Comunicacao Nas Organizacoes

A Comunicação nas Organizações

A empresa é um sistema aberto para o exterior que tem de corresponder às expectativas dos seus públicos[1] que, actualmente, estão mais informados e mais exigentes e afirmam o direito de saber e compreender tudo.

Uma organização está sempre a comunicar e a sua imagem, o que se pensa dela, forma-se através de todas as comunicações e mensagens que dela recebemos. Através dessas mensagens, os públicos da organização formam uma imagem, em função da qual devem ser canalizados os diferentes sinais exteriores da imagem, num sentido que lhe seja favorável. A comunicação da organização transforma a identidade institucional em imagem, da qual é indissociável.

De acordo com Annie Bartoli, uma organização que quer ser comunicativa tem determinadas características, devendo:

- estar aberta à comunicação com o ambiente externo através da recepção e emissão de mensagens interactivas;

- regular e equilibrar a comunicação formal e a comunicação informal;

- ser explicitamente determinada para dar um fio condutor à comunicação formal;

- ser responsável por todos para evitar a procura, por algumas pessoas, de um poder artificial através da retenção da informação;

- ser evolutiva, ou seja, não ser rotineira nem excessivamente formalizada;

- ser enérgica para criar através da informação, da formação e da comunicação, potencialidades internas e saber realizá-las.[2]

A comunicação é imprescindível para qualquer organização social. A dinâmica organizacional, que visa coordenar recursos humanos e materiais para atingir objectivos específicos, processa-se pela interligação e relacionamento dos seus membros. Toda a organização comunicativa pressupõe que a organização do trabalho favoreça o espírito de equipa, a implicação e o desenvolvimento de todas as pessoas, a definição de orientações claras e uma determinada gestão participativa. É desta forma que podemos falar da imprescindibilidade da comunicação para as organizações.

Segundo P. Jardillier[3] uma comunicação organizada deve apresentar determinadas características:

1 - ser definida: estar dependente de um plano geral e de objectivos específicos;

2 - ser multidireccional: estabelece-se de cima para baixo, de baixo para cima, transversalmente, interna e externamente;

3 - ser instrumental: é acompanhada de indicadores, dispositivos e instrumentos de comunicação, seleccionados de acordo com os objectivos;

4 - ser flexível: para poder integrar a comunicação informal, criando estruturas que lhe sejam favoráveis;

5 - ser adaptada e integrar sistemas de informação que possam ser geridos e adaptados às necessidades específicas de cada área organizacional;

Annie Bartoli faz um paralelo entre organização e comunicação, dizendo que ambas são simultaneamente estado, acção e resultado, porque têm um papel essencial na diminuição de divergências, de diferenças e na desordem, assim como para conseguir um clima de harmonia e coesão. O funcionamento de uma empresa é o resultado de várias interacções entre as estruturas, a estratégia, os fenómenos sócio-culturais e os comportamentos humanos. Para melhorar o seu funcionamento, é necessário agir sobre estes elementos e interligações, o que só se consegue através de uma política global de comunicação. A empresa actual não pode pensar em ser eficiente ao nível social e económico sem valorizar as formas da comunicação organizacional e as formas organizadas de comunicação.[4]

“Comunicar é edificar um capital-confiança que permite à empresa ser escolhida, apreciada e defendida”[5]. J. Martins Lampreia refere-nos que a comunicação empresarial centra-se na projecção da imagem que a empresa quer transmitir aos vários públicos, enquanto entidade que faz parte de um corpo social com direitos, deveres e obrigações. A comunicação tornou-se num instrumento indispensável à gestão pelo papel fundamental que desempenha para a notoriedade da empresa.

Para o autor, a comunicação constitui, ainda, um processo contínuo, com objectivos de longo prazo, pelo que tem necessidade de ser periodicamente revisto, no sentido de fazer uma adequação necessária às mudanças significativas que possam surgir, motivadas pela concorrência, pelo comportamento do consumidor ou pelas variáveis do macro-ambiente da empresa.[6]

Tal como refere Lionel Brault, “uma empresa só existe através da comunicação”[7]. Por isso, é importante que os responsáveis compreendam que uma comunicação inteligente pode contribuir para a mudança, contribuindo esta, por sua vez, para a gestão.

Em síntese, cada vez mais a comunicação da organização deve ser vista como um investimento e não como um gasto supérfluo. Apenas as empresas mais aptas poderão estar em condições de sobreviver ao clima concorrencial. E, ser mais apto, significa, entre outros factores, ter uma imagem positiva, forte e convincente junto do público.

1.1 As Funções da Comunicação nas Organizações

A comunicação de uma organização não tem como objectivo único transmitir uma boa imagem da empresa. Segundo Lionel Brault[8] a comunicação desempenha sete funções na organização: função informativa, de integração, de retroacção, de sinal, comportamental, de mudança e de imagem.

A função informativa - é a função de comunicação que tem a finalidade de veicular o conhecimento da empresa. O domínio desta função é essencial para não gerar efeitos perversos, motivados por uma informação deficiente.

A função de integração - tem a finalidade de desenvolver nos colaboradores o sentimento de inclusão num grupo que ultrapassa a função económica. Consiste em veicular os valores fundamentais da empresa ao público interno e ao público externo. A partilha destes valores actua favoravelmente ao nível interno, sobre a coesão e a continuidade da empresa, exercendo influência também ao nível externo.

A função retroacção - assenta no retorno