EMISSAÕ DE DOCUMENTOS
Monografias: EMISSAÕ DE DOCUMENTOS. Pesquise 862.000+ trabalhos acadêmicosPor: • 11/11/2014 • 6.709 Palavras (27 Páginas) • 294 Visualizações
SENAI-MT- Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial
Curso: Auxiliar de Pessoal.
Emissão de Documentos e
Encargos
Organização de Arquivo
Índice
1.0 Emissão de Documentos e Encargos--------------------------------------------- 04
1.1 Ata ---------------------------------------------------------------------------------- 04
1.2 Edital ------------------------------------------------------------------------------- 05
1.3 Declaração ----------------------------------------------------------------------- 06
1.4 Atestado -------------------------------------------------------------------------- 08
1.5 Procuração ---------------------------------------------------------------------- 08
1.6 Comunicado ou Aviso -------------------------------------------------------- 09
1.7 Convocação ---------------------------------------------------------------------- 10
1.8 Recibo ----------------------------------------------------------------------------- 10
1.9 Ofício ------------------------------------------------------------------------------ 11
1.10 Carta ----------------------------------------------------------------------------- 13
1.11 E-mail --------------------------------------------------------------------------- 16
1.12 Requerimento ----------------------------------------------------------------- 17
2.0 Organização de Arquivos ------------------------------------------------------------ 19
2.1 Finalidade ------------------------------------------------------------------------ 19
2.2 Função ---------------------------------------------------------------------------- 20
2.3 Classificação dos Arquivos--------------------------------------------------- 20
2.3.1 Quanto á Entidade que o mantém ------------------------------- 20
2.3.2 Quanto á Natureza dos documentos que quarda ------------ 20
2.3.3 Quanto á Extensão de sua Localização ------------------------ 21
2.3.4 Quanto ao Estágio de Evolução de seus documentos ----- 21
2.4 Método de Arquivamento ---------------------------------------------------- 22
2.4.1 Método Alfabético --------------------------------------------------- 22
2.4.2 Método Numérico --------------------------------------------------- 23
2.4.3 Método Alfa-Numérico --------------------------------------------- 23
2.4.4 Método Cronológico ------------------------------------------------ 24
2.4.5 Método Geográfico ------------------------------------------------- 25
2.4.6 Método Ideológico (CDU)------------------------------------------ 25
2.4.7 Método Decimal ----------------------------------------------------- 28
2.4.8 Método Decimal Universal --------------------------------------- 28
2.4.9 Método Automático ------------------------------------------------ 29
1.0 - Emissão de Documentos e Encargos.
Os documentos administrativo podem ser : Ata, Edital, Declaração, Atestado, Procuração, Comunicado ou Aviso, Convocação, Recibos, Ofício, Carta, E-mail, Requerimento.
1.1 Ata.
São formas de registro, em que se relata o ocorrido numa sessão, convenção, congresso, reunião, assembléias. Documentos, geralmente, de caráter confidencial e de circulação restrita.
O cuidado de quem lavra ou redige uma ata é não deixar espaço onde se possa, mais tarde, alterar o texto original. Caso haja erro, o redator deve escrever "digo" e fazer, logo em seguida, a devida correção.
Se o erro for percebido no final, o redator deve escrever "Em tempo: onde se lê...... leia-se ......", na ata não se usa abreviaturas e os números devem ser escritos por extenso.
Após a leitura e a aprovação do texto final, todas as pessoas que participaram a reunião devem assinar o documento.
Exemplo:
CONSELHO DE REUNIÕES DO CONDOMÍNIO MORADA DO SOL
Ata da 21ª- Reunião Ordinária
Aos oito dias do mês de maio do ano de dois mil e doze, no terceiro andar do bloco “A” da Avenida dos Estudantes, 125, no Condomínio Morada do Sol, localizada na cidade de Rondonópolis-MT. Sob a presidência do Sr. José Carlos Andrade, reuniu-se o Conselho de Reuniões do Condomínio Morada do Sol. Estiveram presentes os Conselheiros André da Silva, Claúdia Gomes e Miguel Arruda e os moradores Júlio Carneiro, Marcos Araújo e Gisele Carvalho. Aberta a sessão, foi lida e, em votação, aprovada a ata da reunião anterior.................................. Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a sessão. E, para constar, eu, Maria Coutinho, secretária do Conselho, lavrei a presente ata, que, após lida e aprovada, segue devidamente assinada por mim e pelos demais participantes. Condomínio Morada do Sol, 08 de maio de 2012.
assinaturas:
Maria Coutinho
Secretaria do Conselho
José Carlos Andrade,
Presidente.
1.2 Edital
É uma forma de comunicação oficial que contém um aviso, uma informação ou uma convocação e que se publica pela imprensa e/ou se afixa em local público.
Como a área de atuação da administração pública é muito ampla, há inúmeros tipos de editais, dependendo da comunicação que se pretenda fazer. Abaixo estão alguns exemplos mais comuns de editais e suas finalidades.
EDITAL DE CONCORRÊNCIA: contratação de serviços a serem prestados ao órgão público (construção de escolas, estradas, fornecimento de equipamentos, etc.);
EDITAL DE CONCURSO: contratação de funcionários (professores, técnicos, serventes, etc.);
EDITAL DE CONVOCAÇÃO: convocação de pessoas ou empresas para uma determinada finalidade (ex: nova etapa de um concurso, concorrência, etc.);
LEILÃO: venda de produtos, equipamentos, prédios, veículos, etc.
Na administração privada, o edital é empregado, por exemplo pelas sociedade anônimas na convocação de seus acionistas para a realização de suas assembléias (gerais, ordinárias, extraordinárias).
Exemplo:
UNIVERSIDADE ANHANGUERA
Departamento de material
Rua XV de Agosto, 100
EDITAL Nº- 1/20 – DM
Registro e Revalidação de Firmas Fornecedoras
Em cumprimento ao artigo 111 do Decreto-Lei nº 211, de 08 de maio de 2012, faço público que a Universidade Anhanguera está promovendo o registro de novas firmas fornecedoras, bem como a revalidação das já cadastradas, cujos interessados deverão requerer, apresentando os seguintes:
1 . Comprovação de personalidade jurídica através de :
– Declaração de firma, com cédula de identidade, para firmas individuais;
2 . As entidades estrangeiras deverão anexar a competente autorização do Governo Federal para funcionamento do País.
3 . Prova do cumprimento, por parte dos responsáveis pela empresa, do disposto na legislação eleitoral, na do serviço militar e na relativa a estrangeiros.
4 . Inscrição no Cadastro Geral de Contribuintes.
Os requerentes que apresentarem registro de Ministério da Fazenda ficam isentos da apresentação dos documentos nele arrolados.
Serão expedidos Certificados de Registro de Fornecedor aos processos deferidos.
Rondonópolis-MT, 08 de maio de 2012.
João Gomes,
Diretor do Departamento de Material.
1.3 Declaração.
É prova escrita, documento, depoimento, explicação. Nele se manifesta a opinião, conceito, resolução ou observação.
É um instrumento de comunicação, usado quando se quer afirmar a veracidade de um fato, pode ser feita de dois modos: verbal e escrita.
A declaração também é definida como um depoimento.
Exemplo pessoa jurídica:
Timbre da Empresa (cabeçalho)
CNPJ xxxx.xxxx.xxxx/0001-xx
Declaração
(7 a 8 espaços)
Declaramos, para os devidos fins, que José da Silva foi empregado desta Empresa durante oito anos. Por motivos alheios a nossa vontade, o mesmo foi dispensado de suas funções, mas nada há que venha em desabono de sua idoneidade moral.
(3 espaços)
Rondonópolis, 16 de Janeiro de 2xxx.
(3 espaços)
Manoel Pires
Departamento Pessoal
rodapé
Exemplo de pessoa física:
título (DECLARAÇÃO...) em letra maiúscula;
dados do declarante (nome, RG, CIC, residência, naturalidade);
ato da declaração em si (fato que se quer ter como declarado);
data (local, dia, meses e ano);
Assinatura (nome do declarante).
DECLARAÇÃO
Declaro para os devidos fins, que fui vitima de furto em ---/----/---, ocorrência registrada no xx DP. BO, nº xxxxx, no mesmo dia, levaram os seguintes documentos pessoais: RG, CPF, CNH, também, os cartões de créditos; América Express, Visa, Cartão 24 horas, talão de cheques do Banco xxxx e Agência xxx.
A partir desta data não me responsailizo por cheques emitidos, bem como pelo mau uso dos documentos.
Rondonópolis, xx de xxxxx de 2xxx.
Declaração de Dependência:
Eu, (...................), (Nacionalidade), (Estado Civil), (Profissão), Carteira de Identidade nº (.................), C.P.F. nº (....................), Carteira de Trabalho nº (..........), série nº (.....), residente e domiciliado na Rua (............................), nº (....), bairro (.........), Cep (...............), Cidade (...............), no Estado (....), empregado da Empresa (...............), com sede em (............), na Rua (.........................), nº (....), bairro (..........), Cep (...............), no Estado (...), inscrita no C.N.P.J. sob o nº (.........), e no Cadastro Estadual sob o nº (......), declaro, para fins de retenção do Imposto de Renda na Fonte, nos termos do artigo 642 do Regulamento do Imposto de Renda (Decreto 3.000/1999), que mantenho sob minha exclusiva dependência (NOME DO DEPENDENTE), (VÍNCULO DE DEPENDÊNCIA), portador do CPF nº (................) e do RG nº (..................), nascido em (.../.../....), residente e domiciliado na Rua (.................................), nº (...), bairro (...........), Cep (.................), Cidade (...............), no Estado (....).
Estando ciente da obrigação, a mim atribuída, de informar ao Empregador qualquer alteração ou baixa do vínculo acima referido, no prazo máximo de (....) horas de sua ocorrência.
Por ser verdade, assino a presente.
(Local, data e ano)
(Nome e assinatura do empregado)
1.4 Atestado
É uma declaração, um documento firmado por uma autoridade em favor de alguém, que certifica, afirma, assegura, demonstra alguma coisa que interessa a outrem.
A declaração e o atestado são semelhantes.
Atestado é uma declaração, um documento firmado por uma autoridade em favor de alguém ou algum fato de que tenha conhecimento.
Exemplo de Atestado:
ATESTADO
Atesto, para os devidos fins, que conheço o Sr....,brasileiro, solteiro, nascido em, ....de...de......, na cidade de Avaré, filho de........e........., portador da Carteira de Identidade n°........., residente e domiciliado nesta cidade, na rua............, n°...., nada sabendo em desabono à sua conduta, até a presente data.
Rondonópolis, 08 de maio de 2012
José Carlos Pimenta
Firmas reconhecidas em cartório.
1.5 Procuração
É o documento pelo qual uma pessoa ou empresa delega poderes e direitos a outra, para que esta possa decidir e agir em nome da primeira. As duas pessoas envolvidas na procuração têm designações específicas:
Mandante, constituinte ou outorgante – quem passa a procuração;
Mandatário, procurador ou outorgado – quem recebe a procuração.
A procuração deve ser redigida em papel de formato ofício. Quando redigida em computador, emprega-se obviamente, a folha padronizada do formulário. Há dois tipos de procuração: a pública (é lavrada, isto é, feita) em cartório por tabelião. Nesse caso, depois de redigida em livro próprio do cartório e assinada pelo outorgante, o tabelião faz o que se chama de traslado, isto é, uma cópia, que é entregue ao outorgado. A procuração do tipo particular é passada diretamente do outorgante para o outorgado. Nesse tipo, há apenas a necessidade de se reconhecer, em cartório, a firma (assinatura) do outorgante e, se for o caso, das testemunhas.
Exemplo de Procuração:
Nome___________________________________________________,
Nacionalidade_____________, Estado Civil__________, Idade_____,
Endereço_________________________ RG_____________________, CNPJ ou CPF________________________________ pelo presente instrumento
particular de procuração e na melhor forma de direito, nomeia e constitui
seu bastante procurador o Sr.(a) ________________________________;
Nacionalidade__________, Estado Civil, _____________ Idade ______,
Endereço _____________________________, RG _________________,
CNPJ _____________________, a quem confere amplos e gerais poderes
Para praticar atos e assinar os documentos necessários ao fiel e cabal
Desempenho do presente mandato.
...................................., .............. de .............................. de ...............
Ass. ........................................
1.6 Comunicado ou Aviso
É apenas um comunicado de uma pessoa para outra. Burocraticamente, é um ofício de um ministro a outro. É empregado no comércio, na indústria, no serviço público e na rede bancária. Serve para ordenar, prevenir, noticiar, convidar. Significa economia de tempo e, se redigido em linguagem clara, favorece a eficácia da comunicação.
Exemplo de Comunicado ou Aviso:
Aviso nº- 20/ETE – SP
Avaré, 08 de maio de 2008.
Senhor Ministro,
Convido Vossa Excelência a participar da sessão de abertura do “Primeiro Encontro Regional sobre o Uso Eficiente da Água no Setor Público”, a ser realizado em 10 de maio próximo, às 9 horas, no auditório da Escola Técnica de Avaré - ETEc, localizada à rua: Álvaro Lemos Torres, 651 – Bairro Brabância.
O Seminário mencionado inclui-se na atividade do “Programa Nacional das Comissões Internas de Saneamento”, instituído pelo Decreto nº- 111.254, de 20 de Agosto de 1995.
Atenciosamente
Nome
Cargo do signatário
1.7 Convocação
É um convite no âmbito administrativo. Não é um convite é uma ordem, no qual a pessoa que recebe a convocação é obrigada a ir.
Exemplo de convocação:
CONVOCAÇÃO
Convocamos os senhores acionistas a participarem da ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA que será realizada na Av. Beira Mar nº 222. 1º andar, nesta cidade, a fim de deliberarem sobre os seguintes assuntos:
1) alteração da razão social;
2) reestruturação da diretoria administrativa.
Rondonópolis, 17 de junho de 2012
Gustavo Moura
Presidente do Conselho de Administração
1.8 Recibos
Sempre que ocorre uma transação comercial, faz -se necessário o recibo.
É um comprovante escrito em que o emissor declara ter recebido de alguém o que se especifica no texto desse documento. É usado nas relações comerciais rotineiras para declarar os mais variados tipos de recebimento: dinheiro, mercadorias, documentos, etc.
No caso de empresa, é comum a adoção de um impresso personalizado (com logotipo e timbre), onde constam as possibilidades mais comuns de recebimentos. No preenchimento, o funcionário apenas indica o nome e a identificação do pagador, o valor, põe a data e assina.
Exemplo de Recibo:
Recebi do sr.........................brasileiro, residente e domiciliado nesta capital, na rua........., n°......, a quantia de R$........................., (valor por extenso), referente à venda que lhe fiz de um............, de minha propriedade, dando-lhe por este recibo a devida quitação, tendo como testemunhas os senhores............................e............................
Manaus, .....de.......de 2004
.............................................................
Testemunhas: ...........................................................
1.9 Ofício
É um tipo de documento de correspondência muito utilizada nos órgãos públicos, originalmente é uma correspondência oficial, podendo ser usado também por empresas, clubes e associações, e, ainda atualmente, como correspondência protocolar entre as entidades públicas ou particulares.
Consta no manual de Redação da Presidência da República que a linguagem utilizada deve ser formal sem ser rebuscada, devemos segui a padronização conforme disposições federal.
Modelo de Ofício:
Modelo1
Ofício nº ___/___
Senhor (nome do destinatário)
(cargo)
(empresa ou órgão)
Eu, (nome), brasileiro, (estado civil), (profissão), inscrito no CPF sob o nº (informar), residente e domiciliado à (informar endereço), sirvo-me do presente para solicitar a Vossa Excelência (descreva sua solicitação) com a finalidade de (descrever o fim a que se deve o pedido).
Limitado ao exposto, fique com meus votos de estima e consideração.
(localidade), (dia) de (mês) de (ano)
(assinatura)
(seu nome)
———
Modelo 2
Ofício nº (número)/(ano)
À Secretaria de Trânsito
Município de Serrariano – SR
Rodrigo Carlos Machado, brasileiro, solteiro, lenhador, inscrito no CPF sob o nº (informar), residente e domiciliado à Rua dos Bosques, nº 181 – Jardim do Bosque, nesta cidade, vem respeitosamente à presença de Vossa Senhoria solicitar a colocação de um quebra molas em meu bairro, em frente ao Colégio Municipal, tendo em vista que o trânsito de veículos flui em velocidade elevada no local, colocando em risco a integridade física dos pedestres, especialmente das crianças que frequentam aquele estabelecimento de ensino.
Certo de que a solicitação será atendida, fique com meus votos de estima e consideração.
(local), (dia) de (mês) de (ano)
(assinatura)
(nome)
———
Observações:
Quando o ofício tiver mais de uma pagina, o fecho e a assinatura se darão na pagina seguinte, mas o destinatário e endereçamento ficam sempre na primeira pagina.
O estilo utilizado e dentrado;
Quanto ao endereçamento no envelope, se os oficios forem dirigidos às autoridades tratados por vossa excelência, terá a seguinte forma:
Excelentíssimo Senhor
Fulano de tal
Presidente de Ordem dos Advogados do Brasil.
Rua da Constituição, nº 100.
Quando se empregar Vossa Senhora no corpo do ofício, o endereçamento apresentará desta forma:
Senhor:
Fulano de tal
Secretário Municipal de Saúde
Rua da Paz, nº30
04140-000 São Paulo/SP
Os fechos foram simplificados, conforme Portaria nº4, de 6 de março de 1992, da Secretária da Administração Federal, ha apenas dois tipos:
Respeitosamente:
Para o Presidente da República e todas as autoridades do primeiro escalão inclusive doa estados.
Atenciosamente:
Para as demais autoridades, sendo da mesma hierarquia ou hierarquia inferior.
1.10 Carta
A carta de carater empresarial exige um esforço de adaptação ao destinatário.
Quando for endereçada de um superior a um subordinado, ou vice-versa, ou de uma sociedade comercial a um cliente etc, certamente tem como finalidade fornecer pressão ou causar boa impressão.
Devemos atentar aos seguintes aspectos:
- a clareza da expressão, bem como certas formas de apresentação e polidez definidos a partir da respectiva posição hierárquica, entre remetente e destinatário.
Quanto a estética sofremos influência dos modelos americanos, os quais foram sendo adaptados e hoje copiados pela maioria das empresas é o chamado estilo em bloco, anteriormente, o mais usado era o estilo dentado por causa das aberturas dos parágrafos, vejam os exemplos:
Xxxxxxx
Xxxxxxx
Xxxxxxxx
xxxxxx
Xxxxxxxxx
Xxxxxxxxx
Xxxx
Xxxxxxxxxx
Xxxxxx
Xxxxxxx
Dentado
Em Bloco
em Bloco
E
Podemos optar por qualquer um dos estilos, dependerá da padronização adotada, em cada empresa, quanto á comunicação escrita.
Qualquer comunicação escrita ou impressa devidamente acondicionada e endereçada a uma ou várias pessoas é uma carta.
Utilize os seguintes componentes:
data: cidade, dia, mês e ano;
texto: desenvolvimento do assunto;
fecho de cortesia: Atenciosamente ou Cordialmente;
assinatura: nome e cargo.
P.S: É a abreviatura de Post Scriptum, expressão latina que quer dizer “escrito posteriormente”. Às vezes é colocado no rodapé da carta, após a assinatura, para mencionar um detalhe ou aspecto que não tenha sido mencionado pelo redator na carta. De um lado pode denotar desatenção; de outro, é um grande economizador de tempo, já que permite reparar um esquecimento sem ter de se escrever uma nova carta. Pode e deve ser usado, mas sempre que possível é melhor que lembremos de coisas importantes antes de fechar a carta.
Deve obedecer a especificações, tais como:
estética cuidadosamente digitada, sem erros ou rasuras;
deixar dois espaços duplos abaixo dos dizeres impressos (timbre);
vocativo: seguido do assunto a ser trabalhado.
Exemplo1 de Carta :
De: EMPREGADOR
Para: EMPREGADO
NESTA
REF: ABANDONO DE EMPREGO
Prezado Senhor EMPREGADO:
O Sr. EMPREGADO, trabalhando nesta empresa desde (..........), vem continuamente se ausentando de seus serviços, causando problemas e transtornos, vez que sua função é de alta responsabilidade, não havendo outro funcionário que o possa substituir.
Em razão disso, venho por meio desta solicitar o retorno imediato do Sr. EMPREGADO ao trabalho, sob o risco de se caracterizar o abandono de emprego, motivando a rescisão do contrato de trabalho por justa causa1.
Sem mais
Assino a presente
(Local data e ano).
(Nome e assinatura do Empregador)
Ciente em (data)
(Nome, Nº da CTPS e assinatura do Empregado)
Exemplo 2 de Carta:
ABCW Corretora de Seguros Gerais LTDA (papel Timbrado)
(3 espaços)
010/x (nº de expedição pode parecer isolado, ou com abrev. da espécie do documento ou seta).
São Paulo, 6 de Janeiro de 2xxx (na data o dia é sem zero, alinhado a esquerda ou a direita, conforme a opção estética. O nome do mês em minúscula, inclusive a letra inicial. No ano não ha ponto nem espaço depois do milhar e termina-se com ponto final).
(3 espaço)
À (destinatário uso de A, a, ao, ou para é facultativo)
Porto Seguro Companhia de Seguros Gerais
Departamento de Fiança Locatária
AT: SR Celso Fagundes (AT: é a única abreviatura possível junto ao destinatário dentro da carta). ( na carta moderna o endereço do destinatário e colocado no envelope, salvo os casos em que o envelope é recortado).
(3 espaço)
Prezado Senhor (o vocativo é um termo sintático que serve para nomear um interlocutor a quem se dirige a palavra e deve concordar em gênero e número com este. O uso da vírgula depois do vocativo foi instituído conforme o manual de Redação da Presidência da República embora o uso dos dois pontos está correto de acordo com a gramática).
Assunto: PAC 22/2164 (é facultativo, mas quando houver necessidade o certo é indicar com a palavra "assunto" seguida de dois pontos).
(2 espaço)
Fomos informados que o comprometimento de renda apurados considerando os documentos enviados está fora dos padrões de aceitação do produto porto aluguel. Solicitamos nova analise do pedido, para tanto, anexarmos, outros extratos bancários para composição de renda.
obs.: As indicações, no exemplo, dos espaços entre as partes da carta são meramente ilustrativas, de acordo com a quantidade de texto estes espaçamentos podem aumentar ou diminuir, vale lembrar que a carta não pode ser um aglomerado de texto e informações, o visual deve ser limpo.
1.11 E-mail
Com o advento da Internet a comunicação por e-mail tornou-se essencial nas relações comerciais (interna e externa).
Veja como redigir um e-mail
Regras de Ouro:
Na hora de responder, seja ágil. Redija textos curtos, de fácil e rápido assimilação.
Quando a quantidade de informações for muito grande, prefira transformá-las em arquivos anexados, Os textos de corpo de mensagem devem ser sempre curtos.
Letras maiúsculas ou em negrito são como um "grito" eletrônico. Evite-as.
Nos e-mails de negócio, evite usar abreviaturas e ícones de emoção.
Cuidado com as respostas.
Se alguém quer saber sua opinião sobre determinado assunto, evite as respostas pomposas e longas. Evite também as curtas demais.
Leia sempre o que escreveu.
Não há nada mais desagradável do que receber um texto repleto de erros de ortografia ou concordância, escrito de maneira rápida.
Não use linhas compridas.
O padrão dos textos para Internet é de cem caracteres por linha.
Desta forma, o destinatário consegue ler texto na tela cheia, sem ter de usar a barra de comandos para encontrar o final da frase.
Nos e-mails devemos usar de diplomacia. Por isso, manter sempre uma atitude positiva, tentar incluir na resposta trechos do e-mail do cliente, o que fará sentir-se respeitado.
Em vez de "Em resposta a seu pedido, informamos que.... ", escrever: "Em resposta a sua solicitação das cotações, informamos que....".
Além disso, foco no receptor, clareza, concisão vocabular e expressividade são outros ingredientes fundamentais para uma boa comunicação eletrônica.
Exemplo:
De: xxxx@xxxx.com.br
Para: yyy_yyy@yyyy.com.br
Cc: (bom cópia) www@www.com.br
Enviada em: terça-feira, 3 de junho de 2xxx 21:04
Assunto: Orçamento Seguro Automóvel
Anexar: orçamento-strada adventure.doc
Senhora Mariana:
Recebemos seu e-mail de 02/06/2008 solicitando as cotações para o veiculo Fiat Strada Adventure 1.6 Flex-Power. 2008/2008.
Portanto, anexamos, para conhecimento e análise, arquivo contendo os quatro melhores orçamentos.
Aguardo retorno e qualquer duvidas consulte-nos.
Atenciosamente.
Rosangela Silva
Atendimento Auto
No virus found in this incoming message...
Checkeb by AVG Free Edition
Version 7.5.516/Vírus Database:269.21.3/1308 - Realese date 3/3/aaa.
Use o tom correto:
A instantaneidade do e-mail dispensa alguns formalismos da carta, mas cuidado com os exageros na informalidade, principalmente, quando o e-mail é utilizado como memorando ou para substituir contatos telefônicos internos.
Nos casos em que o e-mail substitui o envio de informações através da carta externa tradicional, por ser um meio mais moderno e rápido de comunicação, a redação mantém a formalidade exigida pela situação e a estética segue a padronização da empresa.
1.12 Requerimento
É um meio de comunicação escrita usado para fazer um pedido a uma autoridade pública.
Será sempre redigido na terceira pessoa.
É a sua estrutura:
a. invocação - pronome de tratamento adequado e titulo da pessoa a quem se dirige;
b. preâmbulo - identificação de requerente (nome, numero do documento de identidade, nacionalidade, estado civil, endereço, profissão);
c. texto - exposição do que o requerente solicita, e justificativa;
d. fecho - onde aparecer formulas como: Neste termos pede deferimento.
Termos que pedem deferimento.
e. data e assinatura do requerente.
Exemplo:
Sr. Diretor da Administração da Rede de Vendas da Caixa Econômica Federal
(7 espaços destinado ao despacho da autoridade)
Luiz de Oliveira, brasileiro, casado, engenheiro, CREA nº 001.004-SP vem, solicitar a V.sa. inscrição no convênio de prestação de serviço "Conectividade e Certificação Eletrônica" para a empresa BIG Embalagens, CNPJ 01.002.002/0001-03, juntando para este fim o contrato de convênio, devidamente assinado e reconhecido firma.
(3 espaços)
Nestes termos, pede deferimento.
São Paulo, 16 de Janeiro de 20xx.
(2 espaços)
Luis de Oliveira.
2.0 Organização de Arquivos
Conjunto de documentos manuscritos, gráficos, fotográficos, etc., recebidos ou produzidos oficialmente por uma entidade ou por seus funcionários, e destinados a permanecer sob a custódia dessa entidade ou de seus funcionários.
Lugar onde se recolhem e guardam esses documentos.
Conjunto organizado de recortes de jornal, de revistas, correspondência particular, anotações pessoais, etc., para consulta
Móvel, geralmente de metal e com gavetas, para guardar documentos. Conjunto de dados ou de instruções, armazenado em meio digital e identificado por nome.
Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser públicas (Federal, Estadual Distrital, Municipal), institucionais, comerciais e pessoais.
No Brasil, a política de arquivos públicos e privados é gerenciada pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão ligado ao Arquivo Nacional.
Do latim archívum, lugar onde se guardam os documentos.
*Lugar onde se guardam documentos
*Conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmes, etc.
*Conjunto de dados organizados, segundo a sua natureza e o seu uso, em suporte magnético.
2.1 Finalidade
Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração que o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história da entidade que os gerou. Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu passado e a sua evolução. A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.
Servir a administração: Fornecem informações e documentos necessários ao desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam a documentação da empresa, possibilitam o controle da produção de documentos e colocam à disposição dos usuários documentos que fornecem informações de caráter probatório ou simplesmente informativo.
Servir à História: Fornecem informações e/ou documentos para reconstituir ou escrever a história política, social ou econômica de uma nação. Também servem de memória de uma empresa e constituem uma importante fonte de pesquisa.
2.2 Função
• Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
• Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação;
• Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa;
• Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação;
• Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda;
• Executar as funções específicas conforme a organização e administração da instituição.
2.3 Classificação dos Arquivos
Os arquivos podem ser classificados conforme os seguintes aspectos:
2.3.1 QUANTO À ENTIDADE QUE O MANTÉM
De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia
arquivística divide os arquivos em públicos ou privados.
Arquivos públicos: são aqueles mantidos pelos órgãos públicos
em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os
poderes (executivo, legislativo e judiciário). São ainda considerados
arquivos públicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas
da gestão de serviços públicos.
Arquivos privados: são aqueles mantidos por entidades privadas
(pessoas físicas ou jurídicas).
2.3.2 QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA
Considerando as características dos documentos mantidos em
um arquivo, podemos classificá-los em especiais ou especializados.
São arquivos especiais: aqueles que mantém sob sua guarda
documentos de formas físicas diferenciadas e que, por isso, requerem
medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservação.
Em resumo, são aqueles arquivos que guardam documentos que, se não
forem conservados de maneira especial, terão sua conservação seriamente
comprometidas em virtude de suas características físicas.
São exemplos de arquivos especiais:
- arquivo de fotografias;
- arquivo de CD´s;
- arquivo de disquetes;
- arquivo de microfilmes; e
- arquivo de fitas de vídeo
São arquivos especializados: arquivos que mantém sob sua guarda
documentos de áreas específicas do conhecimento, ou seja, aqueles que não
misturam assuntos diversos em seu acervo.
São exemplos de arquivos especializados:
- arquivos de engenharia;
- arquivos médicos;
- arquivos de imprensa;
- arquivos de arquitetura.
2.3.3 QUANTO À EXTENSÃO DE SUA LOCALIZAÇÃO
Esta classificação é utilizada para diferenciar os arquivos com
relação ao local em que são instalados. Em geral, o arquivo pode ser
instalado nos próprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia,
quando são chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente para
a instituição, pode ser instalado em um único local, recebendo os
documentos provenientes dos diversos setores da instituição, quando é
chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada.
Nos dois casos (setorial ou central), deverá existir uma unidade
de controle/coordenação centralizada, de forma que as atividades de
arquivo (normas, procedimentos e operações) sejam realizadas de
maneira padronizada.
2.3.4 QUANTO AO ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO DE SEUS DOCUMENTOS
Quanto ao estágio de evolução dos documentos (ciclo de vida)
os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade),
intermediários (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de
terceira idade).
Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados serão
conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e
que ainda não prescreveram serão armazenados nos arquivos
intermediários e aqueles que, já tendo cumprido sua função
administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a memória
(história) da instituição, serão armazenados no arquivo permanente.
2.4 Método de Arquivamento
2.4.1 Método Alfabética
A classificação alfabética é o sistema de classificação mais conhecido, o mais utilizado e o mais antigo de todos. Se à primeira vista nos dá a sensação de ser o mais simples de aplicar, essa simplicidade é aparente. Quando a documentação a ser classificada é pouco numerosa e se refere a pessoas físicas, são poucos os problemas que surgem. Contudo, se o volume da documentação for elevado surge o problema dos homônimos.
Da mesma forma quando a documentação diz respeito a denominações de organismos ou empresas, freqüentemente em forma de siglas, a sua classificação pode tornar-se complexa e de difícil resolução.
No sistema de classificação alfabético, os grupos principais são ordenados pelas letras do alfabeto e dentro de cada grupo os documentos a serem classificados organizam-se segundo a ordem alfabética da palavra-chave, permitindo intercalar, continuadamente, novos documentos no lugar correspondente. É por isso considerado um sistema aberto.
A coincidência do primeiro apelido numa série de documentos obriga a tomar como recurso uma nova palavra-chave para servir de orientação na classificação de documentos. Este procedimento pode não resolver o problema e terá de se arranjar uma terceira palavra-chave para a sua resolução e assim sucessivamente. Os critérios assim aplicados para solucionar estes problemas são subjetivos e susceptíveis de serem escolhidos segundo o capricho do técnico que classifica no momento, e pode originar aplicações diferentes para um mesmo organismo.
Este problema só pode ser ultrapassado com a elaboração e aplicação de normas que regulam as classificações, como já acontece em alguns países, por exemplo na França. Independentemente das normas a serem aplicadas, há um determinado número de regras que se utilizam genericamente e que permitem, à partida, encontrar a palavra-chave do documento a ser classificado para, posteriormente, ser ordenado por ordem alfabética.
Antes de proceder a explanação destas regras, convém referir, que qualquer denominação é susceptível de decomposição em várias palavras-chaves. Por exemplo, o nome Francisco Manuel Costa pode descompor-se em três palavras-chave: a primeira, Francisco; a segunda, Manuel; e a terceira, Costa. Isto quer dizer, que qualquer uma das partes do nome de uma pessoa ou organização é susceptível de ser escolhida como palavra-chave e pode ser ordenado alfabeticamente.
É muito importante a existência de regras, normas e procedimentos a serem adotados para que os critérios a aplicar nas organizações sejam uniformes. As regras que se encontram nesta hiperligação são básicas e podem ser adaptadas a qualquer organização ou serviço de forma a proporcionar critérios uniformes.
2.4.2 Método Numérica
A classificação numérica utiliza a seqüência natural dos números inteiros para ordenar os elementos de um conjunto de documentos. Este sistema de classificação é utilizado em conjunto com outros sistemas, normalmente, com o sistema alfabético, para que se possam arquivar ou recuperar os documentos. Está combinação pode ser traduzida em ficheiros remissivos, ordenados alfabeticamente, ou mediante a utilização de meios informáticos que permitirão a localização os documentos para posterior utilização.
Este sistema tem como vantagens principais: o fato de permitir a classificação de um modo indefinido e sem interrupções; possibilita a detecção imediata da falta de um processo ou documento pela ausência do número seqüencial correspondente, já que se torna mais fácil ler números do que letras e permite uma arrumação dos documentos ou processos de forma rápida e expedita.
O principal inconveniente é o fato de se tornar muito difícil a localização de um documento ou processo quando se lança erradamente um número.
2.4.3 Método Alfa-numérica
A classificação alfa-numérica resulta da combinação dos sistemas de classificação alfabética e numérica. Baseia-se, na atribuição de um número ou conjuntos de números a uma determinada classe alfabética para posterior arquivamento e localização.
Este sistema misto permite diminuir substancialmente o risco de erro no arquivamento dos documentos e processos, já que estes são localizados pelo número atribuído a classe, procurando-se a seguir, na seqüência alfabética. A probabilidade de erro fica assim restringida ao espaço compreendido pela classe.
Exemplo:
O nº 1 corresponde à classe compreendida entre: Aa – Al
O nº 2 corresponde à classe compreendida entre: Am – Az
O nº 3 corresponde à classe compreendida entre: Ba – Bl
O nº 4 corresponde à classe compreendida entre: Bm – Bz
O nº 5 corresponde à classe compreendida entre: Ca – Cl
O nº 6 corresponde à classe compreendida entre: Cm – Cz
E assim sucessivamente...
Se quiser-mos localizar um processo referente a Costa, José Gonçalves, temos de o procurar no nº 6 (Cm - Cz) e dentro desta classe encontra-se arquivado por ordem alfabética.
2.4.4 Método Cronológica
A classificação cronológica tem por base a possibilidade em agrupar determinado número de documentos de acordo com as divisões naturais do tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. Este sistema, como se pode observar, é muito semelhante ao sistema numérico simples e utiliza-se, muitas das vezes, em combinação com outros sistemas classificativos, sobretudo, o alfabético.
A localização de um documento classificado cronologicamente requer um conhecimento perfeito da data exata (ano, mês ou dia) sem a qual não será possível localizá-lo. Este tipo de classificação não oferece especiais dificuldades quando se procede a incorporação de novos documentos. Quando se pretende localizar e recuperar os documentos é necessário elaborar fichas remissivas alfabéticas, por exemplo de assuntos, que possibilitam a indicação da data do documento.
As conservatórias do Registro Civil, por exemplo, são serviços onde a ordenação e pesquisa de documentos é elaborada mediante recurso às datas de nascimento, casamento, morte e de outros assuntos. Este tipo de classificação é aplicado em arquivos de documentos de origem contabilística: facturas, pagamentos de contribuições, ordenados e outros assuntos relacionados com esta e em Arquivos Históricos e Etnográficos, uma vez que proporciona a ligação do passado ao presente e nos mostrando-nos a evolução das instituições ao longo da história.
2.4.5 Método Geográfica
Este sistema utiliza um método idêntico ao cronológico com a diferença de que os documentos são classificados e agrupados com base nas divisões geográficas/administrativas do globo: países, regiões, províncias, distritos, conselhos, cidades, vilas, aldeias, bairros, freguesias, ruas e outros critérios geográficos e de localização.
Este sistema é combinado com outros sistemas classificativos, como por exemplo; o alfabético, o numérico ou o decimal, com vista a um melhor acondicionamento e localização dos documentos e a sua informação.
O sistema de classificação geográfica resulta do fato de haver necessidade de localizar fatos ou pessoas num espaço geográfico determinado, como por exemplo; as coleções ou séries filatélicas que normalmente são agrupadas por localidades, países, regiões e outros critérios relacionados com estes. É muito utilizado em museus etnográficos e de arte popular.
2.4.6 Método Ideológica
A classificação ideológica, também designada como ideográfica, metódica ou analítica baseia-se, fundamentalmente, na divisão de assuntos, idéias, conceitos e outras divisões, sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objeto de conhecimento, ordenados segundo um conceito chave ou idéia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma alfabética.
Este sistema parte da análise de um assunto e divide-o em grupos e sub-grupos com características cada vez mais particulares e restritas exigindo um certo controlo e disciplina devido à grande variedade de palavras com significados análogo.
Para aplicar este sistema é necessário elaborar um instrumento de trabalho que sirva de orientação para a classificação de assuntos nos arquivos e que se designa normalmente por classificador ou listagem por assuntos. O classificador deve ser elaborado respeitando um determinado número de regras, tais como, evitar as abstrações (por abrangerem matérias demasiado vastas) e afastar a utilização de palavras com significados análogos, colocando-se na lista uma remissiva para a palavra-chave que está a ser utilizada.
Para que o nosso trabalho fique completo deve-se submeter a listagem a uma cuidadosa avaliação pelos utentes do arquivo, de forma a poder introduzir os melhoramentos necessário que permitam a recuperação dos documentos arquivados Este instrumento deve ser periodicamente revisto e atualizado, e deve refletir a estrutura interna do organismo.
As principais vantagens atribuídas a este sistema classificativo resultam do fato de se poder ter uma visão global dos assuntos que são abordados na documentação, permitir o agrupamento dos documentos de acordo com o seu conteúdo, ser extensível até ao infinito e de ser altamente flexível.
A técnica que se costuma aplicar na divisão dos assuntos é a seguinte:
Divisão do assunto em capítulos
Divisão de cada capítulo em famílias
Divisão de cada família em grupos, representando assuntos especializados
Divisão eventual de cada grupo em sub-grupos, indicando uma divisão particular
2.4.7 Método Decimal
O sistema de classificação decimal pode ser considerado um critério classificativo resultante da combinação da classificação numérica com a ideológica.
Este método classificativo foi idealizado pelo bibliotecário norte-americano Mevil Dewey que a definia, na essência, como uma classificação de assuntos relacionados a um índice relativo. Não só foi criada para a arrumação dos livros nas prateleiras mas também para indicações nos catálogos, recortes notas, manuscritos e de um modo geral, todo material literário de qualquer espécie. Foi aplicado pela primeira vez a partir de 1851, na biblioteca de Amhrest College de Massachussets, nos Estado Unidos da América e com bons resultados.
A classificação decimal consiste, essencialmente, na divisão dos assuntos ou matérias em 10 grupos de primeira ordem ou categoria (0 a 9) que por sua vez se podem subdividir em grupos de segunda ordem e assim sucessivamente. Assim, por exemplo, ao grupo de primeira categoria ou principal é atribuída a seguinte numeração:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Sendo as divisões de segunda categoria e derivadas do grupo 5 as seguintes:
50 51 52 53 54 55 56 57 58 59
Ainda se pode subdividir o grupo de segunda categoria o nº 55 noutro de terceira categoria:
550 551 552 553 554 555 556 557 558 559
Com este sistema pretendia-se abranger a totalidade dos assuntos ou matérias que iriam ser objeto de classificação, baseando-se no principio de que a formação dos números decimais é ilimitada e entre dois números decimais, consecutivos da mesma ordem, podem intercalar-se outros dez da ordem imediatamente inferior.
Exemplo:
51. Expediente e arquivo
510. Expediente e arquivo em geral
511. Arquivo
512. Selecção documental
513. Reprografia
514. Entrada e saída de correspondência
5140. Entrada de correspondência
5141. Saída de correspondência
515. Serviços auxiliares
5150. Serviços auxiliares em geral
5151. Transportes pelas cantinas
516. Telefone
517. Viaturas
Apesar deste sistema de classificação ter imensos simpatizantes devido à sua aparente simplicidade acontece, porém, que enferma de alguns inconvenientes, entre os quais, a rigidez que impõe na divisão dos vários ramos do conhecimento humano; é um sistema relativamente moroso, quer na sua construção, quer na sua aplicação à organização espacial do arquivo e posterior localização, exigindo pessoal especializado.
2.4.8 Método Decimal Universal (CDU)
A classificação Decimal Universal (CDU) é um esquema de classificação uniformizado e normalizado, amplamente usado nacional e internacionalmente, que visa cobrir e organizar a totalidade do conhecimento humano.
Henri Lafontaine e Paul Otlet publicaram, em 1905, a primeira edição do que viria a ser a Classificação Decimal Universal. Esta primeira edição do Manuel du Repertoire Bibliografique Universal é um desenvolvimento do esquema base utilizado por Dewey que distribui a totalidade do conhecimento em dez grandes classes, que por sua vez, são divididas em dez subclasses que se dividem em dez grupos. Cada conceito é traduzido por uma notação numérica ou alfanumérica por exemplo, ao conceito geral de educação corresponde a notação numérica 37.
A CDU baseia-se em três princípios fundamentais os quais são:
Classificação: por ser uma classificação no sentido restrito da palavra agrupa ideias nos seus aspectos concordantes.
Universalidade: inclui cada um dos ramos do conhecimento humano, encarando-os sob os vários aspectos.
Decimalidade: a totalidade do conhecimento humano é dividida em dez classes, cada uma das quais, por sua vez, se subdivide de novo decimalmente, pela adição de cifras decimais.
Este sistema é mais utilizado em bibliotecas e serviços de documentação para a elaboração de ficheiros por assuntos ou matérias e posterior catalogação e arrumação do material bibliográfico. Em Portugal, o uso deste sistema de classificação é generalizado, tanto nas Bibliotecas Universitárias, como nas Bibliotecas Públicas e Escolares.
A CDU tem vindo a ser continuamente ampliada e modificada para fazer face ao surgimento de novos conceitos e conhecimentos do saber humano, principalmente, na área da ciência e tecnologia.
A CDU é composta por:
Uma tabela principal de matérias, que enumera hierarquicamente o conhecimento, nas referidas 10 classes. As divisões principais são:
0 Generalidades
1 Filosofia. Psicologia
2 Religião. Teologia
3 Ciências Sociais
4 Classe atualmente não usada
5 Ciências Exatas. Ciências naturais
6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia
7 Arte. Arquitetura. Recreação e Desporto
8 Lingüística. Língua. Literatura
9 Geografia. Biografia. História
Cada classe principal subdivide-se decimalmente em subclasses que por sua vez também se subdividem em áreas cada vez mais especializadas.
As tabelas auxiliares, que representam não assuntos, mas formas de os especificar (por lugar, tempo, forma, língua, etc.), flexibilizando muito mais a representação dos conceitos.
Um índice, lista alfabética de conceitos. A cada conceito corresponde uma notação que serve de guia na consulta da tabela principal, para mais fácil e rapidamente se localizar a notação adequada ao assunto que se pretende pesquisar.
Uma das principais vantagens desta classificação reside na sua dimensão universal e internacional, dada a sua independência face a todas as expressões idiomáticas, o que facilita enormemente a pesquisa e a troca de informação ao nível internacional.
No seguimento do exemplo anterior, tal significa que a notação 37 e o conceito que lhe está associado, é igual em todas as bibliotecas do mundo que adoptem este sistema de classificação.
O seu grande inconveniente resulta da sua aplicação que exige pessoal altamente especializado dado que é um grande risco classificar matérias diferentes com o mesmo número.
2.4.9 Método Automática
As operações de classificação podem ser objeto de uma automatização em moldes parciais, já que a inteligência humana continua a ser indispensável para selecionar o assunto principal e determinar as informações secundárias. Atualmente a sua aplicação é feita a título experimental em algumas bibliotecas.
A classificação automática assenta no seguinte princípio geral: ao caracterizar diversos objectos de uma colecção organizando-os por séries de atributos (data, forma, língua, domínio, e outros), é possível comparar, agrupando, de dois em dois e contar para cada par o número de atributos comuns. O resultado conduz à colocação em conjunto dos objectos que possuem características frequentes, constituindo classes não à priori mas sim à posteriori.
O interesse que desperta a classificação automática situa-se ao nível da pesquisa documental. Ela permanece sem utilidade em organizações que já possuem a classificação física das obras, sendo incapaz de recriar automaticamente um esquema classificatório. A concepção e desenvolvimento de uma linguagem classificatória e a sua aplicação a um determinado fundo documental são de competência exclusiva do domínio do homem.
A Associação Internacional para a Classificação situada na Alemanha publica sob o patrocínio da FID (Federação Internacional de Documentação, a revista International Classification onde se apresentam estudos sobre a teoria dos conceitos, a terminologia sistemática e a organização do saber. Estas organizações e outras interessam-se pelos métodos matemáticos aplicáveis neste domínio.
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