcionários desde seu ingresso. Um dos principais tópicos da nossa filosofia é mostrar aos empregados que eles tem autonomia para atuar nas suas áreas, e que este não é apenas um local de trabalho, mas sim seu segundo lar.

Como todo brasileiro gosta de “Pão e Circo”, no final de cada ano é promovida uma grande festa, denominada “OPEN HOUSE”, esta festa ocorre para a integração dos funcionários e familiares.

Para nós sócios, a maior motivação é ver a empresa indo deveras bem, crescendo a cada dia, e isto só ocorre se houver uma equipe bem constituída e motivada. Sabendo disto, são dados prêmios aos funcionários quando acabamos cada trabalho de logística nas empresas, e incentivos verbais a cada novo contrato fechado.

A nossa empresa admite funcionários baseando-se na teoria “Y” de McGregor. Nós cremos que só com pessoas que tenham um potencial aceitável para ser motivada, vale a pena ser admitida.

Depois de admitirmos, nós começamos o processo de motivação para com os funcionários, com uma das mais conhecidas teorias, a teoria das “Hierarquias das Necessidades” de Maslow, ou popularmente conhecida “Pirâmide de Maslow”.

As tarefas realizadas por cada funcionário tem que constituir um desafio, que necessite de sua criatividade, porque sem isso não há salário que motive.

Em relação as tarefas realizadas pelos funcionários nós temos um outro agravante, que é proporcionar um trabalho muito especializado para pessoas pouco qualificadas, e é nesta ocasião que entra a Diretoria.

O “saber” escolher para quem encaminhar determinadas tarefas, é um dos pontos culminantes para perfeita realização das mesmas.

Em relação a conhecida “Grade de Liderança” a nossa empresa caracteriza-se em:

• ALTA PREOCUPAÇÃO COM AS PESSOAS

• ALTA PREOCUPAÇÃO COM A PRODUÇÃO

Isto acarretará mais confiança e respeito para com os seus subordinados.

O interesse de cada funcionário tem que ser comum com os da empresa, porque isso irá canalizar e sustentar o comportamento dos mesmos.

Nós sócios temos uma grande experiência na área de logística, quinze anos, mas na área de Recursos Humanos tomamos muito na “cabeça”, no início. Quando o nosso número de funcionários começou aumentar, nós tivemos problemas para administrar a o grupo. Mas como tudo nessa vida se aprende, conseguimos fazer um bom organograma e dividir bem as tarefas.

Depois de três anos com os mesma equipe, e trabalhando muito a parte motivacional de cada funcionário, a empresa conseguiu chegar a índices baixíssimos de abstinência no trabalho. O Grupo começou a “produzir” mais e melhor, dando-nos resultados mais satisfatórios e levando-nos a acreditar que a motivação empresarial é parte fundamental em qualquer empresa.

7. Controle

Controle Organizacional ( na Logística), é o processo que auxilia a detecção de mudanças ambientais e seus efeitos sobre o progresso da organização, buscando garantir que as atividades se realizem conforme às atividades planejadas, isto é, a compreensão das metas e sua implementação .

Consiste na verificação das atividades, a partir da existência de planos e objetivos presentes nas ações empresariais propostas pela organização, como o consumo de produtos e serviços, custos, requisitos de nível de serviço, restrições legais, entre outros, para atingir os seus objetivos e consequentemente, os objetivos de seus clientes.

Através da análise e avaliação das ações empresariais, obtidas a partir do Planejamento, Organização e Direção, a Partner verifica se a existência de desvios quanto aos objetivos e organização dos trabalhos, e aplicam-se medidas corretivas, buscando adequá-las e prevenindo novos acontecimentos futuramente.

A detecção e prevenção de falhas e erros existentes – seja no planejamento ou na execução- apontam e oferecem os meios necessários para corrigi-los e evitá-los como :

• Padronização do desempenho, através de procedimentos ou programas de produção, inspeções e supervisão;

• Padronização da qualidade de produtos ou serviços da empresa, por meio de treinamento, controle estatístico e sistemas de incentivo;

• Busca de procedimentos de auditoria, divisão de tarefas, registros escritos, entre outros, para proteger os bens organizacionais;

• Limitação de autoridade (descrição de cargos e funções, diretrizes, regras);

• Avaliação e direção do desempenho de pessoas, com supervisão, vigilância e registros diversos;

• Aplicação de meios preventivos para atingir os objetivos da empresa, com a formulação de um planejamento apropriado e a direção do comportamento das pessoas envolvidas para alcançar os resultados esperados.

Estabelecer padrões de desempenho, propicia “visualizar” e verificar as variações e os resultados que se quer obter, através de ideais claros e mensuráveis, baseado em dados reais, como ferramentas e metodologias adequadas, com uma coleta de dados freqüente, conforme os objetivos do controle e do risco associado e atividades em questão. Como exemplo , podemos citar algumas dos controles usados na nossa empresa:

Padrão de Quantidade: Padrões de Tempo:

- Número de empregados; - Permanência média do empregado na empresa;

- Volume de vendas (serviços); - Tempo padrão de produção;

- Padrões de resposta; - Tempo de processamento de pedidos de clientes, etc;

Padrões de Qualidade: Padrões de Custo:

- Índices de satisfação; - Custo dos serviços;

- Índices de adequação do serviço, etc; - Custos diretos e indiretos, etc;

A Partner utiliza-se dos seguintes instrumentos a avaliação de desempenho:

Relatórios

Que oferecem informações detalhadas a respeito de atividades em periodicidades regulares, com o propósito de mostrar as tendências, que podem mudar com o tempo, analisando as expectativas de custo (orçamento), nível de serviço (objetivos) e produtividade, determinados a partir do planejamento e análise estatística, que servirão como padrão de comparação para o desempenho da empresa-cliente.

Auditorias

Análise de diversos elementos de controle logístico, contábeis e processuais que verificam a exatidão e fidelidade dos procedimentos, demonstrações e relatórios, de acordo com os princípios estabelecidos por lei e pela empresa.

• Auditorias de estoque – são periodicamente necessários o controle de inventário de matérias-primas, produtos em processo e acabados, para a contagem de estoque para a finalidade de cálculos de impostos e taxas e a correção de registros contábeis e de estoque, devido a causas comuns como erros de digitação, informações inadequadas de retiradas ou devoluções de estoque ou roubo, que acarretam em custos de manutenção de estoques excessivos;

• Auditorias de notas e cobranças – utilizados normalmente, para controlar o transporte regular de cargas efetuados pelas transportadoras, caso ocorra erro de cálculo para a recuperação do valor cobrado;

• Auditoria de diagnósticos de sistemas – são examinadas todas as funções logísticas para avaliar o estado geral de custo e desempenho logístico (mercados de produtos, financeiros, fornecedores, ambiente legislativo e governamental), que podem sofrer alterações rapidamente, devendo esta auditoria, ser conduzida com intervalos mínimos de cinco anos, servindo de base para o replanejamento de seus sistemas como um todo;

São aplicados então, os métodos de controle, efetuados pela empresa (consultoria), para assegurar que os resultados ou desempenho de uma empresa-cliente ou própria de consultoria, continuem a atingir o nível esperado, evitando mudanças de atividades nas operações ou de padrões estabelecidos, radicalmente.

Métodos de Controle:

• Controles Prévios

Procuram prevenir os problemas, por meio de insumos humanos, materiais e financeiros, previamente analisados e colocados à disposição antes da ação realizada. Ajuda o cliente verificar como o seu produto está sendo operado.

• Controles de Processo

Operação controlada em pequenos processos, inserido em um processo maior, gerando saídas de acordo com os padrões estabelecidos.

• Controle pós- ação

Controle que proporciona a saída de produtos (serviços), por exemplo, sem gerar muitos processos, pois analisa os resultados finais de uma atividade completa que serão aplicados em atividades semelhantes no futuro.

• Análise do volume de vendas

A cada início de ano, são traçados, os objetivos para o ano corrente, e a todo o mês, as “vendas” de nossa auditoria (consultoria) . Verifica-se então ao final de cada mês, se o volume esperado corresponde ao conseguido, verificando o que pode ser melhorado.

• Procura após marketing

Controle também efetuado mensalmente, à respeito da procura de um produto estabelecido ou recém lançado no mercado, verificando se este está trazendo retorno para a nossa empresa, ou trará futuramente.

• Receita da empresa

Com a prestação de consultorias de maior valor representativo à empresa-cliente, através de estimativas, o que gera uma receita maior a empresa de consultoria .

• Tempo estimado na cotação (orçamento) X tempo real (usado na consultoria)

Avaliação dos recursos utilizados para a prestação do serviço de consultoria à empresa-cliente e o tempo necessário para efetuá-lo, evitando o acréscimo de tempo que resultaria no aumento de preço para o cliente e aos consultores responsáveis pela execução das tarefas, o que significaria prejuízo.

• Abordagem de todos os tópicos levantados na etapa da coleta de dados

É um controle no final da consultoria, um Check-list para verificar se dispomos de todos os pontos necessários e possíveis para uma excelente prestação de serviços, que poderiam não ter sido repassados na coleta de dados.

8. Conclusão

No decorrer deste trabalho foi possível entender de forma mais clara a real importância da necessidade de uma correta definição dos elementos que compõem a administração de Empresas. A aplicação prática das teorias exploradas em salas de aula mostrou-se bastante ilustrativa para o grupo que pode ter uma idéia mais definida acerca da aplicação destes conceitos.

A correta implementação e disposição de planejamento, organização direção e controle permite às empresa um melhor gerenciamento de seus processos e atividades, permitindo ações mais eficientes e eficazes por parte da empresa. O resultado disto implica numa maior satisfação dos desejos e necessidades do cliente, trazendo para a empresa melhores resultados e oferecer-lhe maiores oportunidades de crescimento.

9. Bibliografia:

BALLOU, Ronald H. Logística Empresarial, São Paulo: Atlas, 1993

STONER, James A. F. – Freeman, R. Edward, Rio de Janeiro: PHB, 5º ed, 1985

LACAVA, Eunice K. Introdução à Administração, São Paulo: Atlas, 1996

Polígrafo sobre Controle – Prof. Rodrigo Soares, 1999

Texto gentilmente cedido por Lisiane Ludwig ([e-mail])

www.sti.com.br