CONTROLE DA DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA: Gerenciamento Eletrônico De Documentos, Uma Abordagem Geral

PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DE MINAS GERAIS

INSTITUTO DE EDUCAÇÃO CONTINUADA

Programa de Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos Industriais

Alison Garcia da Silva

CONTROLE DA DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA:

gerenciamento eletrônico de documentos, uma abordagem geral

Belo Horizonte

2013

Alison Garcia da Silva

CONTROLE DA DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA:

gerenciamento eletrônico de documentos, uma abordagem geral

Trabalho apresentado à disciplina de Controle da Documentação Técnica, do curso de Pós Graduação em Gerenciamento de Projetos Industriais da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais.

Orientador: Wilson Assis

Belo Horizonte

2013

RESUMO

Este trabalho apresenta o Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED como ferramenta para obtenção de informações de forma rápida, consistente e precisa, dentro das organizações, quer sejam privadas ou governamentais. Enfatiza que além de ser uma ferramenta para redução de espaço físico e acesso simultâneo a documentos, o GED tem como principal foco a agilidade na obtenção de informações, auxiliando na tomada de decisões. Mostra as principais ferramentas para a implantação e consolidação do GED, e as tecnologias associadas ao mesmo, tais como, Workflow que é uma tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio das empresas garantindo o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e segurança, CRM e ERP. Destaca as características básicas de um sistema de GED dentro das organizações.

Palavras chave: Gerenciamento eletrônico de documentos. Tecnologias associadas. Organizações.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 - Representação gráfica de um documento composto no contexto de GED................................................................................................................... 10

Figura 2 - GED de A á Z........................................................................................ 11

Figura 3 - Comparativo entre os tamanhos de arquivos.................................. 17

Figura 4 – Comparação entre os formatos TIFF e PDF..................................... 18

Figura 5 – Arquitetura de um sistema ERM....................................................... 20

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO.................................................................................................. 5

1.1 Justificativa................................................................................................... 5

1.2 Objetivo geral............................................................................................... 6

1.2.1 Objetivos específicos............................................................................... 6

2 DESENVOLVIMENTO...................................................................................... 7

2.1 Gerenciamento eletrônico de documentos (GED).................................... 7

2.1.1 Definição de GED...................................................................................... 7

2.1.2 Princípios da técnica GED........................................................................ 11

2.1.3 Evolução do sistema GED no Brasil e no mundo.................................. 11

2.1.4 Por que utilizar a tecnologia GED? ........................................................ 13

2.2 Sistemas de indexação existentes nos sistemas GED............................. 14

2.3 Níveis de segurança existentes nos sistemas GED................................. 15

2.4 Padronização dos documentos técnicos para entrada no sistema GED...................................................................................................................... 16

2.5 Tabela de temporalidade dos documentos técnicos em um sistema GED...................................................................................................................... 18

2.6 Tecnologias de informação associadas ao GED...................................... 19

2.6.1 Novas tecnologias utilizadas pelo GED.................................................. 19

2.6.1.1 Enterprise Reports Manager – ERM..................................................... 19

2.6.1.2 Knowledge Management – KM.............................................................. 20

2.6.1.3 Forms processing.................................................................................. 20

2.6.1.4 Content management............................................................................. 21

2.6.2