Caso SR. Palmeira

a) Estudos de Caso

Caso I - O Caso Palmeira

Por Tadeu Cruz

Na década de 70/80, um gerente de O&M (numa empresa grande multinacional e com departamento de organização e sistemas cheio de gente experiente, 80 pessoas ao todo), deu a seguinte tarefa para um de seus funcionários:

– Sr. Palmeira, preciso que o senhor assuma essa tarefa.

– Sim, chefe. Sou todo ouvidos, pode falar.

– Levante o fluxo atual de informações no departamento de compras. Quero o fluxo complexo, descrito e desenhado graficamente.

– Certo, chefe.

– Quero todos os passos levantados, desde o momento em que o usuário entrega a requisição de compra no departamento de compras até a hora em que o material chega na recepção. Entendeu, Sr. Palmeira?

– Sim, disse o Sr. Palmeira, já fazendo menção de se levantar da cadeira para começar imediatamente o trabalho pedido.

– Calma, Sr. Palmeira, calma, disse o chefe. Ainda não terminei de explicar a tarefa.

– Tem mais tarefa, chefe?

O chefe, sem responder diretamente a pergunta, continuou:

– Depois que levantar a situação atual do departamento de compras eu quero que desenhe um novo fluxo de informações levando em consideração o novo sistema que o pessoal de sistemas está desenvolvendo. Entendido?

– Sim. Posso começar já?

– Está envolvido com alguma outra tarefa?

– Sim, mas nada é muito importante.

– Então, pode começar imediatamente.

Algum tempo depois, Sr. Palmeira volta com o trabalho pronto.

– Está pronto, Sr. Palmeira?

– Está pronto, chefe.

– Deixe-me ver.

O chefe pegou a pasta das mãos do Sr. Palmeira e, colocando-a sobre a sua mesa examinou-a por algum tempo. Examinou o fluxo atual e o novo fluxo proposto por Sr. Palmeira. Colocou os dois em cima da mesa, um ao lado do outro, e comparou-os. A mesma quantidade de folhas que tinha um tinha o outro.

De longe, eu observava a cena com interesse.

O novo fluxo, para o qual olhava de longe, não diferia muito do antigo; pelo menos em tamanho, ambos eram iguais. O fluxo antigo ocupava umas cinco páginas de papel de tamanho A4, o novo também. E ambos estavam muito desalinhados.

Depois de algum tempo em silencio, estudando os dois fluxos, José Roberto disse:

– Seu Palmeira, o senhor precisa reduzir esse fluxo novo. Ele está muito grande.

– Como assim, reduzir, perguntou.

– Tente reduzi-lo para que ocupe no máximo uma ou duas páginas, explicou sucintamente o chefe.

Sr. Palmeira levantou-se, pegou a pasta, e dando a entender que tinha compreendido tudo o que o chefe pedira, afastou-se.

Aquela cena me chamou atenção por dois fatos. O primeiro foi o fato de o Sr. Palmeira ter desenhado dois fluxos praticamente idênticos, tanto o velho quanto o novo tinham sido desenhados com o mesmo número de atividades. O segundo foi à maneira pela qual o chefe tinha pedido para que Sr. Palmeira racionalizasse o novo fluxo.

Algum tempo depois, o Sr. Palmeira voltou com a mesma pasta debaixo do braço e, colocando-a sobre a mesa do chefe, disse:

– Pronto, chefe, já fiz o que o senhor pediu.

– Deixe me ver.

–