Comunicaçao Empresarial

Os dez mandamentos do e-mail – Carmem Guerreiro – Revista Lingua nr. 87

Medo de mensagens mal interpretadas, contaminação da marca e perda de produtividade fazem empresas seguirem regras para a conversa on-line

A escrita não produz o mesmo efeito da fala. A afirmação, óbvia, parece ignorada por pessoas cada vez mais conectadas o tempo todo, por tablets, smartphones ou computadores. A comunicação escrita parece ter tomado a dianteira em várias frentes antes dominadas pela fala. Essa prevalência fica clara na preferência crescente por e-mails, torpedos, chats, tuítes, comentários e posts como forma de expressão e comunicação.

Pesquisa da Pew Global, de 2011, mostra que 92% dos internautas usam o e-mail como principal ferramenta de comunicação, mais que smartphones e redes sociais. Mas, na era da web 2.0, da conexão móvel, constante e com alta interatividade, avança também o outro extremo, de internautas que capengam ao escrever um e-mail eficiente. Começando por aqueles na dianteira da web 2.0.

O uso indevido de abreviações, formalidades ora excessivas ora inexistentes, o equívoco de linguagem e tratamento, a falta de objetividade e assertividade são ruídos corriqueiros na comunicação eletrônica.

Segundo Ruy Leal, superintendente do Instituto Via de Acesso, que prepara e insere jovens no mercado de trabalho, 90% da comunicação feita e recebida pelas entidades privadas hoje é via e-mail.

- Isso é uma arma que o colaborador tem na mão. Se não estiver muito bem orientado e preparado, pode escrever absurdos em seus e-mails - alerta.

Munido de um e-mail corporativo, qualquer um pode falar em nome da organização. Leal sabe que rispidez, ironias e brincadeiras mal interpretadas geram desentendimentos por conta da linguagem que se pretende distante e próxima ao mesmo tempo. Por isso, os especialistas e as empresas tentam sistematizar as regras que regem a comunicação por e-mail.

Linguagem

A apreensão tem levado empresas a consultores que capacitem funcionários a redigir e-mails não só sem deslizes na língua portuguesa, mas eficientes e adequados à comunicação profissional. Coach executiva e educadora corporativa da Atingir Coaching e Treinamento, Regina Gianetti Dias Pereira se especializou em oferecer cursos de comunicação empresarial, e diz que treinamentos para mensagens eletrônicas são cada vez mais pedidos.

- E-mails mal escritos, confusos, pouco claros, feitos sem consistência, geram mal-entendidos, perdas de negócios, tempo e, especialmente, produtividade - observa.

A primeira lição é que dominar a tecnologia não significa domínio do uso da linguagem. Daí a falsa impressão de que pessoas conectadas e integradas tecnologicamente se comunicam via internet com mais propriedade, quando na verdade uma habilidade independe da outra. O que faz diferença são alguns cuidados de adequação da linguagem para o contexto da comunicação.

Regina conta o caso de uma instituição que gerencia pensões e aposentadorias e que possui cadastrados milhares de pensionistas. Segundo ela, a administração enviou um e-mail sobre uma mudança que seria feita nos pagamentos.

- Era para ser algo simples, mas foi escrito de uma maneira tão confusa que ocorreu um colapso na central de atendimento da empresa, porque ninguém entendeu a mensagem, terminou se assustando e teve de ligar - relata.

Contra esse tipo de situação, Língua apresenta a seguir dez dicas para quem quer escrever um e-mail claro, conciso, adequado e, acima de tudo, eficiente.

Quando usar

O e-mail não é o melhor meio de comunicação em todas as situações. A coach executiva Regina Gianetti aconselha que o correio eletrônico seja escolhido só quando não é necessário que o destinatário esteja disponível naquele momento, e a resposta não seja esperada com urgência. Se o conteúdo precisa ficar documentado, também é um meio ideal.

- Quando o assunto é emocionalmente delicado, não se deve usar o e-mail, porque pode haver má interpretação - afirma.

O problema, segundo ela, é que as pessoas têm usado essa ferramenta como muleta para não se comprometer, passando a responsabilidade para o destinatário com um simples clique no botão "enviar".

Para assuntos mais pontuais e urgentes, é melhor optar por mensagens instantâneas, como Skype, torpedos, Messenger, Twitter e WhatsApp.

O esquecimento da identificação

Um grande vício de quem se acostumou a usar a internet a partir de chats e outros sistemas de mensagem instantânea é esquecer de identificar-se ao escrever um e-mail, tanto no início do contato quanto no fim, ao deixar de assiná-lo. Ruy Leal, do Instituto Via de Acesso, considera isso um dos maiores problemas dos jovens que desejam ingressar no mercado de trabalho.

- Já recebi e-mails sem assinatura pedindo um estágio. Eles têm coragem de usar um endereçamento de e-mail que não tem a ver com o meio corporativo, do tipo 'luluzinha17@...', para pedir um emprego - diz.

É vital assinar um e-mail e, em um primeiro contato, não esquecer de explicar no início quem você é. Mesmo que não seja pedido, confirme o recebimento da mensagem, até quando não tiver resposta completa no momento. Um "ok" ou "recebido" mostra disposição.

O cuidado com as saudações

O e-mail é uma situação de comunicação, e precisamos saudar as pessoas quando nos dirigimos a elas. No início de um e-mail, "olá" e "bom dia" são cordiais, sem serem informais demais, explica Regina. "Prezado" é extremamente formal e, se não for um caso de rígida impessoalidade, é exagerado. A regra, segundo a especialista, é que, se existe uma troca de e-mails com certa regularidade no dia, o primeiro deve contar a saudação, que pode ser dispensada nas outras mensagens.

Os cumprimentos de despedida são igualmente importantes, e não são substituíveis por uma assinatura eletrônica. Mas Regina alerta: "Atenciosamente" é abreviada de forma incorreta no Brasil como "att.", quando deveria ser "atte.".

- "Att." foi importado do inglês e faz referência à expressão in attention to, que é usada só no começo