ARQUIVOS EMPRESARIAIS

Título:

ARQUIVOS EMPRESARIAIS

Palavras-chave: Arquivos empresariais, gestão de documentos, documentos de arquivos, gestão da informação.

Title:

ENTERPRISE ARCHIVES

Keywords: Enterprise archives, documents management, archive documents, information management.

Título:

ESPANHOL

Palabras clave:

Fahima Pinto Rios

Acadêmica da 7ª fase do curso de Biblioteconomia – Habilitação em Gestão da Informação da Universidade do Estado de Santa Catarina – UDESC.

ENDEREÇO

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880

Paula Carina de Araújo

Acadêmica da 7ª fase do curso de Biblioteconomia – Habilitação em Gestão da Informação da Universidade do Estado de Santa Catarina – UDESC.

Servidão Barbosa Pascoal Costa, 54.

CEP: 88032-301

Monte Verde – Florianópolis-SC

[e-mail]

(48)32386121 / (48)91357538

RESUMO A gestão de documentos em ambientes empresariais tem se tornado uma prática comum. Para a elaboração deste artigo foi estabelecido como objetivo geral a conceituação de Arquivo Empresarial, o reconhecimento de suas funções e da tipologia documental, além da apresentação das dificuldades encontradas pelas organizações para o estabelecimento desse tipo de arquivo atualmente. A partir de levantamento bibliográfico e do embasamento teórico proporcionado pela disciplina de Fundamentos em Arquivologia, ministrada pela Profª Maria Lourdes Blatt Ohira na 4ª fase do curso de Biblioteconomia – Hab. Gestão da Informação da Universidade do Estado de Santa Catarina –UDESC, foi possível perceber a grande necessidade de estudo nessa área para o reconhecimento da importância da existência e da organização do arquivo no cenário empresarial, como instrumento de gestão e de preservação da memória empresarial.

ABSTRACT A gestão de documentos em ambientes empresariais tem se tornado uma prática comum. Para a elaboração deste artigo foi estabelecido como objetivo geral a conceituação de Arquivo Empresarial, o reconhecimento de suas funções e da tipologia documental, além da apresentação das dificuldades encontradas pelas organizações para o estabelecimento desse tipo de arquivo atualmente. A partir de levantamento bibliográfico e do embasamento teórico proporcionado pela disciplina de Fundamentos em Arquivologia, ministrada pela Profª Maria Lourdes Blatt Ohira na 4ª fase do curso de Biblioteconomia – Hab. Gestão da Informação da Universidade do Estado de Santa Catarina –UDESC, foi possível perceber a grande necessidade de estudo nessa área para o reconhecimento da importância da existência e da organização do arquivo no cenário empresarial, como instrumento de gestão e de preservação da memória empresarial.

RESUMEN A gestão de documentos em ambientes empresariais tem se tornado uma prática comum. Para a elaboração deste artigo foi estabelecido como objetivo geral a conceituação de Arquivo Empresarial, o reconhecimento de suas funções e da tipologia documental, além da apresentação das dificuldades encontradas pelas organizações para o estabelecimento desse tipo de arquivo atualmente. A partir de levantamento bibliográfico e do embasamento teórico proporcionado pela disciplina de Fundamentos em Arquivologia, ministrada pela Profª Maria Lourdes Blatt Ohira na 4ª fase do curso de Biblioteconomia – Hab. Gestão da Informação da Universidade do Estado de Santa Catarina –UDESC, foi possível perceber a grande necessidade de estudo nessa área para o reconhecimento da importância da existência e da organização do arquivo no cenário empresarial, como instrumento de gestão e de preservação da memória empresarial.

1 INTRODUÇÃO

Cada vez mais, as organizações vêm se dando conta de que o gerenciamento eficaz da informação pode fazer a diferença, mas pode-se fazer ainda mais para existir este reconhecimento na empresa. A informação é arma poderosa nas mãos de quem sabe com ela lidar, pode trazer qualidade e produtividade ás organizações, além de poder funcionar como vantagem competitiva de uma empresa. Um arquivo bem estruturado proporciona esta maior competitividade. Se a gestão da informação e dos documentos for reconhecida como essencial no ambiente empresarial com certeza muitas vantagens estarão agregadas a estes processos.

Sente-se a necessidade de mais estudos nesta área para o maior reconhecimento do arquivo empresarial pelas diversas organizações. Portanto, para a realização deste artigo estabeleceu-se como objetivo principal o reconhecimento do conceito de arquivo empresarial, de suas principais funções e da tipologia documental existente. Também se pretende apresentar a situação atual dos arquivos empresariais, quais os principais problemas na organização deste tipo de arquivo, apontados pelos diversos autores.

Entendendo o arquivo como instrumento de gestão, como suporte à administração da empresa, muito poderá ser feito. A administração dos arquivos desde a sua primeira fase facilita e agiliza o trabalho de toda a equipe de trabalho, traz muitos benefícios. Pretende-se apresentar esse tipo de unidade de informação como essencial para a agilidade operacional da empresa e para o seu desenvolvimento pleno.

2 CONCEITUAÇÃO

Os arquivos empresariais são locais de armazenamento do acervo documental da empresa, que envolvem todo um processo material e intelectual capaz de organizar os documentos, assim proporcionando um suporte a toda a administração e a preservação do histórico da empresa.

Segundo Sousa (1997 apud CARMO, 2003), os arquivos montados nos setores de trabalho são acervos arquivísticos constituídos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a outros passiveis de eliminação e a documentos não orgânicos, que não são considerados