Eventos

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"O evento é um poderoso veículo por meio do qual as organizações podem chegar aos seus públicos de interesse e mostrar seus produtos e serviços, sem intermediários. Todo esse envolvimento é que tem provocado o incremento do número de eventos, pois é um dos meios mais práticos, diretos e econômicos para divulgação de informações dirigidas e sensibilização de públicos específicos." (por HAMAM)

Os eventos trabalham com a imagem, ou seja, o que os outros vão pensar das empresas. Trabalhar a imagem quer dizer poder fazer com que as pessoas vejam a empresa da maneira que queremos. São utilizados pelas organizações para agregar valor a sua imagem, assim como estratégias de comunicação entre estas e seus públicos de interesse. No mundo atual em que as novas ferramentas de comunicação permitem maior interatividade o crescente mercado de eventos corporativos ganham cada vez mais valor, e isso se explica por ser com eventos que as empresas tem a oportunidade para se aproximarem de clientes, fornecedores e outros stakeholders. A sua importância é tanta que para as grandes empresas, independente de segmento, evento é um questão estratégica para a geração de valor e novos negócios.

E como toda área de comunicação e marketing, o segmento de eventos corporativos vem sofrendo transformações para atender o mercado e clientes. Além das tradicionais ferramentas de comunicação como TV, outdoors, mídia impressa e eletrônica; é necessário a inclusão de novos formatos de comunicação, tanto virtualmente, com o uso de redes sociais, sites, e-mail marketing quanto presencialmente em que a empresa permite que o cliente vivencie a sua marca.

Em tempos de verbas curtas para comunicação, os eventos são uma solução com uma relação custo x benefício extremamente interessante. Os eventos são a maneira mais eficaz para um esforço de comunicação.

É possível estreitar a relação com os clientes, estabelecer e reafirmar lembrança da marca aos antigos clientes, servir de apoio ao processo de marketing como venda de produtos, divulgação de serviços, e maior integração entre equipes, ganhar a credibilidade do público, possibilitar a interação entre Target e empresa, destacar os benefícios de seu produto/serviço, isso tudo em um curto período de tempo, e com isso, obter novos clientes, informações sobre o mercado e concorrentes.

Evento é um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços, ideias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da tecnologia.

(MEIRELES, 1999, p. 21)

Pode-se destacar, sobre os eventos empresariais, que sua história teve um desenvolvimento acelerado em relação ao setor de negócios. De acordo com Giacaglia (2006, p. XV):

“No Brasil, a primeira feira de negócios propriamente dita, a Fenit – Feira Nacional da Indústria Têxtil -, foi realizada em 1958[...]”. Na época este evento não fazia a venda de produtos, apenas sua promoção. O primeiro centro de eventos do País inaugurado foi o Complexo Anhembi, no ano de 1970, com a Feira do Salão do Automóvel. Nestas últimas décadas a evolução da área foi muito grande. Além da criação de espaços externos para eventos, as empresas têm destinado espaços internos para a realização dos mesmos, bem como promovido ações que não necessitam de espaços específicos.

A organização de eventos é responsabilidade do profissional de Relações Públicas, que usa esta estratégia para atingir seus objetivos junto à organização. Assim, é importante destacar que este profissional deve estar apto para planejar, executar e avaliar todos os tipos de eventos.

Para que o evento alcance todo o seu potencial é fundamental que ele reúna pessoas com poder de propagar a novidade e influenciar sua adoção no mercado, e é preciso cuidar para que a divulgação incentive especialmente essas pessoas a comparecer.

É importante pensar o local do evento em termos de sua adequação ao tipo de público e aos atributos do produto, considerando também questões como a segurança e a infraestrutura de apoio necessário.

Durante a realização, a atenção deve ser volta para a necessidade de manter o público envolvido na programação de atividades planejada. É dessa forma, tendo havido um planejamento completo e com todas as situações previstas, que se garante que o evento se torne um sucesso e assim alcance os resultados esperados.

Podem ter objetivos internos como motivação para equipes de vendas, integração entre áreas ou mesmo como confraternização social. Ou a empresa participar de eventos externos que fomentam negócios como feiras, congressos, road shows, e outros. E há os eventos voltados para o público consumidor que são os mais chamam atenção, podendo gerar grande repercussão.

Planejamento

O planejamento destes eventos exige a observância de fases distintas, como: concepção (momento da discussão de possíveis eventos que poderiam atender a necessidade da organização); pré-evento (elaboração do projeto do evento e seus respectivos instrumentos, como cronograma, programação, check list, comissões. Igualmente nesta fase são elaboradas as propostas de captação de patrocínio, quando necessário); transevento (momento ou período em que o evento está acontecendo); pós-evento (acertos de contas, clipagem, relatórios, entre outros).

A atuação em cada uma destas fases permitirá que o evento seja executado com o impacto esperado pela organização e pelo público presente. A maior parte das ações acontece nos bastidores. Os participantes percebem especialmente as ações de cerimonial e protocolo preparadas para a ocasião.

Um evento tem como premissa o bom planejamento, e por isso, é importante que tenha bem definido:

• Objetivos

• Públicos

• Estratégias

• Recursos

• Implantação

• Fatores Condicionantes

• Acompanhamento e Controle

• Avaliação

Atualmente, o que mais se vê no mercado é utilização de pesquisas pós-evento para avaliar diversos itens como: hospedagem, alimentação,