Arquivo e documentação

ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO

1. CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO

Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar.

Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais são produzidos, determinando a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes; são classificados em dois grupos:

1.1 Quanto ao gênero

Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes:

- textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos;

- cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.

- Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.

- Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de iamgem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento.

- Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fotográficos.

- Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.

- Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.

1.2 Quanto à natureza do assunto

Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser:

a) Ostensivo

b) Sigiloso (ultra-secreto, Secreto, Confidencial e Reservado)

2. ARQUIVO

2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO

Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-arquivista dos Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros

Segundo a Lei nº 8159 , consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

2.2 - FINALIDADE DOS ARQUIVOS

- servir à administração, constituindo-se, conseqüentemente, em base do conhecimento da História.

2.3 – FUNÇÃO

- guarda e conservação dos documentos, visando a sua utilização.

2.4 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO

Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os arquivos destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época mas também com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza.

Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critérios de prioridade quanto a sua manipulação para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso só pode acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional, micrográfico ou automatizado, com objetivo de fornecer informações vitais para a manutenção das necessidades empresariais ou de quaisquer outras.

2.5 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO

A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical.

Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação.

Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.

3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Os arquivos são classificados em quatro grupos assim especificados:

3.1 - Quanto à extensão de sua atuação

3.2 - Quanto à natureza dos documentos

3.3 - Quanto à entidade mantenedora

Considerando a natureza da entidade mantenedora, classifica-se em:

3.4 - Quanto ao estágio de evolução

ou

ou