Fênix Consultoria: soluções inteligentes de gerenciamento de informações

Fênix Consultoria: Soluções Inteligentes em Gestão da Informação

A empresa “Fênix Consultoria” está desde 1997 no mercado oferecendo um excelente serviço de gestão documental. Somos consolidados no mercado e temos entre os nossos clientes: Petrobras, Light, Eletrobrás e Som Livre. Atuamos em todas as etapas do processo da gestão desde a coleta até a digitalização do acervo documental. O nosso diferencial está no fato de aliarmos a gestão da qualidade à gestão documental, pois somos associados à empresa “Qualidade Total Ltda” especializada nas normas da ISO 9001.

A nossa equipe é composta por 100 profissionais. Além da parte operacional comum a qualquer empresa, contamos em nosso quadro com 4 arquivistas graduados pela Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (Unirio), 10 estagiários de arquivologia, 30 auxiliares de arquivo e 1 gerente operacional.

O nosso quadro funcional é especializado no processo de gestão da informação, pois além de prestar consultoria, nós também atuamos no mercado como empresa de guarda documental. Portanto temos uma equipe fixa para cuidar das nossas atividades meio e fim.

Por que contratar a Fênix Consultoria?

Sabemos que no mundo globalizado a concorrência está cada vez mais acirrada. Para ganhar espaço e consolidação no mercado as empresas buscam a excelência da qualidade dos seus serviços a fim de tornarem-se mais competitivas. Nesse sentido, a gestão da qualidade é um diferencial uma vez que tem como premissa as necessidades atuais e futuras dos clientes. Assim, não só o mercado sai ganhando, devido a melhoria continua das empresas, mas, sobretudo, quem ganha é o consumidor que passa a ter disponível no mercado melhores produtos e serviços.

Entre os requisitos exigidos para alcançar a qualidade está a organização informacional da empresa. É exatamente nesse ponto que a gestão da informação se torna relevante para gerenciar o fluxo informacional. Hoje é consenso que a informação é um capital precioso igualando-se aos recursos de produção, materiais e financeiros das instituições. No mundo empresarial já vemos essa mudança de mentalidade com a importância que é atribuída a informação cuja gestão está diretamente relacionada ao sucesso desejado pelos empresários. Dessa forma, no cenário atual muito mais importante do que ter a informação é saber como acessá-la de forma rápida e eficaz. Além disso, é necessário também pensar a informação como um patrimônio empresarial que precisa ser protegido e preservado.

A “Fênix Consultoria” trabalha em consonância com todos os requisitos exigidos para que sua empresa desfrute das vantagens proporcionadas pela gestão informacional. Como política da empresa tem-se o respeito aos princípios arquivísticos de organicidade e proveniência. Assim como o respeito aos pilares da segurança da informação tais como a integridade, disponibilidade, autenticidade e confidencialidade.

Respeitando esses pilares, a “Fênix Consultoria” oferece total assistência para que sua empresa faça o gerenciamento informacional e, consequentemente, alcance a excelência em qualidade. Para lograr esse êxito nós acompanhamos todo o processo de produção documental resultante das atividades da empresa, a fim de criar dispositivos para controlar, aperfeiçoar e racionalizar essa produção. Ou seja, orientamos a produção dos documentos desde o seu inicio, questionando se há realmente necessidade de produzi-los, até o seu destino final, questionando as necessidades de manter ou não determinada informação no arquivo da empresa.

A nossa missão é ajudar a sua empresa a reconhecer e tratar a informação como uma ferramenta importante e muito útil para a melhoria contínua da qualidade de seus serviços e produtos. Para que o trabalho de gestão documental perdure, ao longo do processo nós treinamos uma equipe, composta por um funcionário de cada área da empresa, para ficar responsável pela manutenção da gestão. Nós fazemos isso com o propósito de que o gerenciamento das informações continue sendo realizado pela própria empresa.

Empresa Contratante: Bom Som Entertainment

Diagnóstico (Levantamento de dados)

A “Bom Som Entertainment” é uma empresa privada do seguimento de entretenimento. Atua no ramo de gravação, produção de shows e contratação artística. Está no mercado desde 1980. O seu quadro funcional é composto por 150 funcionários.

Apesar de ser uma empresa sólida no mercado, está passando por momentos delicados devido a crescente concorrência desse meio. Então, visando tornar-se mais forte no mercado da música, a empresa “Bom Som” está buscando o certificado de qualidade ISO-9001.

A fim de conhecer a estrutura da empresa a equipe de arquivistas da “Fênix Consultoria” ficou durante uma semana dentro das instalações da “Bom Som” para compreender o funcionamento de suas atividades jurídico-administrativa, identificar seus atos normativos e seus regulamentos. Desse modo, a nossa equipe obteve o conhecimento necessário sobre a missão e a estrutura organizacional da empresa. De posse destas informações, nós iremos operar de forma a identificar as exigências para produzir e manter os documentos da empresa..

Após esse primeiro contato e já com o organograma em mãos constatamos que o arquivo da empresa está atrelado a Diretoria de Finanças, o que de fato é muito positivo, tendo em vista que o ideal é que o arquivo esteja subordinado ao departamento hierarquicamente superior. No entanto verificamos como ponto fraco da empresa a falta de planejamento na produção da documentação. Há muitos documentos que são produzidos desnecessariamente acarretando, dessa forma, o aumento do volume documental e o “inchamento” do arquivo.

A empresa, apesar de não contar com um profissional de arquivista, tem consciência da importância da organização de seu arquivo para o bom funcionamento de suas atividades. Essa não é a primeira