Compra Centralizada

CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS

Comprar bem pode ser uma grande vantagem competitiva para as empresas, conforme conceitua Cereali (2003) apud Brambilla et al. (2010), comprar significa:

“O processo pelo qual as organizações definem suas necessidades de produtos e serviços, identificam e comparam os fornecedores disponíveis, negociam com as fontes de suprimento de forma a chegar a acordos, firmar contratos, emitir ordens de compra e finalmente receber e conferir os bens e serviços e pagá-los.”

Segundo Brambilla et al. (2010), comprar não é uma atividade isolada da área de compras. As demais áreas da empresa, como marketing, vendas, gestão de estoques, financeiro e etc. devem participar do processo de decisão quanto ao que e quando comprar, somente depois disso é que passa a ser responsabilidade específica do setor de compras.

Cunha (1991) e Caetano (1983) apud Almeida (200, p.21) mencionam que, em linha geral, o movimento para a centralização “tem como objetivo uma melhor funcionalidade geral e uma exploração mais econômica, devido a uma maior economia de meios humanos e materiais e a uma melhor gestão de possibilidade de controle que oferece”. Em redes varejistas, conforme ressaltado por Parente (2000), o administrador deve decidir sobre o grau de centralização nas decisões de compra.

Segundo BERTAGLIA (2005, P.27) existem algumas características de compras que são usadas pelas empresas com a finalidade de se obter algumas vantagens no processo. A compra centralizada é uma delas, pois através delas as empresas podem obter melhores preços e serviços em função do maior volume praticado com os fornecedores, recebendo atenção especial por parte deles.

Baily et al. (2000), relaciona como responsabilidades do departamento de compras centralizado os seguintes processos:

Determinação de políticas, padrões, procedimentos e especificações gerais;

Negociação dos contratos de materiais comuns usados por todas as unidades em qualquer volume;

Grandes contratos de construção de fábricas, aquisição de equipamentos e projetos que envolvem muito capital;

Contratos para materiais importados e para exportações relevantes;

Assuntos legais relacionados a suprimentos;

Coordenação da estocagem de todas as unidades;

Educação e desenvolvimento do pessoal de suprimentos de todas as unidades e orientação para o recrutamento de funcionários.

A administração de compras não pode ser feita de forma amadora e casual. Deve ser feito de forma profissional e estar em consonância com os objetivos dos demais departamentos. A centralização das compras contribui pra isso, pois promove uma maior especialização e o aumento das habilidades de negociação (BRAMBILLA et al, 2010).

Ainda segundo Brambilla et al. (2010), a área de compras é responsável basicamente por: minimizar a separação existente entre a redução dos volumes de estoque e a falta de produtos. O conhecimento do giro dos produtos ajuda a comprar nas quantidades adequadas, considerando a existência de uma quantidade de segurança, que evite a falta de produtos; e conduzir as negociações com os fornecedores assegurando a disponibilidade dos produtos para a empresa na quantidade, qualidade, tempo e custo adequados. Os processos devem ser bem administrados, atenuando interesses conflitantes, de modo que tanto comprador quanto fornecedor fiquem satisfeitos.

Na concepção de Chiavenato (2011), a centralização enfatiza as relações escalares, isto é, a cadeia de comando. A organização é desenhada dentro da premissa de que o indivíduo no topo possui a mais alta autoridade.

A centralização de compras ocorre geralmente em pequenas empresas, onde os gerentes ou proprietários decidem centralizar não somente as decisões sobre compras e sim todos os processos decisório que envolva de forma direta ou indiretamente o capital da empresa. Isso não significa que grandes e médias empresas também não optam por este tipo de política. Para uma maior compreensão desta estratégia, é importante que suas vantagens e desvantagens sejam apresentadas.

A tecnologia atualmente disponível é de grande valia para o bom funcionamento de um esquema de compra centralizada, pois através dela clientes e fornecedores podem compartilhar informações que facilitam e simplificam o processo de reabastecimento. A flexibilidade de programas de resposta rápida permite prever na data de hoje o que será vendido ou produzido amanhã. Assim se torna fácil garantir os produtos adequados, nas quantidades, locais e momentos idéias (PARENTE, 2000 apud BRAMBILLA, 2010)

Vantagens e desvantagens da centralização de compras

A centralização de compras envolve menores custos no processamento de pedidos, e possibilita a compra de maiores quantidades, possibilitando ganhos de escala nas negociações. Com a centralização as decisões são tomadas por gestores com uma visão global da empresa, isso torna as escolhas mais consistentes com os objetivos gerais da empresa, elimina esforços duplicados e reduz os custos operacionais (BRAMBILLA et al, 2010).

A centralização das compras pode ser definida pelos administradores de uma empresa caso compreendam que esta será a melhor diretriz para alcançar suas estratégias de gestão e custos. Entre as definições que competem às vantagens desta estratégia, encontra-se a seguinte, onde relata que:

As vantagens desse procedimento são inúmeras. Evitam a duplicação e a possibilidade de compradores de um mesmo órgão competir entre si, no que tange às compras de materiais sob sua responsabilidade, levando-se em conta a situação na qual dois ou mais compradores possam adquirir o mesmo material ou insumo para produtos diferentes, de uma ou várias fontes de fornecimento com preços e condições distintas. (Gonçalves, 2010, p. 250)

Conforme a definição do autor pode-se observar que um dos objetivos da centralização de compras seria a padronização dos produtos e fornecedores para todo o grupo, mantendo assim uma homogeneidade nos valores dos produtos e serviços a serem adquiridos, como das fontes fornecedoras, onde estes tendem a se tornar parceiros de longo prazo e não apenas, fornecedores comuns.

O quadro 1.1 apresenta uma visão macro das vantagens e desvantagens da centralização de compras.

Centralização de Compras

Vantagens