Disciplina: Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
Módulo: 6
Aluno: Isabella C O Faria
Matrícula: A57783485
Turma: T1
Tarefa: Estudo de caso do evendo da empresa CCC, realizado pela DT Produções, sob a óptica do gerenciamento de projetos.
Características do projeto
INTRODUÇÃO
Fundada por uma família de migrantes italianos, a empresa CCC atua no ramo brasileiro atacadista de roupas, e em poucas décadas, assumiu uma importante posição no país. Sendo assim, adequou-se a tendenciosa estratégia de marketing cultural, afim de obter vantagens competitiva no mercado, vinculando sua marca a eventos culturais de modo a ganhar destaque.
Partindo dessa premissa, a empresa CCC adquiriu a empresa DT Produções para usá-la como incubadora e executora de eventos, uma vez que foi elaborado um programa de âmbito nacional para patrocínio de eventos culturais que fortaleçam sua marca. Deste modo, o plano atual da CCC, é promover um significante evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock dos anos 80, no final do ano. Devido a magnitude do evento proposto, empresas foram convidadas a apoiar esse acontecimento.
Nesse respectivo documento, será realizada a análise deste evento, a partir da óptica em gerenciamento de projetos, onde iremos identificar as características que tornam o evento promovido pela CCCum projeto. Descreveremos as fases do projeto e os possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada uma delas, e definiremos o tipo de estrutura das empresas CCCeDT Produções, justificando a classificação atribuída as mesmas.
ANÁLISE DO EVENTO DA EMPRESA CCC, SOB A ÓPTICA DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Ao analisarmos a história da humanidade, notamos que a concepção de projetos é mais antiga do que podemos imaginar. De acordo com o PMBOK (2017, p.04), um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.
Em todas definições conhecidas de projeto, é notório a presença de três características comuns entre eles sendo: singularidade, o que os tornam únicos devido a especificidade e resultados durante cada processo proposto; temporariedade, visto que ele possui um determinado tempo entre a iniciação, execução e finalização; e progressividade, por se transcorrer em etapas onde os processos podem ser adaptados caso seja necessário.
Por que o evento da empresa CCC pode ser considerado um projeto? Considerando as características citadas no parágrafo acima, o evento da CCC é um projeto por se tratar de um evento único, faseado e finito.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
Ciclo de vida do projeto
Fases
Grupos de Processos
Descrição
Pré-evento
Iniciação
Uma vez que o projeto foi solicitado, a empresa responsável pelo evento foi definida, detalhes relevantes por parte dos interessados foram ressaltados, podemos dar inicio ao projeto. O primeiro e importante documento a ser emitido é o Termo de Abertura de Projeto (TAP), que é elaborado durante a iniciação do projeto, e descreve o motivo pelo qual ele existe. Além disso, o TAP possui informações a nível macro como: estimativas, prazos, recursos e orçamentos. (COSTA, 2018)
O Planejamento refina os objetivos do projeto e estima o trabalho necessário para alcança-los. Nesta fase, será definido precisamente o escopo, custos e prazos, além de fornecer estrutura para revisão e controle do projeto. (MONTES, 2018)
Vale a pena ressaltar a importância da definição do escopo, que implica diretamente no tempo e custo do projeto, formando a tripla restrição. Conhecer as influências que causam impacto no sucesso de cada etapa, definindo os riscos existentes, e estabelecimento de cronograma, que alinhará as expectativas evitando conflitos no futuro. (JÚNIOR, 2017)
Além disso, nessa etapa é necessária a realização da análise de riscos, da criação do cronograma e do orçamento, e também definir o plano de gerenciamendo desse projeto.
Planejamento
Evento
Execução
O foco da fase de execução, é assegurar-se que tudo o que foi estabelecido na fase anterior, transcorra conforme o planejado. Temos que o gerente de projetos deve coordenar os recursos para realizar o que foi planejado e controlar toda variação ocorrida. Para tal, é necessário certificar-se que as entragas estejam alinhadas com o escopo, além de se manter informado sobre o progresso de cada atividade. (MONTES, 2018)
Existem fatores críticos para o sucesso do projeto, que são aplicados a essa fase, que valem ser ressaltados: executar, monitorar e controlar conforme definido; fazer Status Report periodicamente; mudanças quando solicitadas devem seguir o processo de aprovação mantendo a documentação atualizada; o cliente deve ser envolvido; a equipe deve estar comprometida com suas entregas e marcos; os problemas identificados devem ser documentados, além de gerenciados e implementados as atividades de respostas aos riscos. (MONTES, 2018)
No processo de engajamento das partes interessadas, o padrão de resolução de problemas do PMO, é constituído por: os membros da equipe informam ao GP os problemas identificados; o GP entende, descreve, e identifica alternativas para resolve-lo; detalhar as ações requeridas, e definir o momento para inicio de cada uma delas; informar aos responsáveis em acompanhar a resolução do problema; problemas necessitam ser revistos periodicamente; o GP deve armazenar todos os ocorridos em seu Log de problemas; quando resolvido, é necessário a verificação do mesmo, para que assim possa ser considerado solucionado. (MONTES, 2018)
Para orientar e executar o que foi planejado, é necessário basear-se no cronograma desenvolvido, garantindo assim que cada responsável realize o que foi programado. Na execução especificamente, é indispensável conectar as partes interessadas para atingirem o objetivo do projeto; manter a equipe motivada; lidar com conflitos; agilizar as decisões a serem tomadas; identificar causas e desvios de problemas; e garantir os serviços contratados, tanto internos quanto externos. (MONTES, 2018)
Monitoramento e
controle
Pós evento
Encerramento
Após a execução, ainda não podemos atestar o fim do projeto. Depois disso, existem questões que necessitam ser avaliadas, para que assim possamos decretar seu cliclo de vida encerrado. Posteriormente ao encerramento do evento, é necessário a elaboração de um documento, por parte da contratada, que assegura a qualidade do evento, onde a contratante deve avaliar se o projeto atendeu o que foi proposto. Ainda sobre o termo de aceite, vale ressaltar que é necessário estar validado a entrega de todas as partes do escopo, isentando assim, a organização de responsabilidades futuras. (JÚNIOR, 2017)
Ao mesmo tempo, deve-se documentar todas as lições aprendidas a partir do projeto executado, onde cabe ao gestor definir o que foi relevante, e que possam contribuir com futuros projetos semelhantes, ressaltando possíveis riscos observados por toda a equipe. (JÚNIOR, 2017)
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