Fluxograma Vertical

FLUXOGRAMAS

4.1) Conceitos

A gestão de processos está cada vez mais voltando seus estudos na busca da racionalização das atividades e otimização dos processos.

A conquista de vantagens competitivas frente aos mercados com concorrência acirrada, tende a fortalecer a redução com custos, evitando-se desperdícios, alocando-se mão-de-obra correta e conhecedora do processo. Sendo assim, a análise das rotinas e procedimentos deve levar à visualização do processo como um todo, desde o seu início até a finalização da atividade.

Para se estudar a análise de processo, é preciso entender primeiramente o conceito de sistema, como sendo um conjunto de partes que se interagem e são interdependentes, na busca de um mesmo objetivo.

Na visão do biólogo alemão Bertalanffy que desenvolveu a Teoria Geral dos Sistemas, o conceito de Sistema é “um conjunto de elementos em interação, uma vez que observou que todo organismo vivo, mantinha sempre uma característica comum: a busca do objetivo”. Essa característica pôde ser estendida a outros tipos de organismos, donde emana a sua teoria. O enfoque sistêmico estuda as influências mútuas exercidas entre os elementos do sistema e a influência exercida sobre eles pelo ambiente (apud BASTOS, 2004).

Assim, define-se como um conjunto estruturado ou ordenado de partes que se mantêm em interação para atingir um determinado objetivo.

Pode-se então representar um sistema e seus componentes (objetivos, entradas, processo de transformação, saídas, controles e avaliações do sistema e retroalimentação), conforme a Figura 3 a seguir:

Figura 3 - Componentes do Sistema

Fonte: GARCIA (2003, p.01)

Como mencionado anteriormente, um dos elementos componente de um Sistema é a base de nosso objeto de estudo: o Processo.

Cury (2000, p.303), define processo como “uma série de tarefas ou etapas que recebem insumos (materiais, informações, pessoas, máquinas, métodos) e geram produtos (produto físico, informação, serviço), com valores agregados, usados para fins específicos por seu receptor”.

Dentre as várias definições para o conceito de processo, tem-se em linhas gerais que é a transformação de um conjunto de entradas (materiais, pessoas e/ou informações) em saídas (serviços, bens, equipamentos, materiais processados, pessoas, informações etc), ou seja, uma transformação que agrega valor.

O processo de produção, segundo Slack (2002, p.40) envolve a transformação de três variáveis: materiais, informações e consumidores.

A articulação de pessoas, instalações, equipamentos, informações, recursos materiais e outros, é o resultado de um processo.

Hammer (2003, p.06), conhecido como o pai da reengenharia, aborda os conceitos sobre a organização orientada para processos, que já vem sendo adotado com sucesso em algumas organizações. Ele entende processo como sendo: “a reunião de tarefas ou atividades isoladas”.

Dessa forma, todos os funcionários devem ter visão ampla, fazendo com que os processos possam ser planejados, mensurados e acima de tudo compreendidos por toda a equipe, com isso, a tomada de decisões e as responsabilidades são compartilhadas, sendo que o resultado dessa nova forma de gestão, irá refletir no melhor atendimento ao cliente, garantindo-lhe de forma mais rápida, a um custo mais baixo, aquilo que realmente deseja.

4.1.1) A análise do processo

Todo e qualquer processo (administrativo ou operacional), segue um fluxo com entrada, processamento e saída. Nesse contexto tem-se além das operações, os setores envolvidos, RH, materiais, custos, métodos, documentos, tecnologia entre outros fatores.

Araújo (2001, p.66), defende uma estratégia para a análise de processos e destaca as seguintes fases:

Escolha do processo: neste primeiro momento, faz-se a identificação do processo a ser estudado, envolvendo toda uma metodologia de pesquisa, embasada no objetivo, na visão e missão da empresa, verificando-se quais são os processos e quais agregam mais valor à organização e conseqüentemente aos clientes, buscando as causas para os problemas do processo;

Coleta dos passos e sua representação gráfica: é identificado de forma qualitativa*7 e quantitativa*8 os elementos e recursos empregados no processo: documentação existente e fluxo de circulação, volume de trabalho, recursos utilizados, tempos de execução, custos, itens de controle, tecnologia empregada etc., nesta fase e na seguinte, elabora-se o fluxograma atual;

Análise dos métodos empregados no processamento atual: é o detalhamento do processo em estudo, cujo principal objetivo é verificar a real necessidade de todas as etapas do processo e o que aconteceria caso alguma etapa deixasse de ser realizada. Normalmente, utiliza-se questionário, ferramenta base para que possa ser redesenhado o processo;

Implantação de novo processo: com base no levantamento feito anteriormente e na fixação de novas formas de controle visando garantir a otimização e racionalização das atividades, elabora-se o novo fluxo do processo. Ao se redesenhar o processo, é natural que algumas atividades deixem de existir ou sofram alguma mudança, desde que atendam a padrões de segurança e responsabilidade. Devem ocorrer testes, treinamentos, divulgação dos novos procedimentos etc. Depois de implantado deve ocorrer o controle para acompanhar se as mudanças previstas estão ocorrendo e sendo realizadas conforme estabelecido;

Normatização do processo: estabelecimento de normas, de acordo com a política de cada organização, fixando padrões para os procedimentos e, que seja do alcance de todos aqueles envolvidos no processo.

As fases dois e três têm caráter interrogativo, e devem ser conduzidas com transparência, a fim de se coletar dados que venham a facilitar a fluxogramação do processo, bem como representar o processo de forma fidedigna.

4.2) A ferramenta fluxograma

Muitas vezes relatórios administrativos não são suficientes para trazer à tona reflexões acerca do contexto organizacional, sendo necessário ainda uma representação esquemática (podendo ser mediante gráficos), que proporcione condições para uma visualização detalhada de um processo.

Gráfico