Fundamentos de Ger. de Projetos - empresa CCC

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos	Módulo: 1
Aluno:	Turma: Gestão de Projetos
Tarefa:
Introdução
Nos dias de hoje vemos que as empresas buscam se diferenciar no mercado com diversas estratégias de marketing, quando levamos esta estratégia para o âmbito do marketing cultural de projeção nacional podemos dizer que um grande projeto deverá se desenvolver para tornar este evento possível. É nesse momento que devemos entender a importância de determinar as características do evento com as suas determinadas fases e processos relacionados ao tipo de estrutura da empresa. A empresa CCC atua no ramo de atacado de roupas, ela se transformou em poucas décadas em uma importante rede do ramo e busca notoriedade no cenário brasileiro através de eventos culturais com a parceria de outras redes. Desta forma a empresa planejou um grande evento com shows de bandas dos anos 80 na cidade de Porto Alegre no Rio Grande do Sul como forma de exposição da sua marca. O presente trabalho visa apresentar quais características do evento da CCC podem ser levadas em conta para que o show a ser realizado seja considerado um projeto, qual é o provável ciclo de vida desde projeto levando em conta as suas possíveis entregas e qual o tipo de classificação da estrutura das empresas CCC e DT produções.
Características do projeto
Para que possamos entender quais características do evento fazem com que o show a ser realizado em Porto Alegre possa ser classificado como projeto devemos entender à luz de autores da área de gestão de projetos o que define um projeto. Várias fontes revelam a definição de projeto e suas características como apresentado a seguir: “Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único” (PMI, 2017) “Um projeto é um conjunto único de processos que consiste em atividades coordenadas e controladas com datas de início e fim, empreendidas para atingir os objetivos do projeto. O alcance dos objetivos do projeto requer provisão de entregas, conforme requisitos específicos” (ISO 21500, 2012). Para Cavalcanti e Silveira (2016), “projetos são uma resposta natural ao contexto das organizações. Por buscarem resultados únicos, inéditos ou inovadores, projetos são uma atividade organizacional que pode ser estabelecida temporariamente para “mudar o rumo” da empresa”. Com as definições apresentadas podemos relacionar o evento musical proposto pela CCC com características de projeto nos tópicos a seguir: Para que o evento ocorra tem-se um início marcado para a organização, planejamento e execução do mesmo, que está agendado para o final do ano, ou seja é um projeto temporário; O evento será realizado na cidade de Porto Alegre no Rio Grande do Sul, com bandas de rock dos anos 80, no centro de eventos da FIERGS e praça de alimentação com diversos parceiros, entre outras coisas mais. Dessa forma podemos definir o projeto como único; Será realizado em etapas, dando a ideia de progressividade, já que é necessário que seja realizada uma etapa de planejamento, acompanhado da etapa de monitoramento e controle e posterior execução do evento.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
Para Cavalcanti e Silveira (2016), o ciclo de vida do projeto ”trata-se de uma divisão em fases que se pode aplicar ao projeto para facilitar nosso entendimento sobre sua evolução, sobre as entregas intermediárias e finais, e ainda como forma de criar pontos de controle e verificação bem definidos no tempo. ” O PMI caracteriza o ciclo de vida de um projeto da seguinte forma: “Ciclo de vida do projeto é a série de fases pelas quais um projeto passa, do início ao término. As fases são geralmente sequenciais e os seus nome e números são determinados pelas necessidades de gerenciamento e controle das organizações envolvidas no projeto, a natureza do projeto em si e sua área de aplicação. (PMI, 2013: p.38) Para o evento da CCC vamos discorrer sobre os processos, à luz do conceito de ciclo de vida, de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. No processo de iniciação é gerado o termo de abertura do projeto especificando qual o serviço a ser desenvolvido, que no caso do evento estudado é o evento musical em Porto Alegre com bandas de rock dos anos 80. É exposto o prazo de execução do projeto, qual o objetivo, podendo ser identificado como aumento de Market share ca companhia através do marketing cultural e não menos importante a definição do gerente de projetos. Clements e Gido (2014) citam que a fase de planejamento inclui “definir o escopo do projeto, identificar recursos, desenvolver a programação e o orçamento e identificar os riscos, os quais fazem parte do baseline para realizar o trabalho do projeto”. Sendo assim, no projeto da CCC podemos citar com relação ao escopo que o local já foi definido como sendo o centro de eventos da FIERGS, a definição da duração do evento, a quantidade de bandas, quais lanchonetes estarão na praça de alimentação, quais outros tipos de entreterimento estarão presentes além dos eventos musicais, como será feita a divulgação do evento, entre outros mais. Na etapa de planejamento ainda é definido quais são os riscos do projeto e como gerenciá-los, são definidos os recursos, como, a quantidade de pessoas nas equipes do projeto e a estrutura organizacional do mesmo, é realizado o plano de custos do projeto, entre outros. No processo de execução tem-se as contratações das bandas, de empresas prestadoras de serviço, a publicidade, a realização de parcerias e patrocínios, além do evento em si em que são controlados no processo de monitoramento e controle, com check list de tarefas, comparação do planejado com o realizado de acordo com a linha de base, a medição da qualidade do serviço oferecido ao público, entre outros. Para finalizar o processo de encerramento é o responsável por avaliar o nível de satisfação do público presente no evento, relatar e armazenar lições aprendidas, listar os pontos positivos e negativos, fechar o custo total do evento, entre outros.
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
A fim de realizar os eventos culturais de acordo com o programa da empresa, a CCC adquiriu uma empres especializada para tal, a DT Produções. Essa estratégia foi utilizada pela CCC para aproveitar o know-how da DT Produções em gerenciamento de projetos baseados em eventos. É importante identificar qual o tipo de estrutura de ambas as empresas, pois são elas que definem a sistemática dos trabalhos a serem realizados para a realização do projeto. Existem três estruturas organizacionais mais conhecidas que podemos citar: estrutura funcional, matricial e projetizada. De acordo com Valle et al. (2014), a estrutura funcional é a mais tradicional estrutura baseada nas atividades usuais de uma organização, pois permite que especialistas estejam realizando os processos do dia a dia em suas empresas e, ao surgir um projeto, se reúnem e coordenam o projeto em conjunto. Já a matricial utiliza recursos de toda a organização, gerenciando os projetos com o apoio de todas as unidades e os recursos entram e saem de acordo com a necessidade ou disponibilidade. As estruturas projetizadas são aquelas que é totalmente orientada por projetos, sendo a sua atividade principal. Analisando a empresa CCC, podemos afirmar que a sua estrutura é funcional, ao passo que, foi necessário adquirir a empresa DT Produções para que o projeto fosse estruturado. Assim vemos que provavelmente não há um setor dedicado ao gerenciamento de projetos nessa empresa. Quando analisamos a DT Produções podemos afirmar que possui uma estrutura projetizada, pois realizar projetos é a atividade fim da mesma, com uma equipe de projetos conduzida por gerentes de projetos, com a vantagem de o gerente ter total autonomia e autoridade para conduzir os projetos.
Conclusão
Conclui-se assim que o evento estudado possui características que o identificam como um projeto, sendo temporário, único e progressivo. Foi possível identificar também que para que o evento ocorra é necessário a divisão do projeto em fases, sendo apresentado possíveis processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento do projeto. Por fim conclui-se que neste caso em específico a empresa CCC possui uma estrutura funcional ao passo que, para realizar o projeto estudado necessita da empresa DT Produções com uma estrutura projetizada para trabalho em conjunto no desenvolvimento do projeto.
Referências bibliográficas
PMI – Project Management Institute. A guide to the project management body of knowledge (PMBoK). 6. ed. Project Management Institute, 2017. ISO – International Organization for Standardization. ISO 21500: Guidance on project management. ISO: Geneva, Switzerland, 2012. CAVALCANTI, P., F. R., SILVEIRA, N., J. A. Fundamentos de Gestão de Projetos. São Paulo: Atlas, 2016. CLEMENTS, J.; Gido, J.P.C. Gestão de projetos - Tradução da 5ª edição norte-americana. São Paulo: Cengage Learning,2014. Valle, A. B., Cierco, A. A., Soares, C. P., & Júnior, J. F. Fundamentos de Gerenciamento de Projetos. Rio de Janeiro: FGV, 2014.

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