Auditoria Operacional

. Você como auditor interno da VIRTUAL COMPANY fez um levantamento geral da situação da empresa quanto aos meios eletrônicos existentes e constatou que:

A empresa é uma prestadora de serviços e possui servidor em rede com 10 (dez) equipamentos de processamento eletrônico, interligados entre si. Dispõe de internet em cada equipamento e todos os usuários (ao todo 30), não possuem senha de acesso. Os equipamentos estão disponíveis a qualquer hora do dia, inclusive nos horários de intervalo, e, apesar do horário normal de expediente terminar às 18h, todos os funcionários podem permanecer na empresa e navegar na internet ou operar com o correio eletrônico, enviar e receber e-mail. Alguns também aproveitam os horários de intervalo para jogar cartas e/ou outros jogos interessantes para a criatividade das pessoas. Entendem os diretores que a comunicação virtual serve para tornar a empresa ainda mais conhecida. Mensagens de propaganda, piadas, etc., são costumeiramente enviadas a clientes e amigos.

O Dir. Presidente, Sr. JB, contratou recentemente a empresa de informática LINK para analisar a compatibilidade dos recursos físicos e lógicos, e estes opinaram favoravelmente dizendo que tudo está bem, inclusive as instalações elétricas e físico-ambientais. Por eles serem extremamente técnicos não analisaram a forma de como deverão ser feitos os back up e os planos de contingências.

Pede-se:

a) De acordo com a análise apresentada responda o questionário de Controle Interno que segue. (1,0 ponto)

Questionário de Controle Interno – Virtual Company

Descrição Resposta Observação

Sim Não

A empresa possui senha de acesso à internet? X

A empresa tem regras definidas para acesso a internet? X

Há horário fixo para os funcionários acessarem sítios da internet que não se relacionam com a empresa? X

Possui regras de conteúdo a ser encaminhado aos clientes da empresa? X

Auditoria Externa comprometida e eficiente X

Há planejamento para caso venha ocorrer alguma falha no sistema? X

b) Para as fragilidades de controles e de procedimentos que possam comprometer a salvaguarda dos ativos da empresa VIRTUAL COMPANY recomende a sugestão de melhoria (lembre-se de que cada resposta NÃO no check list representa fragilidade, portanto, deverá ser apresentada a recomendação aplicável). (3,0 pontos)

OBS: As sugestões devem se preocupar com: a) de uso e de arquivamento de e-mail; b) de acesso e uso da internet; c) de proteção contra vírus; d) de rede; e) de estações de trabalho; f) outras providências de acordo com as fragilidades encontradas.

R: Recomendo para a empresa VIRTUAL COMPANY que providencie login e senha de acesso para cada funcionário, para ter um controle de quem está acessando a internet e o servidor. Outra dica é que a empresa coloque regras perante o uso da internet durante o horário de trabalho dos funcionários e que libere apenas nos intervalos para acessar sites que não estejam relacionados ao trabalho. O conteúdo enviado aos clientes, deve ser prioritariamente sobre informações da empresa, conteúdos como piadas não devem ser encaminhados aos clientes. Deve-se ainda adotar um método para que o conteúdo do servidor venha a estar seguro caso ocorra falha no sistema, talvez fazer um back up todos os dias antes dos funcionários terminarem o expediente. E por fim fazer uso de uma auditoria externa eficiente.

2. Como auditor interno da Cia X, uma indústria de tamanho médio que fabrica máquinas especiais sob encomendas, você levantou os seguintes procedimentos de controle interno no setor de compras:

Depois de aprovadas pelo chefe do departamento de fabricação as solicitações de compra de material são encaminhadas ao supervisor do departamento de compras, que distribui essas solicitações pelos diversos empregados sob seu controle. Estes preparam pedidos de compras pré-numerados, em 3 vias, conferem os números e enviam a via original ao fornecedor. Uma das cópias é enviada ao departamento de recebimentos de mercadorias, onde é utilizado como relatório de recebimento. A outra cópia é arquivada no departamento de compras. Quando os materiais são recebidos, são transferidos diretamente para o almoxarifado e fornecidos ao chefe do departamento de fabricação, sem requisições formais. O departamento de recebimento envia o relatório de entrada de mercadorias (com sua cópia de pedido de compra anexada) ao departamento de compras, ao almoxarifado e ao departamento de contabilidade. O empregado do departamento de compras confere descontos, somas e multiplicações, rubricando a fatura como pagamento. A fatura é então enviada para a seção de comprovantes de departamento