A essência de um documento

Um documento (do latim documentum, derivado de docere “ensinar, demonstrar”) é qualquer meio, sobretudo gráfico, que comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação etc. No meio jurídico, documentos são frequentemente sinônimos de atos, cartas ou escritos que carregam um valor probatório.

Um documento pode ser também uma informação singularizada, isto é, distinguível por um nome ou código, que trata de assunto específico, de natureza e interesse particular a uma instituição, de caráter sigiloso, estratégico ou que represente capital intelectual, enfim, plenamente integrada aos bens intangíveis de uma entidade.

Os órgão típicos de documentação são os museus, os arquivos e as bibliotecas, cada um com as suas características peculiares.

"São todos os papéis contendo informações que ajudem a tomar decisões, comuniquem decisões tomadas, registrem assuntos de interesse da organização ou do indivíduo." (Feijó)

"Qualquer informação escrita, objeto ou fato registrado materialmente, suscetível de ser utilizado para estudo, consulta ou prova." (Rabaça)

"Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém." (Paes)

Classificação

Quanto à procedência[editar]

Quanto a procedência, os documentos podem ser divididos em públicos e privados, ambos podendo constituir prova de fato jurídico, ato jurídico ou de negócio jurídico.

Públicos: São emitidos por autoridade pública ou mediante procuração de autoridade pública. Por exemplo, escritura pública de compra e venda emitida por um notário.

Privados: São emitidos por um particular (pessoa física), ou por autoridade pública fora de suas funções, atribuições, ou competência).

Quanto ao valor[editar]

Administrativo - Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.

Fiscal - Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.

Informativo - Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independente de seu valor probatório.

Legal - Valor processual que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

Permanente - Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. Também referido como valor histórico.

Primário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

Probatório - Valor intrínseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de prova legal.

Secundário - Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

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