Agenda Manual E Eletrônica

Agenda Manual e Eletrônica

A agenda é uma ferramenta essencial para o profissional de administração. É útil para controlar, com exatidão, compromissos diários. Mas é preciso estabelecer objetivos e metas, determinando a melhor maneira de atingi-las e definir: O que? Quando? Quanto? Como?

Um compromisso é um horário agendado para estar em algum lugar ou um horário predeterminado para se encontrar com alguém. Infelizmente, no mundo real os compromissos nem sempre funcionam como gostaríamos.

Mesmo que sejamos sempre pontuais, não significa que vamos escapar de ficar parados em uma sala de espera, no trânsito, no aeroporto, etc.

A agenda deve ser atualizada diariamente, definir critérios de urgência e importância é essencial. As agendas secretária e chefias devem ser atualizadas e compartilhadas;

É preciso estabelecer metas e prazos (horários, datas, início e término dos compromissos);

Na agenda de compromissos deve ter a rotina diária (específica para cada departamento); visitas; convites; reuniões; aniversários; viagens; contas a pagar e receber; renovações;

Por que a agenda é importante?

Para manter a organização e com isso aumentar os seus níveis de produtividade, nada melhor que uma agenda. Além de fazer com que não esqueça do que tem combinado, ainda permite que o seu cérebro se concentre naquilo que tem de fazer no momento. Para conseguir fazer um maior número de tarefas, necessita de apontar tudo o que vai fazer. E que esse deve fazer parte da sua rotina. Este hábito permite que se sinta livre para se concentrar na tarefa que está a fazer naquele momento.

Existem prejuízos ao realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Uma agenda tem uma grande colaboração nesse hábito. Ela pode nos impedir de ficar pensando no que vamos fazer amanhã ou durante a tarde. Escreva aquilo que tem para fazer e tire isso da sua mente.

Motivos para usar uma agenda

Para que possa melhor se organizar, ter mais produtividade e menos stress, além de ter sua vida e seu tempo sob controle, você precisa ser organizado.

Ninguém nasce organizado, mas esta é uma habilidade que qualquer um pode adquirir. É só ter uma atitude pró-ativa e decidir começar.

Qualquer pessoa que pretenda ser organizada e ter seu tempo e sua vida sob

controle precisa indiscutivelmente de uma agenda.

Entende-se por agenda qualquer tipo de organizador pessoal: PDAs, Outlook, agendas de papel, etc. É aí que tudo começa. Quando nos referimos à agenda, não estamos falando apenas de um lugar para anotar seus compromissos e registrar os telefones de

seus contatos. A agenda é muito mais que isto. Ela pode ajudar você em muitas coisas:

1. Lembrar-se de tarefas futuras.

2. Anotar compromissos.

3. Escrever listas de coisas a fazer.

4. Planejar sua semana.

5. Planejar seu dia.

6. Anotar prazos importantes.

7. Controlar tarefas com prazos determinados.

8. Registar idéias e acompanhar projetos.

9. Lembrar-se de eventos recorrentes como datas especiais e aniversários, compromissos semanais ou mensais,etc.

10. Registrar e guardar números de telefone e endereços.

11. Armazenar informações pessoais como números de documentos, contas bancárias, códigos, senhas, etc.

12. Programar atividades recorrentes como reuniões com colaboradores, operações de backup de dados, organização ou limpeza semanal da sua área de trabalho.

13. Organizar atividades com base em suas metas e objetivos.

14. Desenvolver mapas mentais.

Enfim, tudo aquilo que possa ser importante para que você tenha seu tempo e sua vida sob controle

Dicas para melhor organizar sua agenda e seus compromissos

Há algumas coisas que você pode fazer para se organizar e marcar compromissos mais efetivamente:

1. Evite marcar compromissos quando em horários muito concorridos. Evite ir ao correio, banco ou restaurante durante o horário típico de almoço. Se o seu médico é extremamente ocupado das 11h às 13hs, peça um horário no fim da tarde.

2. Quando for a seu médico ou dentista, já marque sua próxima consulta. Desta forma, você não tem que perder tempo mais tarde e não esquecerá de marcar os compromissos necessários.

3. Não arrisque com o tempo de espera. Tente ao máximo marcar no primeiro horário da manhã ou no primeiro horário depois do almoço. Desta forma, é improvável ter alguém na sua frente.

4. Se não tem escolha a não ser esperar, faça alguma outra tarefa nas redondezas. Se não tem o que fazer por ali, use o tempo produtivamente fazendo uma lista com as coisas que tem que fazer no dia seguinte, repassando sua agenda, lendo um artigo pendente ou simplesmente relaxe com um bom livro.

5. Se puder e preferir, leve seu escritório com você. Assim, enquanto espera pode trabalhar com seu laptop ou agenda eletrônica. Eu costumo sempre levar em minha agenda eletrônica, arquivos com textos importantes e pequenas tarefas, que posso acessar a qualquer momento. Seja produtivo!

6. Nunca vá a um compromisso sem confirmar primeiro. Há sempre uma chance de a pessoa com quem marcou não se lembrar da data. Tente descobrir também se não haverá atrasos.

7. Repasse antes o caminho que vai fazer. Isto pode te ajudar a economizar muito tempo. Sei de gente que sai do escritório ou de casa e só depois de andar muitas quadras é que vai pensar qual caminho seguir. ( certamente isto nunca aconteceu com você não é mesmo?)

Importante

Lembre-se que compromisso é simplesmente um acordo mútuo com alguém, mas pode ser com