As Características da gestão de projetos a partir do caso das empresas CCC e DT produções

Atividade individual Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos	Módulo:4
Aluno: Márcio Junio Ferreira Dos Santos	Turma: 0717-7_4
Tarefa: Realizar uma avaliação das características da gestão de projetos a partir do caso das empresas CCC e DT produções.
Introdução
O objetivo desse documento é desenvolver uma análise sobre o show musical com bandas dos anos de 1980 a ser realizado na cidade de Porto Alegre do ponto de vista de gestão de projetos, através da aplicação de fundamentos e conceitos e discutidos nessa disciplina e suas possíveis utilizações na organização de eventos. O evento em questão é idealizado pela CCC, empresa que atua no mercado atacadista de roupas, fundada por imigrantes italianos, e realizado pela DT Produções. Essa análise deve incluir discussões sobre: - Os tipos de estrutura das empresas CCC e DT Produções; - As características que embasem a classificação desse evento como um projeto; - A identificação das fases de iniciação, planejamento, controle e encerramento; - Os documentos ou evidências que devem ser entregues para atender aos processos deste projeto, conforme seu ciclo de vida.
Desenvolvimento – análise do caso da empresa CCC sob a ótica da gestão de projetos
Com base nas informações conhecidas sobre as empresas CCC e DT Produções, pode-se atribuir às mesmas, os seguintes tipos de estruturas organizacionais: - A CCC tem uma estrutura organizacional do tipo funcional. As organizações funcionais são as mais comuns, tradicionais e antigas organizações do mundo corporativo. As empresas desse tipo são centradas e organizadas em departamentos, que por sua vez, são especializados e responsáveis por suas funções dentro da organização, daí vem o nome funcional Essas organizações possuem uma clara hierarquia administrativa, com seus funcionários, coordenadores, gerentes, diretores e presidente, que não é deixada de lado em nenhum processo interno, seja ele uma aquisição ou qualquer outro processo que esteja fora do que é tido como uma execução continua e já estabelecida dentro da organização (Site Campus, 2017). O gerenciamento de projetos em organizações funcionais fica a cargo do gestor funcional da área para a qual o projeto se destina, porém com restrições de autoridade com relação a recursos de outros departamentos da empresa. No caso da CCC, a responsabilidade desse projeto seria do gerente de marketing, porém os recursos financeiros, por exemplo, seriam responsabilidade da área de finanças. - A DT Produções, dada a natureza de seu negócio, deve ter uma estrutura organizacional do tipo projetizada. Segundo Mulcahy (2009, apud PMKB, 2017), em uma organização projetizada, toda empresa é organizada por projetos. O gerente de projetos detém o controle sobre os projetos. O pessoal é designado e fica subordinado a um gerente de projeto. As vantagens são organização eficiente de projetos, fidelidade ao projeto e comunicação mais eficaz do que a funcionais. Enquanto as desvantagens são não haver “lar” quando o projeto é terminado, falta de profissionalismo em determinados campos, duplicação de instalações e funções e uso menos eficaz de alguns recursos. As definições iniciais sobre o evento, indicam que se trata de uma atividade de marketing cultural que se dará através da promoção de um show musical, na cidade de Porto Alegre e que deverá contar com as principais bandas de rock da década de 1980, no final do ano. A CCC deverá ser a patrocinadora principal do evento. Contudo, algumas empresas serão convidadas a apoiar o evento, em especial, as do ramo de fast food, para abastecer uma praça de alimentação será montada junto ao palco. Outras sugestões de parceria e que seriam interessantes nesse tipo de evento seriam companhias aéreas e redes de hotéis, o que reduziriam os custos com transporte e hospedagem das atrações contratadas para os shows. O evento ocorrerá no Centro de Eventos FIERGS, que já conta com equipamentos para iluminação cênica, sonorização de ambientes e multimídia, além de internet banda larga, estrutura para videoconferência e telefonia digital. A realização de um projeto é uma sucessão de eventos e atividades programadas que devem seguir um fluxo lógico, sucessivo e ter mecanismos adequados de controle para cada uma dessas atividades. Dessa forma, os projetos tendem a ter um ciclo de vida, que pode ser entendido com base nas etapas a seguir: 1. Iniciação Uma vez que o projeto já foi solicitado, é preciso que o mesmo seja aprovado, tenha sua viabilidade avaliada e que um gerente de projeto seja nomeado. Para isso, pode se utilizar os seguintes documentos, que serão as entregas para essa primeira etapa: - Termo de Abertura de Projeto (TAP), também conhecido como Project Charter, é o documento que autoriza formalmente o início do projeto, indica o gerente responsável pelo projeto e concede ao mesmo a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto. Esse documento deve ser aprovado pelo patrocinador do projeto e conter informações abreviadas, porém com o nível de detalhamento necessário para a aprovação ou não do projeto, entre as quais se pode incluir: gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída, requisitos do cliente, patrocinador e outras partes interessadas, descrição de alto nível do projeto, objetivo ou justificativa do projeto, cronograma, influência das partes interessadas, organizações funcionais e sua participação, premissas e restrições organizacionais, ambientais e externas, expectativa de retorno sobre o investimento e orçamento simplificado (ESCRITÓRIO DE PROJETOS, 2017). Após sua aprovação, o TAP deve ser encaminhado aos interessados, registrando o início do projeto, e à equipe de projetos, propondo uma reunião de abertura ou Kick-off meeting. - Registro das Partes Interessadas, que contém todos os detalhes relativos às partes identificadas, como: informações de identificação (nome, posição na organização, local, papel no projeto, informações de contato, informações de avaliação (requisitos essenciais, principais expectativas, influência potencial no projeto, fase de maior interesse no ciclo de vida) e classificação das partes interessadas (interna ou externa, apoiadora, neutra ou resistente) (ESCRITÓRIO DE PROJETOS, 2017). Esse documento deve ser elaborado pelo gerente do projeto e ser apresentado na reunião de abertura. Para o projeto em questão, as partes envolvidas são os organizadores, as atrações, equipes de suporte para as atrações, suporte a participantes, apresentação do evento, assessoria de imprensa, tecnologia da informação, produção, finanças, manutenção e limpeza, segurança e logística. - Reunião de abertura, na qual o gerente de projetos deve definir as principais entregas do projeto e quais são os responsáveis pelas mesmas através de uma matriz de responsabilidade. Além disso, a reunião deve ser usada para esboçar do plano de projeto, definir estratégia de comunicação, marcos e seus prazos, identificar riscos, padronizar documentos a serem usados e definir responsáveis para monitorar as atividades delegadas aos clientes, verificar necessidades de recursos adicionais (plantão e horas-extras) e divulgá-los para as áreas envolvidas (ESCRITÓRIO DE PROJETOS, 2017). No caso estudado, o gerente selecionado para esse projeto deve ser um colaborador da DT Produções, que tenha experiência na organização desse tipo de evento. Com relação às partes interessadas, de um ponto de vista mais amplo, os departamentos de finanças das duas empresas, o departamento de marketing da CCC e o departamento de produção da DT são os principais personagens a serem destacados. 2. Planejamento Entre outras questões, essa fase requer que o gerente de projeto desenvolva o plano de projeto e seus planos complementares. O escopo do projeto é definido mais precisamente, assim como o custo e o prazo, também são estabelecidas uma organização do trabalho e uma estrutura para revisão e controle do projeto. Quaisquer mudanças significativas que venham a ocorrer durante os processos de execução e controle devem ser avaliadas com a mesma metodologia utilizada no planejamento inicial (ESCRITÓRIO DE PROJETOS, 2017). Durante o planejamento de um projeto, devem ser realizadas avaliações considerando os seguintes pontos: - Plano de Projeto: é o documento utilizado para orientar a execução, controle e encerramento do projeto. Além disso, define, prepara, integra e coordena todos os planos auxiliares e linhas de base dos processos de planejamento. Os planos auxiliares são o plano de gerenciamento da qualidade, o plano de gerenciamento das aquisições, o plano de gerenciamento das comunicações, o plano de gerenciamento das partes interessadas, o plano de gerenciamento do cronograma, o plano de gerenciamento do escopo, o plano de gerenciamento dos custos, o plano de gerenciamento dos recursos humanos, o plano de gerenciamento dos riscos e o plano de gerenciamento de melhoria dos processos. - Declaração de Escopo: é uma seção do Plano de Projeto ou um documento auxiliar que declara qual trabalho deve ser realizado, quais entregas devem ser produzidas e fornece a base para as futuras decisões do projeto. Nesta declaração devem estar descritos os objetivos do projeto, premissas e restrições, lista das entregas e seus requisitos, estrutura analítica do projeto (ferramenta visual, na qual o projeto é desmembrado em fases, facilitando o seu acompanhamento), critérios de aceitação do projeto e pontos excluídos do escopo do projeto (ESCRITÓRIO DE PROJETOS, 2017). - Plano de Gerenciamento da Qualidade: seus objetivos são a identificação de padrões de qualidade relevantes ao projeto, a garantia que toda a atividade do projeto está de acordo com as políticas e padrões de qualidade da empresa e que todas as entregas estão em conformidade com seus critérios de aceitação. Esses critérios de aceitação são utilizados pelo gerente de projetos para aprovar as entregas de cada fase (ESCRITÓRIO DE PROJETOS, 2017). - Plano de Gerenciamento dos Recursos Humanos: tem a finalidade de identificar e documentar funções e habilidades requeridas para as mesmas, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto, além de criar o plano de gerenciamento de pessoal, considerando as restrições de recursos, tais como projetos simultâneos, atividades de rotina e diferentes prioridades. - Cronograma: é um documento cuja elaboração requer uma análise da sequência das atividades, sua duração, a interdependência entre as atividades, seus requerimentos de recursos e suas restrições, a fim de determinar as datas de início e término de cada atividade e a duração do projeto como um todo. - Custos e Orçamento: os custos são variáveis que dependem dos chamados fatores de produção (mão-de-obra, capital, máquinas, instalações, materiais e serviços) utilizados na preparação e execução de um processo produtivo e tem seu valor expresso em unidades de moeda corrente correspondente à realização de atividades, serviços ou mercadorias consumidas. Com base em uma estimativa de custos e outras variáveis como inflação, entre outros, é definido um orçamento para o projeto. Na prática, o valor do orçamento de um projeto pode ser também definido antes mesmo do início do mesmo, de maneira que os custos de todas as demais etapas devem ser encaixados desse valor. - Plano de Gerenciamento das Comunicações: descreve como serão realizadas e gerenciadas as comunicações das partes interessadas, o seu propósito, o responsável e os destinatários, qual o meio de comunicação ou tecnologia utilizado, a frequência, a data de início e do fim, critérios de escalonamento, métodos de atualização do plano e modelos e diretrizes para reuniões. (ESCRITORIO DE PROJETOS, 2017) - Plano de Gerenciamento de Riscos: ajuda a definir a estratégia para lidar com os possíveis riscos de problemas inerentes ao projeto, analisando suas causas, sua probabilidade e seus impactos. Da mesma forma, é preciso definir ações de remediação ou contingência para os riscos identificados para o projeto. - Controle de Mudanças: determina como as solicitações de mudança serão apresentadas, revisadas, aprovadas e controladas. Seu objetivo é garantir implementação somente de mudanças aprovadas, mantendo a integridade das linhas de base e da configuração da documentação de planejamento. Necessidades de alteração podem ser identificadas a qualquer momento em um projeto e é muito importante que elas sejam devidamente documentadas, para isto são utilizadas as Solicitações de Mudança. Esses registros devem conter informações, como: grau de prioridade, se são impeditivas para a execução do projeto, nome do solicitante, data da solicitação, descrição e justificativa da alteração, custo e o esforço estimados e outras informações complementares. Além disso, esses registros devem ser arquivados para fins de controles e consultas posteriores. - Plano de Aquisições: determina materiais que devem ser comprados ou adquiridos, quando e como fazer isso, documentar os requisitos desses produtos e serviços e identificar possíveis fornecedores. Entre outras definições que precisam ocorrer nessa fase, que podem ser convertidas em indicadores mensuráveis e que devem ser registradas nesses documentos como entregáveis dessa etapa, pode-se apontar: lista de possibilidades para o line-up do show, definição dos tamanhos das equipes de montagem, limpeza, segurança e suporte no dia do evento, definição de treinamentos dessas equipes, lista de possíveis parceiros, cronograma de atividades, precificação de ingressos. 3. Execução Durante a fase de execução, o foco é o exercício do que foi planejado. Portanto, os documentos devem assegurar o acompanhamento das atividades e o registro das entregas parciais. A avaliação e o aceite dessas entregas deve ser devidamente documentado. Durante a execução, é comum que ocorram mudanças no escopo e também nos requisitos de qualidade, essas alterações devem ser feitas de acordo com os modelos previstos na fase de planejamento. É responsabilidade do gerente de projetos acompanhar as atividades realizadas em comparação com os trabalhos planejados, supervisionar a força de trabalho, fornecer aos funcionários os recursos necessários para realização das tarefas e manter a equipe informada sobre o andamento do projeto. Além disso, caso seja necessária alguma alteração no planejamento com base na diferença entre o plano e a realização, o gerente realiza os ajustes no planejamento inicial para que problemas referentes ao orçamento, aos recursos insuficientes ou riscos não interfiram no resultado final do projeto (PROJECT BUILDER, 2017). A fase de execução do projeto do show de rock em Porto Alegre vai desde o encerramento do planejamento até depois da realização do evento propriamente. Como exemplos de entregas que podem ser usadas como controles ou evidências de conclusão das diversas atividades esperadas nessa etapa, pode-se citar: definição de line-up, contratos fechados com as atrações, contratos com parceiros para a praça de alimentação, transporte, hospedagem e divulgação do evento, contratos com empresas prestadoras de serviço de segurança e limpeza, registros de treinamentos das equipes de suporte, confirmações de reservas de passagens e hospedagens, venda de ingressos, montagem e desmontagem de palco, programação e realização dos shows e limpeza do local. 4. Monitoramento e Controle Essa fase ocorre paralelamente à fase de execução, pois essa é a forma de assegurar que tudo está correndo conforme o Plano do Projeto. Assim, os documentos definidos para registrar essa fase devem possibilitar que o gerente de projetos acompanhe o desempenho da execução do projeto e baseie suas tomadas de decisão. Estes documentos incluem gráficos de controle, acompanhamentos de indicadores de desempenho, ações corretivas e preventivas, dentre outras métricas (PROJECT BUILDER, 2017). Ao longo do projeto devem ser realizadas reuniões para discussão do andamento dos processos. Estas reuniões devem ser registradas em atas contendo os nomes dos participantes, o objetivo da reunião, pontos abordados, planos de ações definidos, a data da próxima reunião, além de outras informações adicionais. Em reuniões posteriores referentes ao mesmo temas, as atas devem ser utilizadas para verificação do cumprimento das ações acordadas anteriormente. Outra forma de documentar o controle dos processos e atualizar periodicamente as partes envolvidas sobre situação do projeto é através da emissão do chamado Status Report (Relatório de Status), no qual se pode concentrar todas as informações e questões de cada semana. Com esse registro semanal é possível ter uma visão geral de eventuais atividades extras do projeto, o que ajuda no caso de imprevistos ou em casos de substituição de algum membro da equipe de projeto, uma vez que esses registros semanais garantem que novos membros da equipe tenham acesso a todo o histórico do projeto (PROJECT BUILDER, 2017). Para acompanhar o andamento da preparação e execução do show em questão, o gerente do projeto deve utilizar o cronograma e monitorar o seu cumprimento em comparação com as entregas previstas para cada atividade. Esse acompanhamento deve ser contínuo e é muito importante para identificar possíveis falhas de execução em atividades que possam comprometer atividades posteriores ou mesmo todo o andamento do projeto. A realização desse acompanhamento também proporciona o controle de informações que devem ser apresentadas ou podem ser requeridas pelo pessoal da CCC ou mesmo da DT produções. 5. Encerramento ou Finalização Um projeto não acaba quando sua fase de execução é concluída. Depois disso, ainda há questões que exigem esforço e atenção para fechar seu ciclo de vida. Os modelos de projeto devem se concentrar principalmente em duas dessas questões: no aceite por parte do cliente e no registro de lições aprendidas (PROJECT BUILDER, 2017). Deve ser elaborado um documento que valide o encerramento do projeto e a entrega de todas as partes do escopo, isentando os executores e organizadores do projeto de responsabilidade futuras, salvo garantias, ou responsabilidades congêneres. Esse documento é chamado de Termo de Aceite, que deve ser avaliado, aprovado e assinado pelo cliente. Depois da realização do evento, é importante que a DT Produções elabore um termo de aceite de cliente e o apresente à CCC, para avaliação e aprovação da qualidade do serviço prestado, mesmo se tratando de empresas do mesmo grupo, é importante que haja esse registro que formaliza o fim da relação entre as empresas com relação a esse projeto específico. Outra parte importante da fase de encerramento de um projeto, é o registro das lições aprendidas durante as fases anteriores, pois as experiências relevantes podem contribuir significativamente para evitar erros, alterações e retrabalhos na realização de projetos futuros. A DT produções deve realizar um levantamento dos pontos do cronograma que, de alguma forma, não foram atendidos como ou quando se esperava. Pode-se verificar também, os registros de controles de alterações formalizados que ocorreram durante o projeto. Assim, com base em análises dessas informações, uma lista de falhas pode ser levantada, bem como as soluções adotadas para corrigir as mesmas, e discutida com a equipe de projetos para discutir as causas dessas falhas, se as ações corretivas adotadas foram as mais adequadas e o que pode ser feito em projetos futuros para que não ocorram falhas com as mesmas causas.
Considerações finais
Com base nas informações da atividade foram atribuídas às empresas CCC e DT Produções as tipificações de estrutura organizacional funcional e projetizada, respectivamente. No caso da CCC, essa escolha foi baseada nas origens da empresa, que é familiar e foi constituída por imigrantes italianos. Já no caso da DT Produções a escolha foi baseada no tipo de negócio da empresa, já que a mesma realiza eventos, que por sua vez, têm todas as características de projetos.   Além disso, a proposta de realização do show de rock dos anos 80 foi avaliada e apresentou as características de ser um evento único, faseado, com restrições para sua execução, entre outras, que a caracterizam como um projeto. Sendo assim, foram comentadas as principais etapas geralmente consideradas para o bom andamento de um projeto e seus controles, tendo como pano de fundo a realização desse evento, e foram indicados documentos pertinentes ao registro de cada fase, assim como foram exemplificados entregáveis a serem apresentados ao longo do ciclo de vida do projeto.
Referências bibliográficas
SITECAMPUS, Série “Estruturas organizacionais” – A estrutura funcional. Disponível em: . Acesso em 08 de setembro de 2017. PMKB, Vantagens e desvantagens de uma empresa projetizada. Disponivel em: . Acesso em 08 de setembro de 2017. ESCRITÓRIO DE PROJETOS, Termo de abertura do projeto. Disponível em: . Acesso em 06 de setembro de 2017. ESCRITÓRIO DE PROJETOS, Registro das partes interessadas. Disponível em: . Acesso em 05 de setembro de 2017. ESCRITÓRIO DE PROJETOS, Iniciação. Disponível em: . Acesso em 05 de setembro de 2017. ESCRITÓRIO DE PROJETOS, Planejamento. Disponível em: . Acesso em 05 de setembro de 2017. PROJECT BUILDER, Conheça as 5 fases de um modelo de projeto. Disponível em: . Acesso em 07 de setembro de 2017.

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