Chek List

EXEMPLO DE CHECK-LIST PÓS-EVENTO

Após o fim do evento, deverão ser tomadas, entre outras, as seguintes medidas:

□ promover reunião para avaliação de desempenho individual, sectorial e global, com o objectivo de recolher sugestões, informações e avaliar processos e procedimentos;

□ realizar inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;

□ acompanhar a desmontagem geral das instalações, móveis, stands, etc.;

□ realizar um levantamento estatístico ou recolha de dados indicadores do evento, tais como volume de operações, número de participantes, número e tipo de refeições, etc.;

□ elaborar relatório final de desempenho e resultados, contendo basicamente as seguintes informações:

 programação do evento;

 histórico das actividades;

 resultado das pesquisas realizadas com o público no início, durante e no final do evento;

□ dados estatísticos relacionados com as actividades, tais como:

 número de participantes por tipo (congressistas, expositores, convidados, acompanhantes, pessoal de apoio dos participantes, etc.);

 número e área ocupada pelos stands;

 participantes por área de actividade;

 participantes em função dos cargos e funções exercidos (proprietários, gerentes, supervisores, consultores, professores, estudantes, etc.);

 participantes em função da origem, nacionalidade, domicílio, sexo, idade, etc.

□ análise das divergências entre a programação prevista e realizada;

□ resultado financeiro;

□ avaliação comparativa em relação a eventos similares já realizados, nomeadamente quanto ao número de participantes, etc.;

□ sugestões, recomendações, informações e orientação para futuros eventos;

□ preparação das pastas com a documentação do evento (formulários, relatórios, plano/roteiro de trabalho, correspondência, material publicitário, comprovativos de recebimentos, cronograma financeiro, etc.);

□ relatório do inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;

□ avaliação e parecer conclusivo sobre os factores positivos e negativos que interferiram no curso do evento e sugestões para futuras promoções similares;

□ manter o contacto ou encaminhar correspondência de agradecimento às pessoas que tiveram maior participação e destaque no evento, principalmente patrocinadores e colaboradores.