Fases De Um Evento

Fases de um Evento

1. Pré-evento

a) Definição do Produto

Após a reunião de briefing, você irá definir a proposta para o evento, que deverá atender á demanda do cliente e oferecer um serviço de qualidade.

b) Objetivos

Todo planejamento de eventos está intimamente relacionado aos objetivos que se deseja alcançar com a sua realização. Assim, é necessário definir com clareza os propósitos do evento, com a finalidade de se obter os resultados previstos. Tenha clareza do que o evento pretende atingir com a sua realização. Por exemplo, no caso de uma palestra, o objetivo é difundir conhecimento sobre determinado assunto.

c) Público-alvo

O público-alvo é formado pelos clientes que irão participar do evento. Para garantir que as necessidades dos convidados sejam alcançadas, é necessário conhecer o seu perfil, considerando diferentes aspectos, como:

1. Idade;

2. Sexo;

3. Condições financeiras;

4. Grau de instrução;

5. Profissão;

6. Área de interesse.

Com essas informações, é possível relacionar o segmento do público a ser atendido, com os objetivos propostos pelo evento.

d) Espaço

Em eventos de maior porte, que tenham a expectativa de receber um número grande de pessoas, deve-se considerar:

• Facilidade de acesso (rodoviário, aéreo, hidroviário, de trem, de ônibus, metrô, avião);

• Condições turísticas (atrativo e preços praticados);

• Infraestrutura de hospedagem e alimentação.

Analise a infraestrutura da cidade, assim como a quantidade de leitos em hotéis, pousadas e similares, restaurantes e bares, centro de convenções, atrativos turísticos e de lazer, entre outros.

e) Local

Para a escolha do espaço você deve avaliar:

• A capacidade de acomodação do público;

• A possibilidade de instalação de equipamentos;

• A infraestrutura compatível com o porte do evento (banheiros, instalações elétrica, estacionamento, recepção etc.);

• A facilidade de acesso para os participantes.

f) Data

Na hora de programar o período do evento, você deverá prestar atenção:

• Ao calendário de eventos que ocorram com o público-alvo do seu evento (localidade/região/data/tema);

• A todos os eventos que possam comprometer a infraestrutura e o acesso ao seu evento.

Observação: os meses de janeiro, fevereiro e julho, as datas festivas e os feriados prolongados não são adequados para eventos que atraiam um público externo ao local de realização, pois pode haver superlotação dos meios de hospedagem e de outros serviços.

g) Estratégia de comunicação e Marketing

Consiste na definição das mensagens e dos meios de comunicação que serão escolhidos para atingir os participantes em potencial. Você deve conhecer o público para decidir a melhor forma de divulgar, sensibilizando-o a participar do evento. Para isso, é necessário saber quais são os canais de comunicação (jornal, rádio, televisão, jornal mural e outros) que o público-alvo mais utiliza.

Os meios de comunicação mais comuns são: convites, jornais, revistas, rádio, televisão, painéis de rua, cartazes internos, mala-direta, e-mail marketing e redes sociais.

Caso sejam eventos de maior porte, é necessário que os materiais de divulgação informem o responsável pelo evento e as empresas que participam: o organizador, o patrocinador r o apoiador do evento.

Atenção: É recomendável que, ao planejar a estratégia de comunicação, o profissional de eventos utilize dois ou mais meios de comunicação, garantindo assim a resposta desejada de participação do público-alvo.

h) Dimensionamento de materiais e serviços

Eventos como palestras, workshops, feiras, entre outros, acabam por exigir determinados produtos na sua operacionalização. Esses recursos matérias são divididos em três categorias:

1. Material do expediente (papel, envelope, grampeador, canetas);

2. Material de participante (bloco, pasta, brinde, crachá, ticket de refeição);

3. Equipamentos e mobiliários (telefone, xerox, microcomputador, calculadora, scanner, mesas, cadeiras).

Os tipos de serviço mais comuns na realização de eventos são:

• Criação e arte (criação, layout, arte-finalista, fotolito).

• Gráficas;

• Fotógrafos;

• Buffet;

• Decoração;

• Engenharia e manutenção;

• Sonorização e manutenção;

• Tradução e interpretação;

• Segurança;

• Imprensa;

• Montagem e instalações;

• Logística;