EXAME FÍSICO

EXAME FÍSICO:

Geralmente envolve a medição da quantidade de um ativo ou a determinação de sua qualidade comparada com um padrão pré-determinado. A técnica pode ser utilizada na procura de provas negativas como o exame de evidências de falta ou avaria de bens.

Exame físico é frequentemente usado para testar a efetividade dos controles, particularmente daqueles relativos à segurança de quantidades físicas ou qualidade de bens tangíveis. A evidência é coletada sobre itens tangíveis. Materiais, por exemplo, são frequentemente um objeto desta forma de teste de auditoria.

A confiabilidade da evidência obtida por este método dependerá da habilidade do auditor em evitar erros de observação.

CIRCULARIZAÇÃO

Implica a obtenção de declaração formal e imparcial de pessoas independentes à empresa e que estejam habilitadas para confirmar. Consiste na obtenção, pelo auditor, de uma declaração escrita, junto a fontes externas capacitadas para tanto. Consiste na corroboração por escrito de terceiros, em relação a determinadas informações de interesse.

É utilizado pelo auditor para confirmar, por meio de correspondência (carta), bens de propriedade da empresa em poder de terceiros, direitos a receber e obrigações.

A evidência corroborativa obtida de fontes independentes externas à empresa proporciona maior segurança, para fins de uma auditoria independente do que aquela obtida exclusivamente dentro da empresa.

O terceiro pode ser solicitado a:

Fornecer informações abrangentes (forma indefinida ou positiva em branco);

Confirmar a informação constante na solicitação ou esclarecer a razão da incorreção (forma positiva ou positiva em preto).

Responder apenas se a informação constante na solicitação for incorreta (forma negativa).

O documento com a declaração deve seguir diretamente para o auditor, sem interferência da empresa auditada. O pedido de informações a fonte externa deve ser preparado por um funcionário da empresa, sob a atenta supervisão do auditor. Essa técnica permite reunir evidências sobre a fidedignidade dos saldos das contas a receber e a pagar, saldos bancários, contas de empréstimos, estoques em poder de terceiros, passivos contingentes, coberturas de seguros e credores em geral.

Para a aplicação dessa técnica de confirmação, o auditor leva em consideração os seguintes aspectos:

Data-base de confirmação;

Amplitude do teste de confirmação;

Tipo de confirmação a ser empregado.

A data-base e amplitude do teste de confirmação são dependentes da avaliação e efetividade dos controles internos.

Cuidados necessários para assegurar a eficácia da técnica de confirmação com terceiros (circularização):

O auditor seleciona os saldos sobre os quais ele julga necessário obter confirmação. São usados formulários impressos para os pedidos de confirmações. O cliente prepara as cartas com o pedido de confirmação, assina e as envia ao auditor, para aprovação final. O auditor confere o nome da fonte externa, endereço, valores e outros detalhes, de forma a evitar qualquer problema que possa provocar resposta incorreta.

O auditor coloca a carta no envelope com os dados do destinatário, tendo cuidado de indicar seu endereço como remetente, para a eventualidade de devolução por incorreção de endereço ou nome da fonte consultada. O auditor também põe a correspondência no correio, tarefa esta que pode ser deixada por conta do cliente.

O auditor deve anexar ao pedido de confirmação um envelope de porte pago, contendo seu nome e endereço, para assegurar que a resposta será enviada diretamente a seu escritório, sem qualquer interceptação.

Ao receber as respostas, o auditor concilia as informações assim obtidas com os registros contábeis do cliente, analisando minunciosamente qualquer discrepância.

A falta de resposta pode ensejar a repetição do pedido. Persistindo o fato, o auditor após autorização do cliente, pode dirigir-se pessoalmente à fonte externa, afim de obter a confirmação desejada.

DOCUMENTOS ORIGINAIS

Trata-se de procedimento voltado para a comprovação das transações, que por exigências legais, comerciais ou de controle são evidenciadas pro documentos comprobatórios destas transações.

A documentação hábil ou suporte acompanha e atesta a idoneidade da realização das transações comerciais, sendo a base de inúmeras ocorrências contábeis, fiscais e legais.

Os documentos representam os comprovantes hábeis que suportam os lançamentos contábeis nas contas de ativo, passivo, receita e despesa. O auditor examina esses documentos com o objetivo de constatar a veracidade dos valores registrados.

Tipos de Documentos

Documentos internos-são aqueles produzidos pela própria empresa.

Documentos externos-fornecidos por terceiros à empresa, normalmente comprovando algum tipo de transação.

Exemplos de documentos internos

Relatório de despesas;

Boletim de caixa

Mapas demonstrativos (apropriação de custos, depreciação, amortização etc)

Requisição de compras;

Mapa de licitação de compras;

Registro de empregados;

Folha de pagamento;

Livros sociais (atas de reunião de acionistas, conselho de administração, diretoria e conselho fiscal)

Exemplos de documentos externos

Notas Fiscais, faturas e duplicatas de fornecedores;

Apólice de seguro;

Contratos;

Escrituras de imóveis;

Certificados de propriedade de veículos

O exame realizado pelo auditor sobre tais documentos deve atender às seguintes condições:

Autenticidade-verificar se a documentação examinada é fidedigna e merece fé;

Normalidade-verificar