Estruturas E Processos Organizacionais

1ª Questão: (2,0 pontos)

Chamamos “organização” às atividades de formar agrupamentos humanos, distribuir o trabalho entre os integrantes e equacionar a utilização dos recursos, visando ao atendimento de suas necessidades.

Neste contexto responda:

a) Qual é a origem da “organização”?

A organização tem origem nas necessidades humanas, que provocam o trabalho em grupo de forma racional e coordenada, com o objetivo de produzir bens e serviços para satisfazer a essas necessidades, gerando, com isso, a melhoria da qualidade de vida e a evolução tecnológica.

b) Qual é o objetivo da “organização”?

Construir meios para que as necessidades humanas sejam satisfeitas mais rapidamente e sempre com maior conforto. Isso reflete diretamente na qualidade de vida, que tende a melhorar a cada inovação.

2ª Questão: (2,0 pontos)

Toda empresa apresenta dois tipos de organização: a formal e a informal.

Neste contexto, responda:

a) O que é a organização formal em uma empresa?

A organização formal, também conhecida como estrutura organizacional propriamente dita, é aquela que estabelece formalmente a hierarquia dos cargos, os canais de comunicação, bem como os comandos e as coordenações necessárias aos trabalhos que deverão ser realizados pelos integrantes de cada cargo. Define ainda os controles, as áreas de decisão (com a definição das respectivas responsabilidades e autoridades).

É a organização oficialmente adotada pela empresa, regulamentada por meio de documentos – manuais, regimento interno, estatutos sociais, organogramas, guia de atribuições etc.

b) Quais são os principais elementos definidos pela organização formal?

Os principais elementos definidos pela organização formal são:

• os órgãos, como departamentos, divisões, seções, setores etc.;

• os cargos de diretor, gerente, supervisor, funcionário, operário etc.;

• a hierarquia de autoridade, com autoridade e responsabilidades previamente definidas;

• os objetivos e os planos definidos para alcançá-los ade-quadamente;

• a tecnologia, que constitui o modo de realizar o trabalho dentro da organização.

3ª Questão: (2,0 pontos)

O resultado do trabalho de definição da estrutura organizacional é um desenho conhecido como organograma. O organograma é uma representação gráfica que contém, ao mesmo tempo, a divisão do trabalho e as relações de poder no âmbito de uma organização.

a) Qual é a finalidade do organograma em uma organização? (1,0 ponto)

O organograma tem como finalidade representar:

– os órgãos componentes da empresa (diretorias, assessorias, gerências, superintendências, departamentos, divisões, seções, serviços, setores etc.);

– as funções desenvolvidas pelos órgãos (produção, marketing, finanças, materiais, recursos humanos etc.);

– as relações de interdependência entre os órgãos, isto é, a relação superior-subordinado, o que deixa implícitos os procedimentos relativos à delegação de autoridade e responsabilidade.

b) No organograma, como são representados os órgão e as funções? (0,5 ponto)

Órgãos e funções são representados, no organograma, por retângulos.

c)No organograma, como são representadas as relações de interdependência? (0,5 ponto)

As relações de interdependência, por linhas horizontais ou verticais.

4ª Questão: (2,0 pontos)

Podemos definir “delegação” como a atribuição a outra pessoa da autoridade formal e da responsabilidade por realizar atividades específicas. A delegação de autoridade de superiores a subordinados é obviamente necessária para o funcionamento eficiente de qualquer organização, já que nenhum superior pode pessoalmente realizar ou supervisionar completamente todas as tarefas da organização.

a) Quais são os passos envolvidos no processo de delegação?

O processo de delegação envolve os seguintes passos:

1) Atribuir responsabilidade : o gerente explica que trabalho ou deveres alguém deve fazer ou ter. Isso cria responsabilidade – a obrigação da pessoa de desempenhar tarefas a ela atribuídas.

2) Garantir a autoridade de ação: juntamente com a atribuição da tarefa, é garantido a outra pessoa o direito de tomar providências necessárias (gastar dinheiro, dirigir o trabalho de outros, usar recursos). Isto é o que se chama delegar auto-ridade – o direito de agir da maneira necessária para realizar a tarefa atribuída.

3) Prestação de contas: ao aceitar a atribuição, a pessoa se compromete, junto ao gerente, a completar o trabalho conforme o acordado. Isto é prestação de contas – a exigência de responder ao gerente pelos resultados do desempenho.

b) Quais são as nove regras básicas para uma delegação eficaz?

1.Escolha, cuidadosamente, a pessoa a quem você vai delegar

2.Seja claro na atribuição.

3.Entre em acordo quanto aos objetivos e padrões de desempenho.

4. Permita à outra pessoa agir com independência.

5.Mostre confiança nela.

6.Dê-lhe retorno de seu desempenho.

7.Reconheça e estimule o seu progresso.

8.Ajude quando as coisas estiverem dando errado.

9. Não se esqueça de que você prestará contas pelos resultados do desempenho de seu funcionário.

5ª Questão: (2,0 pontos)

Uma instituição pode organizar-se em diversos tipos de departamentalização. Os principais tipos de departamentalização são: funcional; por produtos ou serviços; territorial; por clientes; por processos; por projetos; matricial; e mista.

Considerando os tipos de departamentalização e as suas vantagens, estudados na aula 2, complete as seguintes afirmativas:

a) A departamentalização mista é o tipo mais freqüente, pois as organizações usam e combinam todos os outros tipos de departamentalização e, assim, melhor se adaptam à sua realidade organizacional.

b) Uma das vantagens da departamentalização funcional é permitir o agrupamento dos especialistas sob uma única chefia comum, quando há tarefas especializadas.

c) Na departamentalização matricial dois ou mais tipos de departamentalização atuam sobre a mesma pessoa, ou seja, um mesmo trabalhador pertence a pelo menos dois grupos formais ao mesmo tempo.

d) Uma das vantagens da departamentalização por produtos ou serviços é facilitar a coordenação interdepartamental, uma vez que a preocupação básica é o produto ou serviço e as diversas atividades departamentais tornam-se secundárias e precisam sujeitar-se ao objetivo principal, que é o produto ou serviço.

e) Na departamentalização por projetos as atividades e as pessoas recebem atribuições temporárias, uma vez que o projeto tem data de início e término.

f) A departamentalização territorial é altamente eficaz para empresas de larga escala, cujas atividades estejam geograficamente dispersas.

g) A departamentalização por processos consiste no agrupamento de atividades de acordo com as etapas de um processo, considerando a maneira pela qual os trabalhos são realizados.

h) Uma das vantagens da departamentalização por clientes é assegurar reconhecimento e atendimento contínuo e rápido aos diferentes tipos e classes de clientes.