Como Fazer 101 Eficazes

Como executar 1:1s eficazes

Em um mundo onde precisamos reduzir as reuniões e pressionar pela comunicação assíncrona, há pelo menos um tipo de reunião que precisamos manter e nutrir: 1:1s.

Isso é mais importante agora do que nunca, especialmente em um cenário de trabalho remoto, em que as pessoas estão isoladas em casa e, como gestor, você corre o risco de perder o contato com o que elas sentem e o que querem.

Este artigo pretende ser um guia prático sobre como ter bons 1:1s.

O que são 1:1s?

1:1s são reuniões particulares e periódicas entre você e seus subordinados diretos, geralmente realizadas semanalmente. Elas são feitas ​​principalmente para obter feedback honesto do seu relatório, discutir desenvolvimento pessoal e qualquer problema que surja durante a semana.

Essas são as reuniões em que você treina seu pessoal e encontra maneiras de resolver conflitos.

Basicamente, é aqui que você exerce seu verdadeiro papel de gestor.

1:1s não são sobre atualização de status, embora ocasionalmente seja um bom começo de conversa. Existem outras reuniões e processos para isso, então você deve manter o foco 1:1 no seu relatório.

Por que você deve ter 1:1s

Especialmente se você trabalha em uma equipe pequena, pode pensar que já conhece seu pessoal e conversa com eles mais do que o suficiente. Porém, este é um erro.

Você sente que as pessoas já podem entrar em contato com você quando têm algum problema. Provavelmente isso é verdade, e eles fazem até certo ponto.

A diferença com 1:1s é que eles são intencionais . Eles melhoram muito o ciclo de feedback através de duas alternativas:

1. Criando um espaço seguro e recorrente para as pessoas se aproximarem de você com suas necessidades;

2. Incentivando um relacionamento mais profundo entre os subordinados e seu gestor.

Por que isso importa?

O Espaço Seguro

Para seus relatórios, saber que eles têm esse espaço muda completamente o jogo. Eles se tornam mais conscientes sobre seus problemas, porque sabem que poderão discuti-los com você todas as semanas. Eles vão anotá-los em antecipação da reunião.

Nutrir este espaço privado tem dois efeitos colaterais principais:

• Desarma os problemas antes que eles se tornem muito grandes. Sem 1:1, as pessoas precisam vencer algum atrito para entrar em contato com você e falar sobre os problemas. Então, eles naturalmente tentarão consertá-los primeiro, com o resultado de falar com você quando for tarde demais.

• Liberta o resto da semana desse tipo de conversa. "Vamos conversar no nosso 1:1" torna-se uma forma comum de agendar uma conversa sobre desenvolvimento pessoal, mantendo o resto do tempo focado na produção.

Relacionamento com seu gestor

Estabelecer um bom relacionamento com seu gestor é um fator crítico para a felicidade no trabalho. Pode muito bem ser o fator crítico para isso, como vários estudos sugerem.

Marcus Buckingham disse a famosa frase: " As pessoas não deixam empresas ruins. Elas deixam gestores ruins" .

1:1s mostram que você é acessível e constantemente disponível para as necessidades de seu pessoal. Isso cria confiança e relacionamento e dá a você espaço para progredir com seu relatório sobre a pirâmide de engajamento .

Como você deve ter 1:1s?

Esta seção é um guia prático sobre como ter bons 1:1s. Existem três áreas principais que eu gostaria de cobrir:

• Horário: duração e agendamento.

• Tópicos: como conduzir a reunião e sobre o que falar.

• Processo: fazer anotações, produzir artefatos e outros truques úteis.

Horário

A maioria dos conselhos aqui é sobre consistência e construção do hábito:

• Tenha 1:1 todas as semanas. 1:1 são sobre problemas e desenvolvimento pessoal. Sempre que alguém tem um problema, deve pensar que poderá discutir isso com você em breve. A parte "em breve" é crucial para a maioria dos benefícios da 1:1, e "uma vez a cada duas semanas" geralmente não é cedo o suficiente.

• Tenha 1:1s sempre no mesmo dia, no mesmo horário. Isso é importante para construir o hábito, assim como tomar café da manhã ou escovar os dentes. As pessoas precisam se preparar para 1:1s e precisam saber quando isso acontecerá.

• Agende 40 minutos para elas. Na minha experiência, 30 minutos podem ser suficientes, mas você não quer interromper a reunião caso eles não sejam. Especialmente porque 1:1 longos geralmente são 1:1 importantes.

• Sempre faça os 1:1s. Finalmente, isso pode ser trivial, mas é realmente importante não cancelar 1:1s. 1:1s funcionam porque são um espaço confiável. Se eles deixarem de ser confiáveis, eles param de funcionar.

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Os 1:1 semanais são bons para neutralizar problemas antes que se tornem grandes demais. 1:1 quinzenal... menos.

Tópicos

Eu sempre abro a reunião com uma pergunta de softball: "Como você está esta semana?", porque:

• Quero que meu relatório conduza a reunião. Não quero começar com algo da minha própria agenda.

• É mais específico do que um simples "Como você está" e é menos provável que receba uma resposta padrão e sem sentido.

Durante os primeiros minutos, às vezes é inevitável discutir o status do projeto. Isso pode ser útil para entrar em questões específicas, mas tente se afastar dele o mais rápido possível. Algumas recomendações:

• Seja um ótimo ouvinte. Mantenha o foco em seu relatório e deixe que eles falem em 80% do tempo. Faça a conversa avançar com perguntas que aprofundem mais o que eles estão dizendo. Não subestime quanta concentração você precisa para fazer isso de forma eficaz.

• Tenha alguns pontos preparados para recorrer. Se a conversa ficar estagnada e ficar claro que não há muitas coisas para discutir, eu recorro a alguns tópicos que preparei com antecedência. Podem ser tópicos de desenvolvimento pessoal, objetivos individuais que discutimos no passado ou qualquer coisa que tenha surgido em 1:1s anteriores e que eu queira acompanhar.

Boletim Meteorológico

No final do 1:1 peço que classifiquem a semana, na forma de um boletim meteorológico. Eles podem escolher entre 5 níveis, de sol claro a chuva com trovões e relâmpagos.

Também anoto itens de ação nos quais posso trabalhar, com base no feedback que recebi. Esses itens também recebem a "classificação climática":

• ☀️ Isso é bom — estou feliz que [...]

• 🌤️ Isso pode ser melhorado — gostaria de [...]

• ☁️ Isso é um problema — estou preocupado [...]

• 🌧️ Este é um grande problema — realmente me irrita que [...]

• ⛈️ Este é um problema crucial — Ameaça minha permanência na empresa que [...]

Essas classificações são realmente úteis para colocar as coisas em contexto. Você pode ouvir muitas reclamações em um 1:1, mas nem sempre é capaz de entender como as coisas são boas ou ruins em geral.

Também é útil construir uma tendência que você pode verificar ao longo do tempo. As coisas estão melhorando? Estão piorando? Por quê?

Processo

Eu uso um documento do Notion compartilhado (coloquei o modelo na seção abaixo) com cada um dos meus relatórios onde armazeno notas 1:1. Para cada 1:1, armazeno com a data, classificação do clima e itens principais.

Como cada item também recebe sua própria classificação, durante a semana posso verificar rapidamente quais são as coisas mais importantes em que devo trabalhar, basicamente com base em quão ruins elas são.

O documento compartilhado também é um espaço onde os relatórios podem ir por conta própria e adicionar coisas que desejam discutir durante o próximo 1:1. Isso torna o processo mais assíncrono e interativo de ambos os lados.

Finalmente, compartilhar minhas anotações garante que eu não entenda nada de errado. Se minhas notas não representam o que meu relatório disse, eles podem me dizer.

Modelo de Notion

Obtenha o modelo! ✨

Recursos

Eu li muito sobre 1:1s ao longo do tempo. Estes são os artigos mais úteis que encontrei:

• 📑 1 a 1s — por James Stanier . É prescritivo e abrange tudo o que você precisa saber. Conselho realmente sólido, provavelmente meu artigo favorito sobre o assunto.

• The Update, The Vent e The Disaster — por Rands. Este artigo descreve três tipos de 1:1 e como lidar melhor com eles. É perspicaz de maneiras não triviais e igualmente divertido.

101 perguntas para fazer em 1-1’s (one on ones)

1. Metas de Curto Prazo

1) Como esse [projeto] está indo? O que podemos fazer para fazermos melhor?

2) Tem algo ou alguma coisa te travando para você finalizar o trabalho?

3) Existem projetos que você realmente gostaria de trabalhar se te dessem a oportunidade?

4) Que partes do seu trabalho você gostaria de aprofundar suas habilidades ou ter mais treinamento?

5) Tem alguma parte do seu projeto não clara ou confusa?

2. Metas de Longo Prazo

6) O que você gostaria de fazer daqui a 5 anos? 10 anos? 3 anos?

7) Quais são seus objetivos a longo prazo? Já pensou sobre isso?

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